Szakmai, jogi, pénzügyi előírások. Néhány olyan szabályzó, amelyeket Cégének be kell tartania és a változásokhoz igazodnia kell minden nap. Mindezt úgy, hogy egy hatósági ellenőrzéskor minden a helyén legyen, vagy egy jogi vitában megállja a helyét, mint bizonyíték. De szabályozásokra nem csak ezért van szükség, hanem azért is, hogy biztosítani tudjuk a folytonosságot egy szervezeti változás kapcsán. Ha például egy munkavállaló elmegy a cégtől, ne legyen pótolhatatlan, tudása ne a sajátja, hanem a cégé legyen. Ehhez kézben kell tartani és egységesen kell kezelni a szabályzatokat, követni a változásokat és azokat bevezetni a gyakorlatba, számon kérni őket. Az irányításhoz, a szabályozások kezeléséhez nemzetközi szabványok adnak útmutatást, de ezen túlmenően a gyakorlati kialakításra is megoldást adnak.
A minőségirányítás rendszerről gyakran a felesleges adminisztráció jut a legtöbb ember eszébe, pedig el lehet kerülni a túlzott papírmunkát és meg lehet találni az egészséges egyensúlyt. Természetesen alapfeltétel, hogy félretegyük az utánunk dobott és könnyen elérhető sablonokat és szabályzatokat, amit az előző munkahelyről hozott a lelkes munkatárs. A máshol jól bevált előírás nagy valószínűséggel az eredeti helyén tölti be leginkább a funkcióját. Ha cégében elhatalmasodott a dokumentáció és bonyolult az adminisztráció, érdemes elolvasni a következő megoldási lehetőségeket, amellyel egyszerűbb, érthetőbb és átláthatóbb lesz a rendszer.
Kép:sxc
Mutatunk öt ritkán használt eszközt, amivel használhatóbb és elfogadottabb lesz a belső szabályzat.
1. Mindent a maga helyére
Egy cég szabályozásainál az alapvető és legfontosabb, hogy a különböző szintű szabályokat a "helyén" kezeljük. Ha szabályozásról van szó, akkor meg kell említeni a dokumentációs piramist (ld. ábra). A dokumentumok különböző szinteken jelennek meg a cég életében. A piramis csúcsán azok a jogi szabályzók állnak, amelyeknek alapvetően meg kell felelni. Ehhez igazodik minden: a cégfilozófia, a stratégia és célok, a több területen átívelő folyamatszabályozások, az egyes területek munkautasításai és a feljegyzések vagy bizonylatok is.
2. Folyamatábra
A legrészletesebb és terjedelmesebb szabályozást olvassák a legkevésbé a kollégák. Ha nem olvassák, nem is ismerik. Ha nem ismerik, nem is használhatják. Így hiába aktualizálja, módosítja és kéri számon a kollégáktól. Feleslegessé válik és egy idő után már utólag is belefér, ha változtatunk rajta. Nem? Bizony NEM! Akkor működünk jól, ha a szabályzat akkor is dolgozik, amikor a vezető épp nincs a cégben. Hogy ezt hogy lehet elérni?
A minimum, hogy érthető, gyorsan átlátható és konkrét legyen a szabályozás. Erre az egyik legjobb megoldás a folyamatábra megrajzolása. Egy olyan ábráé, amely tartalmazza azt, hogy ki, mit, mikor és mi alapján tegye a feladatát egy munkafolyamatban. Ha megtalálja az egészséges egyensúlyt a részletesség és a terjedelem szükségességében, akkor ez az ábra egy olyan szabályozás, amit mindenki szívesen a "fiókjában" tart majd!
3. Képek, illusztrációk
A folyamatábra mellett a másik szemléletes szabályozási mód a képek, illusztrációk használata. A szabályozásokban csak leíró szövegek találhatóak hivatkozásokkal. Ha ezt egy kapcsolódó ábrán keresztül mutatja meg, azonnal láthatóvá válnak az összefüggések. Még jobb lehet egy képes útmutató. Semmi nem tiltja, hogy egy grafikus melléklet szemléletesebbé tegye az előírásokat a kollégák számára.
4. Elektronikusan
Hogyan kommunikálhatja a belső szabályokat anélkül, hogy egyetlen papírt is kinyomtatna? Egyszerűen: elektronikusan. Azt nem lehet aláírni? De visszaigazolni igen! Ne lássa akárki? Korlátozza a hozzáférést! Az előnyöket pedig végtelenségig lehet sorolni: kényelmesen kezelhető, a jogosult személyek férnek hozzá, gyorsan módosítható, archiválható, közzé tehető, biztonsági mentésekkel visszakereshető, egyértelmű, látható, követhető és még sorolhatnám. Amire mindenképp ügyelni kell, hogy a programok és az elektronikus nyilvántartások összhangban legyenek egymással, ne legyenek átfedések vagy felesleges ismétlődések.
5. Együtt a munkatársakkal
Egy jó szabályozás segíti a munkát, ha pedig kialakításának meghatározott részébe a munkatársakat is bevonja, mindenki szívesebben használja majd. (Vannak helyzetek, amikor az egyszemélyi döntés az üdvözítő, van, amikor jobban járunk, ha bevonjuk a munkatársakat. Szakértőnk segít, mi szól az egyik és a másik mellett.) Ez nem jelenti azt, hogy nem a vezető szava dönt és azt sem, hogy a beosztottak írják elő az elveket! Azonban minél inkább részt vesznek a munkafolyamatok meghatározásában és minél több értéket adnak hozzá ők is, annál jobb lesz a végeredmény. Annál inkább magukénak érzik a szabályokat, annál inkább használható lesz a gyakorlatban is.
Kohl Zsuzsanna Minőségirányítási szakértő www.kontrolpont.hu
