Az email megváltoztatta az üzleti élet mindennapjait, de nem feltétlenül a legjobb irányban. Egy átlagos üzleti felhasználó ugyanis hetente 16 órát tölt email-olvasással a munkaidejéből az Atos Origin kutatásának eredményei alapján, amely szerint „egy alkalmazott heti munkaidejének 40 százalékát tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs”.
Ami kezdetben a kommunikáció egy új és hatékony eszköze volt, később munkateherré vált. Szinte minden üzleti folyamat emailes párbeszédek formájában ölt testet, pedig ennél jobb alternatívák is léteznek. Íme 5 olyan tevékenység, amelyet emailek útján intézünk, pedig nem kellene:
1. CRM adatbázis
A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően emailjeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.
2. Dokumentumtárolás
Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik, és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.
Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között, és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projektmenedzsment-eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?
4. Belső közösségi média
Volt már valaha részese olyan emailes párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi médiaeszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb emailt kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú emailek.
5. Riporting eszköz
Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az emailes levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő-nyilvántartás.
Van egy közös dolog a fentiekben: az emailt az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is. Az egyenlet érdekes aspektusa, hogy az eredetileg információtárolásra és -kinyerésre használt rendszerek egyre interaktívabbá és közösségi szemléletűbbé kezdenek válni. Az ügyviteli folyamatok résztvevői az időrabló és sokszor követhetetlen email-tenger helyett rendszeren belüli együttműködési lehetőségek segítségével tudják egyeztetni a folyamatokat, vagy megosztani egymással a dokumentumokat – olvasható az UNIT4 szoftvergyártó közleményében.
Az már tisztán látszik, hogy az emailek használatának jelenlegi módja nem tartható fenn hosszú távon, ugyanis az emailek és csatolmányok emailszervereken történő tartós tárolása és kezelése nemcsak hogy nem hatékony, de drága is. Ez viszont lehetőséget teremt az ERP szállítóknak és felhasználóknak arra, hogy az eddig emailben folytatott párbeszédeket átköltöztessék egy erre alkalmasabb platformra, és ezeket az aktuális üzleti folyamatok és dokumentumok köré központosítsák, ami a felhasználók számára jelentős időmegtakarítást, a vállalatoknak pedig nagyobb költséghatékonyságot biztosít.
