A delegálás képessége az egyik legfontosabb vezetői képesség. Az, hogy a vezető, a saját felelősségi körébe tartozó feladatok közül bölcsen válassza ki, mely ügyeket intéz személyesen, illetve megtalálja azt a finom határt, ahol már a személyes közreműködésére nincs szükség, és a feladat elvégzését az ahhoz értő kollégára bízhatja. Vannak azonban olyan helyzetek, amikor az a tény, hogy nem személyesen teszünk meg valamit, tűnjék az bármily apróságnak is elsőre, örökre megmérgezhet egy kapcsolatot.
Kapcsolattartási szint módosítása
A diplomáciában természetes, hogy az azonos rangban levők tartják egymással a kapcsolatot. Súlyos sértésnek számít, ha valaki nem fogadja a másik állam vele azonos szinten levő vezetőjét, mint ahogyan kitüntetésnek minősül, ha egy alacsonyabb rangú személyt egy nálánál magasabb rangú fogad.
Zavarba ejtő az ilyen üzenetre reagálni is. A könnyebbik rész: illik megköszönni annak is aki ténylegesen küldte, és természetesen a cégvezetőnek is. Ám, ha az anyaggal kifogás merül fel, kinek reagáljunk? És ki fog a kifogására reagálni? Egy ilyen gesztusra logikus lépés, hogy a partner is delegálni fogja a kapcsolattartást és a feladatot valamelyik kollégájára. Könnyű belátni, ez a helyzet gyanúsan kezd hasonlítani egy hatalmi játszmához, ami nem jó alap egy hosszú távú üzleti kapcsolathoz.
A vonalas telefonok fénykorában természetes volt, hogy a cégvezetők titkárságaikon keresztül érintkeztek. A kollégák pedig a klasszikus protokollszabályok analógiájára kapcsolták egymáshoz a vezetőket. (A főszabály szerint a rangban alacsonyabb vagy az adott helyzetben alacsonyabb rangú várakozott a vonalban, míg a másik felet kapcsolták.)
A mobiltelefonnal más a helyzet. A vezető mobiltelefonja (és a másik cégvezető mobiltelefonja is) személyes tárgy, még abban az esetben is, ha a telefon számláját a cég fizeti. Nem elegáns megoldás tehát odaadni a telefonunkat a kollégánknak, hogy hívja fel a partnerünk mobilját arról, majd miután a partner a vonalban van, átvenni a telefont, azaz kapcsoltatni magunkat. Még bántóbb, ha a telefonról nemcsak a hívást, hanem az egész telefonbeszélgetést „delegáljuk” a kollégánkra, mondván, elfoglaltak vagyunk. Ennek a gesztusnak is hatalmi játszma színezete van. Érthető, hogy keserű lesz a partner szájíze, és nem biztos, hogy lelkesedéssel fogadja a későbbi hívásainkat.
Számos meghívást kaphat egy cégvezető, ahol a meghívó a személyes megjelenésére számít. Ügyfélparti, gálavacsora, koncert, sportesemény stb. Súlyos félreértése a helyzetnek, ha az ilyen eseményeken való részvételt a vezető a munkatársaira – esetleg jutalomként – „delegálja”. Zavarba ejtő még elképzelni is a meghívó arcát, amikor a VIP páholyba az üzleti partner és felesége helyett egy soha nem látott munkatárs érkezik a kísérőjével. A meghívó egyértelmű. A vezetőt várják.
Ha nincs módjában elmenni, önkényesen nem dönthet úgy, hogy „jó lesz oda más is”. Úgy elegáns, ha mielőbb lemondja az eseményen való részvételt, ezzel módot adva a meghívónak, hogy saját üzleti érdekeire figyelemmel szabadon döntsön a felszabaduló hely sorsa felől. Noha mindhárom esetben a szerencsétlen „delegálás” fakadhat egyszerű figyelmetlenségből, illetve lehet a hatékonyság jegyében hozott praktikus döntés, mégis hatalmas hiba. Az üzlet egyik alappillére a bizalom. Egy-egy ilyen szerencsétlen gesztussal a másik belénk vetett bizalmát roppanthatjuk meg, ami nemcsak az adott üzletet, de hosszútávon a jó hírünket is veszélyeztetheti.
dr. Erdős Zsuzsanna üzleti etikett tanácsadó és coach
