Az áfatörvény alapján az elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmény az, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. Ehhez számos feltételnek kell teljesülnie, amelyek nem mindig egyértelműek a cégek értelmezésében. Többségükben még mindig egyfajta szükséges rossznak tartják a magyar kkv-k a számlák kiállítását és érhetetlen módon ragaszkodnak a papír alapú számlákhoz – hangzott el a Piac & Profit és a BKIK által szervezett KKV AKADÉMIÁN.
Elvileg könnyebb 2013 elejétől e-számlázni, kialakult ellenőrzési gyakorlat hiányában azért van kockázata a könnyítések alkalmazásának: a nem megfelelő számla kapcsán félmillió is lehet a bírság.Még tanfolyamokat is tartanak cégeknek, hogy könnyebben követhessék a változásokat. Akkora a bizonytalanság, hogy szolgáltatók is az adóhivatalhoz fordultak állásfoglalásért, hogy biztosak lehessenek benne, mikor nem lehet bírság az e-számla vége.
Aláírás és bélyegző
Több kérdés az elektronikus aláíráshoz és az időbélyeghez kapcsolódik – magyarázza Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzsere. Nem evidens például mindenki számára elsőre, hogy fokozott biztonságú és minősített aláírással is igazolható azon számlák hitelessége, amelyeket nem elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) bocsátanak ki. A leggyakoribb félreértés az időbélyeg szükségességével kapcsolatban merül fel: az áfatörvény nem írja elő az időbélyeg használatát az elektronikus számlák kibocsátásához, viszont rögzíti, hogy az elektronikus számlákat elektronikus úton kell őrizni. A szabályszerű megőrzéshez pedig – a hatályos számviteli törvény útmutatása alapján – az archiválásra vonatkozó rendeletben leírtaknak kell eleget tenni. Itt egyebek mellett az szerepel, hogy ha egy elektronikusan aláírt dokumentumon nincs időbélyeg, akkor archiválás előtt el kell helyezni rajta egyet. Tehát az előírások alapján ugyan kibocsátható a számla időbélyeg nélkül, viszont ebben az esetben a megőrzéshez a kibocsátónak és a befogadónak is el kell helyeznie rajta egy időbélyeget – az archiválás előtt.
A megőrzés
A megőrzés módja szintén bizonytalan területnek számít. Itt a fentebb már említett archiválás rendeletben meghatározott előírások az érvényesek, amelyek kiterjednek a megsemmisülés, megsemmisítés, törlés és sérülés elleni védelemtől kezdve az utólagos módosítás és az illetéktelen hozzáférés elleni védelmen át az olvashatóság, értelmezhetőség megőrzéséig, valamint a hitelesség és az aláíró kilétének ellenőrizhetőségéig.
Könyvelési gondok
Az elektronikus számlák könyvelése is gyakran kérdéseket vet fel a gazdasági szervezeteknél. Ebben az esetben az az alapvető követelmény, hogy a bizonylat és a hozzá tartozó könyvelési információk minden esetben egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kapcsolódjanak egymáshoz. Erre alapvetően két módszer terjedt el: elektronikus könyvelési rendszert alkalmazva, a bizonylat rendszerben vezetett sorszámát társítják a bizonylathoz (ekkor a könyvelési rendszernek kell biztosítania az egyértelmű és utólag nem módosítható kapcsolódást), vagy a könyvelési információkat tartalmazó fájlt a bizonylathoz csatolják (ebben az esetben pedig elektronikus hitelesítéssel biztosítható az elválaszthatatlan kapcsolat).
