Az ajánlatkérésre adott válasz sok esetben gyakorlatilag az árra korlátozódik, viszont egy üzlet lebonyolításához jóval több információ szükséges. Ezek feltárása pedig újabb felesleges köröket jelenthet az üzletkötés előtt. „Egyre inkább előtérbe kerül az a tendencia, hogy az ipari beszerzők figyelembe vesznek és forintosítanak olyan tényezőket is, mint például az üzemeltetési, javítási költségek, meghibásodás esetén a leállásból keletkezett károk vagy a kapcsolódó szolgáltatások hiánya miatt felmerülő egyéb költségek. Éppen ezért fontos, hogy a beszállító ne csupán az árra szűkítse le az ajánlatot. Általánosan a négy legfontosabb szempont közt szerepelnek a termék pontos tulajdonságai, a beszerzés és üzemeltetés költségei, a kapcsolódó szolgáltatások, illetve a szállítási határidők. Egy ajánlat akkor lesz teljes körű, és elégíti ki az igények jelentős többségét, ha ezek a tételek szerepelnek benne” – magyarázza Kócsi Norbert, a Tablazat.hu beszerzési szakértője.
Szakértőnk összefoglalta, mit kell tennünk, hogy ne játsszuk el potenciális ügyfeleink bizalmát!
A hibás válaszok több mint tíz százalékában a beszerzők egy katalógussal vagy egy weboldal címével igyekeznek kiváltani az informatív ajánlatokat. Minél inkább személyre szabott a válasz, annál valószínűbb, hogy az ajánlatkérőből végül megrendelő lesz, sőt akár visszatérő megrendelő. „A beszállítóknak minden ajánlatkérést potenciális vásárlásként kellene kezelniük, így nem szabadna esélyt adni arra, hogy az ügyfélkezelési folyamat hiányosságai miatt elveszítsék a potenciális megrendelőket. Az üzletek több mint negyede hiúsul meg az időtényező – a 2 napon túli ajánlatadás, illetve a vásárlói igényekre adott késedelmes válaszok – miatt” – derül ki a Tablazat.hu felméréséből.
Ma már nincs akadálya annak, hogy egy cégről az ország vagy a kontinens másik pontján is értesüljenek az üzleti partnert kereső vállalkozók, így nem ritkák a megyéken vagy országhatárokon átnyúló beszerzési folyamatok. Azonban a beszállítók elkövetik azt a hibát, hogy egy távolabbi helyről érkező ajánlatkérésre nem reagálnak. Pedig a szállítmányozási piacon rengeteg lehetőség van, és viszonylag kevés ráfordított idő alatt meg lehet találni a legmegfelelőbb lehetőséget, amellyel csak minden fél nyerhet.
A termék megfelelő minőségéről való megbizonyosodás érdekében a beszerzők gyakran élnek azzal a módszerrel, hogy előbb csupán kis tételben mintadarabot rendelnek, és ha úgy látják, hogy megtalálták az adott termék megfelelő beszállítóját, csak akkor rendelnek nagyobb mennyiséget. Az ipari cégek ebből csak az alacsony potenciális haszonnal járó megrendelést látják az ajánlatkérésben, és úgy gondolják, hogy inkább koncentrálnak a nagyobb tételekre.
