Ezeknek a leveleknek az esetében nem a hosszúságon, inkább azon van a hangsúly, hogy az írója tollat (billentyűzetet) ragadott annak érdekében, hogy tájékoztassa a partnerét, olykor a saját maga számára túl nagy jelentőséggel nem bíró tényről.
Lássunk három példát:
1. Megkaptuk, köszönjük
Ma már az üzleti életben egyre elterjedtebb, bár még mindig nem teljesen magától értetődő gyakorlat, hogy az ajánlatkérő, az ajánlat beérkezést követően köszönettel visszajelez, hogy a partner ajánlata eljutott hozzá.
Ugyanakkor, a már fennálló és kifejezetten jól működő kapcsolatokban sokkal gyakrabban fordul elő, hogy a partnertől kérnek és kapnak is információt valamilyen kérdésben, ugyanakkor az információt kérő (megnyugodva, hogy megtudta, amire kíváncsi volt), már elfelejt visszaüzenni: köszöni a választ, esetleg ha olyan volt a téma, amelyet a másik részletesen kifejtett, akkor azt, hogy hálás a másik körültekintő válaszáért.
Az, aki fáradt azzal, hogy megírja a kérdésünkre a részletes választ, illetve kikeresse az információt, barátságtalan és bizony bárdolatlan gesztusnak éli meg, ha ezt mi nem értékeljük. Azonban érdemes kerülnünk a levelünkben az olyan nyelvi fordulatokat, amely a számonkérés-elfogadás szintjére süllyeszti az információkérés-tájékoztatás kapcsolatát. Különösen egy egyenrangú üzleti kapcsolatnál, egy sebtében visszaküldött „rendben”-nek, van egy (finom) lekezelő zöngéje, még akkor is, ha az író nem ennek szánta.
2. Még nem döntöttük
Gyakori hiba az ajánlatkérőknél, hogy addig, amíg nincs hír (pl. a megfelelő fórum nem döntött a kérdésben), addig hallgatnak. Sokszor tényleg csak ennyiről van szó, egyszerűen addig, amíg nincs hír, nincs híradás sem. Arra azonban nem gondolnak, hogy a másik félnek ez (vagyis, hogy még nem döntöttek) is információ.
Természetesen, a méltatlan helyzetek elkerülésére van ellenszer. Az ajánlattevő rögzítheti, hogy meddig tartja fenn az ajánlatát, illetve ha tudjuk azt, hogy a döntés elhúzódhat, akkor megrendelőként a „köszönjük, megkaptuk” levélbe beleírhatjuk, hogy mikor is számíthat érdemi válaszra a másik fél, vagy az idő (eseménytelen) előrehaladtával, külön levélben tájékoztathatjuk a partnert, hogy még nem született döntés az őt érintő kérdésben.
3. Most mégsem aktuális
Az üzleti etika azt kívánja, hogy ha az egyik ajánlatot elfogadtuk, akkor a többi ajánlattevőt erről tájékoztassuk. Ez a levél a legritkábban marad el, ugyanakkor gyakran sohasem íródnak meg azok a levelek, amelyek arról tájékoztatják a másik felet, hogy az egész ügy kútba esett, és az üzlet, amellyel megkerestük, egyenlőre nem aktuális.
Ezt a levelet sokan kényelmetlennek érzik megírni, pedig itt nem azt várja a partner, hogy magyarázkodjunk, sokkal inkább a tájékoztatást, hogy tudja, a figyelmét és az erőforrásait teljes egészében máshová csoportosíthatja.
Ha levelezésről esik szó, akkor – talán Mikes Kelemen miatt –, hajlamosak vagyunk arra gondolni, hogy egy-egy levélnek hosszúnak kell lennie, pedig különösen az e-mailek világában a tömör, rövid, világos fogalmazás az érték.
A fenti tartalmú leveleink kapcsán nem sok szempont van, amelyet érdemes szem előtt tartanunk, természetesen azon túl, hogy az e-mail is levél, annak minden alapvető formai követelményével. Mindegyik esetben köszönjük meg a másik gesztusát, ha úgy adódik, akkor kérjük a türelmét, és ha a másik számára nem örömteli hírt szándékozunk közölni, azt tegyük tapintatosan (valódi tényekre alapozottan).
Ezek a levelek nem csak a témájukról szólnak, hanem valami sokkal fontosabbról, a bizalom megtartásáról és arról, hogy tiszteljük az üzleti partnerünket.
dr. Erdős Zsuzsanna üzleti etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu
