Tehát a számla kibocsátója az aláíráskor a titkos kulccsal látja el a számlát, majd a nyilvános kulccsal megküldi a számlát a számlabefogadónak. A nyilvános kulcsra azért van szükség, hogy a számlabefogadó a nyilvános kulcs segítségével el tudja olvasni a számlát. A titkos kulcs alkalmazásával a hitelesítés-szolgáltató biztosítja az aláíró személyazonosságát. Természetesen az elektronikus számlát, mint már említettem, időbélyegzővel is el kell látni, hogy ezzel biztosítsa az elektronikus számla adattartalmának a változatlanságát. Megjegyzem, hogy az Eat-ban meghatározott jogkövetkezmények csak az elektronikus aláírással hitelesített számla elektronikus formájához kapcsolódik, kinyomtatott formában már nem.
A hitelesítés-szolgáltató feladata: azonosítja az igénylő személyt, nyilvántartásokat vezet, tanúsítványt bocsát ki, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, nyilvánosságra hozza a tanúsítványokhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára vonatkozó információkat.
Összességében a szolgáltató a rendszert működteti és a fent említett kulcsokat is ő hozza létre. Annak érdekében, hogy az elektronikus számla aláírás minél szélesebb körben terjedjen el, ez év júniusában a parlament az Eat-ot módosította a hitelesítési szolgáltatóknál alkalmazott hitelesítési eljárást. Így remélhetőleg - a feltételek enyhülése miatt- a szolgáltatók egyre nagyobb köre lép majd a piacra és ez az árak csökkenését vonja maga után.
Az elektronikus számla tárolása
Az EDI keretében küldött számla esetében a számlázási irányelv kötelezővé teszi a számlák megőrzését. A számlákat megőrzési helye lehet a tagállam területén, vagy azon kívül. A tagállamok a területükön honos adóalanyok számára értesítési kötelezettséget írhatnak elő. Ha az elektronikus számlához való on-line hozzáférhetőség nem biztosított, akkor a tagállamok kötelezővé tehetik az elektronikus számlák tagállam területén belül történő megőrzését. Abban az esetben, ha nem a honossága szerinti tagállam területén őrzik az elektronikus számlát, akkor a honosság szerinti tagállam hatóságának jogában áll az elektromos számlákat letölteni, hozzáférhetőségüket biztosítani az adóhatóság részére az előirt határidőben belül. Egyes országokban ez az elérhetőségi határidő 4-5 nap, de a tagállamok ezt maguk dönthetik el. Az ajánlás az elektronikus számla megőrzési idő optimális tartamát 6 évben határozza meg. A magyar számvitel törvényt ezt 8 napban szabályozza.
Nagyon fontos a tartalom sérthetetlenségének az elve, mert az ajánlás is csak az eredeti, elektronikus formában történő megőrzést látja biztonságosnak és nem a papír alapú megőrzést támogatja.
