A pandémia és a távmunka széleskörű elterjedése alaposan felforgatta az irodai lét mindennapjait. Az online meetingek még olyan vállalatoknál is hétköznapivá váltak, ahol ez korábban elképzelhetetlen volt. A legtöbb cégnél a visszatérést követően is a legtöbb megbeszélés hibrid jelleggel zajlik, azaz a résztvevők egy része az irodából, míg mások otthonról, külső helyszínről jelentkeznek be. Cikkünkben 5+1 olyan tippet gyűjtöttünk össze, amik segíthetnek a hatékony, eredményes és zavartalan hibrid meeting lebonyolításában.
Ha Te vagy a meeting „házigazdája”, érdemes 5-10 perccel a megbeszélés előtt előkészülnöd, akár otthonról, akár az irodából csatlakozol be. Ellenőrizd az internetkapcsolatod, lépj be a meeting szobába, kezd el a kivetítést, tegyél rendet a környezetedben és ha kell, homályosítsd el a háttered. Kevés kellemetlenebb dolog van annál, ha ügyfeled vagy munkatársaid jelenlétében próbálod több kevesebb sikerrel beállítani a hangot, a képet, vagy a képernyőmegosztást.
Legyen B-terved!
A technika ördöge még a legfelkészültebbeket is meg tudja lepni. Ha fontos online találkozóra készülsz, érdemes 2 platformon is linket, szobát generálni, hogy fennakadás esetén pár kattintással el tudjátok kezdeni a megbeszélést a „tartalék” felületen.
(Fotó: Pixabay)
Használj kollaborációs felületeket!
Ha nincs mindenki egy légtérben, érdemes olyan felületen dolgozni, ahol egyszerre többen is tudtok szerkeszteni egy adott fájlt. Ez mindig hasznos, legyen szó szöveges, vagy grafikai anyagról, akár egy táblázatról, amiben a projekt fejleményeit vezetitek. Sokkal hatékonyabb, ha több résztvevő tud egyszerre dolgozni az anyagon, mintsem, hogy egy embernek kelljen szerkesztenie azt a hozzászólások, a kollégák megjegyzései alapján.
Kapcsoljátok be a kamerát!
Ha sok időt töltünk home office-ban félő, hogy elszemélytelenedik a kapcsolatunk munkatársainkkal, ügyfeleinkkel. Használjátok hát ki a meetingeket arra, hogy láthassátok egymást egy kicsit, hiszen így sokkal jobb hangulatban telnek a megbeszélések! Másfelől pedig a legtöbbünk ezáltal elkerülheti, hogy kikapcsolt kamerával és mikrofonnal mással foglalkozzon a meeting közben, így eredményesebbé téve a megbeszéléseinket.
Aktivizáld a távollévőket!
Az online bejelentkező kollégák hajlamosak arra, hogy azt érezzék, kimaradnak valamiből, hiszen az irodában, egy asztalnál ülve sokkal könnyebben megy a csevegés, mint számítógépen keresztül. A meeting elején mindig ellenőrizd, jól hallatszanak és látszanak-e a távollévők, a megbeszélés során pedig kérd külön a véleményüket és ötleteiket, hogy valóban bevonódjanak a meeting során.
+1. Használj vezeték nélküli kollaborációs eszközöket!
Ahogy az első tippben is írtuk, sokkal profibbnak tűnhetsz a hibrid meetingeken, ha az első öt perced nem kábelbogozással, csatlakozással és a projektor felélesztésével telik. Erre remek megoldást jelentenek a kollaborációs berendezések, amik hosszú vezetékek használata nélkül, akár egy gombnyomással csatlakoztatják a géped a kivetítőre, televízióra, központi mikrofonra és hangrendszerre. A ClickShare CX-20, CX-30 és CX-50 eszközök közt a legkülönfélébb vállalatok is megtalálják a maguk igényeiknek megfelelőt.
Az alábbi linken minden információ és tudnivaló megtalálható az eszközökről: mikropo.hu.
