A dokumentum folyamatban bekövetkező hibák súlyos következményekkel jártak: a megkérdezett vállalatok 36%-a nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek, 30%-a veszített el kulcsfontosságú alkalmazottakat és 25%-a fontos ügyfeleket. Egyéb következmények voltak még többek között a jelentős IT biztonsági rések, felesleges audit-ok, PR krízisek és perek.
Jó hír azonban: a hibák proaktív kezelése jelentős anyagi károkat előzhet meg. Az IDC számításai szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.
"Ami sok üzleti vezetőt zavar az az, hogy a dokumentum vezérelt üzleti folyamatok milyen nagy hatással vannak a szervezet kockázati profiljára: ezekben a folyamatokban nagy a kockázata a meghibásodásoknak, melyeknek valós költségei magasabbak, mint azt sok vezető gondolja." fogalmaz az IDC a Ricoh által megrendelt "It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk" jelentésében.1". Bár a legtöbb vállalat jelentős forrásokat fordít a kis valószínűségű - nagy kárt okozó események kiküszöbölésére, a hibás dokumentum folyamatok jelentette veszély általában elkerüli a figyelmüket."
A Ricoh Document Process Imperative egy folyamatban lévő kezdeményezés, melynek célja, hogy segítsen a vállalatoknak megérteni a kritikus üzleti folyamataikat vezérlő dokumentumokkal kapcsolatos kockázatokat, megismerni lehetőségeket és alkalmazni a legjobb gyakorlatokat.
Az első eredmények egy globális felmérésen alapulnak, melyben 1516 folyamat tulajdonos és információs dolgozó vett részt közepes és nagy vállalatoktól. A válaszadókat véletlenszerűen válogatták nyolc országból: USA, Kanada, Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Ausztrália, Kína és Japán.
Az IDC szerint a dokumentum folyamatok hibái minden iparágat érintenek. A komoly üzleti és megfelelőségi incidensek körülbelül ugyanakkora arányban fordultak elő Észak-Amerikában, Európában és Ázsiában. A legmagasabb értéket Ázsia produkálta 79%-al.
Három válaszadóból több mint egy ismer személyesen is hibás, vagy nem hatékony dokumentumvezérelt folyamatot. Annak ellenére, hogy a dokumentum folyamatok 31-39%-a papír alapú, a jelentés szerint a papír önmagában nem feltétlenül jelent kockázati tényezőt. "A hatékony folyamatok az alapul szolgáló munkafolyamatokon múlnak," állítja a jelentés. "Nem feltétlenül a médium jelenti a problémát."
A tanulmány szerint a dokumentum folyamatok javítását szolgáló javaslatok néha azért buknak el, mert nem kerülnek be a C szintű vezetők napirendjébe. Ez azért lényeges, mert a dokumentum folyamatok számos csapatot, részleget és szervezetet fednek le, így sok beosztott nem rendelkezik elegendő felelősségi körrel ahhoz, hogy megtervezzen és végrehajtson egy ekkora változtatást. "Az igazán hatékony változás C szintű figyelmet igényel," állítja a jelentés.
