Ha pazarlóból pazarrá, azaz eredményessé és hatékonnyá szeretnénk tenni a vállalkozásunkat, az alábbi működési szabályokat érdemes betartanunk:

• Csak olyan tevékenységeket végezzünk, amelyek feltétlenül szükségesek az értékteremtéshez, azaz általuk a termékünk közelít a vevőink elvárásaihoz. Szűntessük meg a felesleges adminisztrációt, a párhuzamos munkavégzést, az adatok másolását egyik szoftverből a másikba, vagy éppen ezek papírra nyomtatását és a dokumentumok tárolását.
• Úgy alakítsuk ki a folyamatainkat, hogy csak egyféleképpen, az előírásoknak megfelelően lehessen elvégezni a feladatokat, amivel csökkentjük a hibázás lehetőségét, a nem megfelelő termék előállításának valószínűségét.
• Ha kisebb a hibázás esélye, csökken az ellenőrzésre és selejtkezelésre fordítandó idő.
• A felszabadult időt fordíthatjuk a termelékenység fokozására, de ne gyártsunk több félkész- vagy készterméket, mint amennyit rövid időn belül felhasználni vagy értékesíteni tudunk.
• Ezzel csökkentjük az anyagok és termékek raktározásához szükséges térigényt, amellyel költséget spórolhatunk meg, illetve helyet szabadíthatunk fel egyéb hasznos feladatok ellátásához.
• A több helynek köszönhetően könnyebben rendezhetjük el úgy a munkaállomásokat és tárolóberendezéseket, hogy minimalizáljuk az anyagok és az eszközök mozgatását és az ehhez szükséges emberi és gépi mozgást.

A felsorolt alapelvek betartása a folyamatok és a szervezet megfelelő kialakításán múlik. A számos ehhez használható módszertan közül napjainkban a Lean Six Sigma a legnépszerűbb. Ennek oka a gyakorlatias megközelítés, a könnyen megérthető és alkalmazható eszköztár és a már rövid távon is érezhető minőségjavulás és költségcsökkenés.

A Toyota által kifejlesztett Lean, azaz szó szerint karcsú, de lényegében veszteségmentes működés és az amerikai gyökerekkel rendelkező Six Sigma, azaz a folyamat- és termékjellemzők ingadozásának minimalizálását célzó módszerek kombinálásával kialakított megközelítés alkalmazható a termelő és a szolgáltató vállalkozások működésének fejlesztésére is.

Kerüld a papírt! - Kép: SXC

Hogyan fogjunk hozzá?

Az egyik első feladatunk ezen az úton, hogy beazonosítsuk és feltérképezzük a folyamatainkat, hogy tisztában legyünk azzal, milyen feladatokat milyen minőségben végzünk el, és ezek mennyi erőforrást kötnek le. Ezt követően folyamatonként be kell azonosítanunk azokat a tevékenységeket, amelyek elvégzése feltétlenül szükséges az értékteremtéshez. Az egyéb tevékenységeknél meg kell vizsgálnunk, hogy elhagyhatók vagy kiválthatók-e. A lehetőség szerint már csak értékteremtő lépésekből álló folyamatunkban a munkaállomásokat a munkavégzés sorrendjében helyezzük el, biztosítva a minimális anyagmozgatási igényt.

A feladatokat úgy osszuk el a munkaállomások között, hogy ugyanabban az ütemben tudják elvégezni az összes műveletet egy terméken. Ez azért szükséges, hogy az eltérő sebesség miatt ne torlódhassanak fel félkész termékek két munkaállomás között. Előrelátóan ne is hagyjunk erre fizikai helyet. Ha a munkahelyek nem alakíthatóak ki ilyen elvek mentén, akkor a gyártásszervezés során ügyeljünk arra, hogy megakadályozzuk a munkaállomások közötti félkésztermék-felhalmozódást.

A munkavégzéshez szükséges kompetenciákat határozzuk meg, és gondoskodjunk arról, hogy rendelkezzenek ezekkel a munkatársak. Folyamatosan monitorozzuk a működést, mérjük és tegyük transzparensé a teljesítményjellemzőket. Ha a termelés során valamilyen hibát észlelünk, haladéktalanul vizsgáljuk ki annak okát, és csak ennek megoldását követően folytassuk a termék előállítást. Törekedjünk a gyakorlati tapasztalatokon alapuló folyamatos fejlesztésre, a veszteségek csökkentésére, a munkatársak képzésére.

A nagy vonalakban felvázolt, csak a legfontosabb tevékenységeket tartalmazó felsorolás minden eleme mögött jelentős módszertani tudást igénylő feladatok vannak, amelyek elvégzéséhez érdemes szakértői támogatást igénybe venni. Számos Lean eszköz kontraintuitív, azaz pont az ellenkező eljárás a hatékonyabb, mint amit ösztönösen alkalmaznánk. A hatékonyság új dimenziója ott kezdődik, ahol a „józan ész” már nem elegendő.

Cserében jó eséllyel akár néhány hét alatt érezhető javulást lehet elérni a folyamatokban, folytatva utunkat a pazarló és a pazar működés közötti rögös, de katarzisokkal kecsegtető úton.

Szerző:

dr. Csiszér Tamás

minőségügyi mérnök,

a Resultator Kft. vezető tanácsadója.