Egyre több labdával kell zsonglőrködnie a projektmenedzsernek - Kép: SXC

Még néhány évvel ezelőtt is bevett szokása volt a projektmenedzsereknek, hogy hatalmas táblázatokat alkottak a projektek megvalósulási idejének, a deadline-ok, határidők betartására. (Sokszor még most is ez a metódus.) Ezek a tervek szentek voltak, mivel a változtatásukhoz az egymásra épülő, egymás után következő munkafolyamatok teljes sorát kellett volna átalakítani. A menedzserek ezért hajlamosak voltak inkább a valóságot a tervekhez igazítani, munkatársaikra nyomást gyakorolni a határidők betartásában, aminek sokszor nem lett jó vége. Ennek a válság és a technológiai fejlődés hatására egyre gyorsabban változó környezet azonban véget vetett – vagy legalábbis elavulttá tette ezt a cégirányítási formát.

A mai környezetben ugyanis egyik pillanatról a másikra kell a terveket az ablakon kidobni és újakat gyártani. Elég csak az adószabályok, a munkajog évről-évre gyakoribb változtatásaira gondolnunk látva, hogy a szabályozói környezet is egyre gyorsabb alkalmazkodást követel meg, a piacok pedig talán még gyorsabban változnak. Ami ma még trend volt, holnap már elavulttá válik, az árak óráról-órára emelkednek, vagy csökkennek, a váratlan események pedig még a leggondosabban tervező menedzserek legaprólékosabb tervét is pillanatok alatt használhatatlanná teszik.

A jelek szerint tehát mindinkább elhagyjuk a tervezés korát és egyre inkább a zsonglőrök korába lépünk: a menedzserek új varázsszava a valós idejű koordináció.

A tervezés esetén a munkafolyamatok egymásra épülve, a menedzseren keresztül némi időeltolódással átadott információ segítségével haladnak a projekt befejezése felé. Míg a valós idejű koordinációval a munkafolyamatok elkülönülten, de állandó, azonnali információcserében egymást segítve-figyelve zajlanak.

A különbséget egy zsonglőrön szemléltethetjük leginkább: ideális esetben a labdák azonos ritmusban követik egymást. Azonban előbb-utóbb fellép egy váratlan esemény, így az egyik labda kicsit később érkezik, ami kihat a következő labdára is, a zsonglőrnek egymás után kell a labdákat az új feltételekhez igazítania, különben a ritmus felborul és az összes labda a földre hullik.

A valós idejű koordinációval a menedzser nem (csak) az eredeti terv betartására törekszik, hanem kapcsolatot biztosít a munkafolyamatokban résztvevők között, koordinálja azok mozgását, így ha az egyik résztvevőnél egy váratlan esemény miatt csúszás lép fel, az összes résztvevő azonnal alkalmazkodhat a megváltozott körülményekhez. Azaz a zsonglőr az összes labda mozgását egyszerre változtatja meg.

Persze mindez nem jelenti a tervezés haszontalanságát: csak rugalmasabban kell kezelni. Készítsünk több tervet, vészhelyzeti forgatókönyvet, és még a legjobban teljesítő tervet is vizsgáljuk felül időről-időre. Ebben a szoftverfejlesztők járnak az élen, az általuk bevezetett projektirányítási metódus (Scrum) egymástól jól elkülönített projektcsomagokra osztja fel a projekttervet, amelyekért független csapatok felelősek. A csapattagok minden más projekt-résztvevővel állandó kommunikációs kapcsolatban állnak és minden nap minden résztvevő számára elérhetően közzéteszik az előrelépéseket és a lemaradásokat. Időről-időre tesztelik a teljes projekt életképességét és az elért eredményeket. A tesztelések tükrében pedig minden alkalommal a megváltozott körülményekhez igazítják a teljes projektet.

Azonban az új gondolkodásnak is van hátulütője: a koordináció a túlságosan szétaprózott projektrészek miatt nehézkessé válik – és mivel elsősorban a megbeszéléseken keresztül valósul meg, ez a meeting-őrület elharapózásához vezethet. Mintha a zsonglőr megpróbálna túl sok labdát egyszerre a levegőben tartani. (A meeting is lehet azonban igazán eredményes, ha ismerjük a fontos szabályokat! Itt olvashatja a Piac&Profit szakértőjének sorozatát, melyből mindez kiderül!)

A cikk az alábbi blogbejegyzés alapján készült.