Az e-ügyintézés bevezetése, azaz az ügyfelek információhoz való hozzáférésének megkönnyítése az egyes ügytípusok (műemlékek, régészeti lelőhelyek, műtárgyak, valamint lapnyilvántartás) esetében volt az elsődleges célja a Kulturális Örökségvédelmi Hivatal közszolgáltatásainak elektronizálása, informatikai rendszerének fejlesztése" című, az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program keretében megvalósult projektnek. A környezetvédelmet és hatékonyságot egyaránt szolgáló újításnak köszönhetően az ügyfeleknek ezután nem kell bajlódniuk különböző nyomtatványok kitöltésével és a sorban állást is megspórolhatják, ha az Ügyfélkapun keresztül küldik el kérésüket a Hivatalnak. (Az e-igazságszolgáltatás bevezetése is megkezdődött tavasszal.) Ily módon sor kerülhet az eljárások elektronikus, részben automatizált lefolytatására, ügyfél és hivatal közötti kétirányú adatkapcsolattal. Növekszik az ügyintézés hatékonysága, csökken az ügykezelői időráfordítás.
Térinformatikai alapú nyilvántartás
Bevezetésre kerül a térinformatika alapú nyilvántartási szakrendszer, valamint megvalósul az iratkezelő rendszer és a hivatali szakrendszerek kormányzati interoperabilitás követelményeinek eleget tevő integrációja. Az integrált informatikai rendszer az ügyintézés teljes folyamatát - a kérelem kitöltése az Általános Nyomtatványtervezővel, beküldése a hivatali kapun keresztül, az érdemi döntés elkészítése - elektronikusan támogatja. A térinformatika egyetlen rendszerbe integrálja a térbeli és a leíró információkat, ezzel alkalmas keretet biztosít az adatok gyors kezeléshez. A hatályos földmérési alaptérkép, a topográfiai térképek, ortofotók, valamint egyéb térbeli adatok részleges vagy teljes digitális formába alakításával a térinformatikai módszerek lehetőséget nyújtanak a topográfiai ismeretek újszerű és célorientált elemzésére, megjelenítésére, továbbá az adatváltozások rugalmas, nyomon követhető rögzítésére. Az adatbázis hatékonyan bővíthető az örökségvédelem szakterületeinek módszereivel és technikáival is. Más adatbázisokkal összekapcsolva, új, komplex adatbázisok létrehozására is alkalmas.
Elektronikus szolgáltatások
A második célkitűzés olyan elektronikus szolgáltatások bevezetése volt, melyek során a beérkező megkeresések adminisztrációja teljesen vagy részben automatizáltan történik, ügyintézői közreműködés nélkül. Ilyen szolgáltatás például a műemlék- illetve régészeti lelőhelyek, műtárgyak nyilvántartására vonatkozó egyedi vagy csoportos tájékoztatás. Műemlék- illetve régészeti lelőhelyek hatósági nyilvántartását érintő egyedi vagy csoportos adatszolgáltatás kiállítása és Hatósági Bizonyítvány kiállítása, valamint a nyilvántartásba történő bejegyzés (adatfelvétel, adatmódosítás, adattörlés) ügytípusokhoz kapcsolódóan 12 db nyomtatvány áll elektronikusan rendelkezésre. Az újonnan megalakult Kormányhivatalok Kulturális Örökségvédelmi Irodáinak hatósági munkáját speciálisan, céljaikra kidolgozott és egyszerűsített adatszolgáltatás segíti. A KÖH honlapjáról letölthető és az általános nyomtatványkitöltővel kitölthető nyomtatványok az Ügyfélkapun küldhetőek be a Hivatalhoz.
Az ügyfelek teljes körű és gyors kiszolgálása mellett azonban fontos szempont volt a Hivatal belső működésének fejlesztése is. A harmadik elérendő eredmény tehát az ügyintézési hatékonyság növelése és az átlagos ügykezelői időráfordítás csökkentése volt. E cél eléréséhez szükség volt a nyilvántartási rendszer racionalizálására, amit ún. térinformatika-alapú nyilvántartás és új ügyiratkezelő rendszer bevezetésével értek el.
