Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény bizonylatadási kötelezettségének (számla, készpénzfizetési számla, nyugta) szabályozása összhangban van az Áfa törvény és a Számviteli törvény hasonló rendelkezéseivel. A bizonylatot szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni és nyilvántartani. A számla, egyszerűsített számla és a nyugta a 24/1995. (XI.22) PM rendelet szerint akkor minősül adóigazgatási adóazonosításra alkalmasnak, ha azok beszerzéséről a kibocsátó részletezett számlával rendelkezik és a kibocsátó szigorú számadású nyomtatványként kezeli. Csak azok a nyomtatott nyomtatványok alkalmasak adóigazgatási adóazonosításra alkalmasnak, melyek folyamatos sorszámozással vannak ellátva. Az értékesítésről kiállított részletezett számla tartalmi kellékei:

- értékesített nyomtatványok megnevezése,
- a nyomtatvány sorszáma (tól-ig),
- a vevő neve és címe,
- a vevő adóazonosító száma.

Amennyiben a nyomtatványt vásárló (vevő) a nevét, címét és adóazonosító számát nem tudja igazolni, akkor a nyomtatványt forgalmazó nem értékesíthet számára nyomtatványt, számlát. A nyomtatványforgalmazónak tevékenységét kötelező az adóhatóságnak bejelenteni, és az általa forgalmazott nyomtatványokat szigorú számadás alá kell vonnia és a kibocsátott számla tőpéldányával hiánytalanul el kell számolnia.

Más módon előállított bizonylatok is léteznek, melyek az alábbiak:
- nyomdai úton előállított számla, nyugta (blokk, jegy, stb.),
- számítógéppel előállított számla,
- elektronikus úton kiállított számla,
- pénztárgép, taxaméter által kibocsátott nyugta, számla.

Ez alkalommal az elektronikus számlázás részleteivel ismerkedhetünk meg. Az elektronikus számlázást is a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, mint a számviteli bizonylatot, az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény a számla adattartalmát, a fent emlitett 24/1995. (XI.22) PM rendelet a számla adóigazgatási adóazonositását szabályozza.

Az elektronikus számlázás jogszabályi alapját az áfa törvény rögzíti. Az áfa törvény 43. paragr.  (7) bekezdése szerint elektronikusan kibocsátott számla, egyszerűsített számla eredet hitelességét, a tartalom sérthetetlenségét és a dokumentum olvashatóságát fokozott biztonsági elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsererendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani. Ezeket az alapelveket a hagyományos papír alapú számlák esetében is be kell tartani. A számviteli törvény számviteli bizonylatokra vonatkozó rendelkezései értelmében az EDI-rendszerben történő számlázáskor az adóalanynak havonta papír alapú kiegészítő összesítő dokumentumot kell készíteni két példányban (tárgyhót követő hó 20. napjáig), melynek egyik példányát a vevő részére meg kell küldeni. Az összesítő dokumentum mintáját a 20/2004. (IV.21.) PM rendelet 2. számú melléklete tartalmazza. Az összesítő dokumentumot és az elektronikus számlát csak a kiállításkori eredeti formában lehet megőrizni csak XML formátumú fájlként.

Az elektronikus számlázás gyakorlatban történő alkalmazását - az áfa törvény 71. paragrafus (11) bekezdésében szereplő felhatalmazás alapján - rendelet kell, hogy szabályozza. Ezen felhatalmazás alapján került megalkotásra és kihirdetésre az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV.21.) PM rendelet, mely 2004. május 1-jétől az EU csatlakozással lépett hatályba.

Az elektronikus számla szigorú számadás alá vonásának az a feltétele, hogy a program kihagyás és ismétlés nélkül biztosítsa a sorszámozást. A programnak a sorszámozásnál az alaki vagy tartalmi hibás számlát, illetve az elveszett vagy megsemmisült számlát is figyelembe kell vennie. A kibocsátott számlákat hiánytalanul meg kell őrizni.

Az elektronikus számlának is adóigazgatási adóazonosításra alkalmasnak kell lenni, melynek a feltételei az alábbiak:
- az Áfa törvény számlára vonatkozó adatokat kell hogy tartalmazza,
- a vevővel, a megrendelővel előzetesen kötött megállapodás alapján legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat- vagy elektronikusadatcsere-rendszer alkalmazásával (EDI) létrehozott elektronikus adat formájában bocsátották ki,
- az eredet hitelességét, a tartalom sérthetetlenségét, illetve olvashatóságát, a jogosultak hozzáférhetőségét biztosítani kell, illetve a jogosulatlan hozzáférés, módosítás esetleg megsemmisítés ellen pedig védeni kell az elektronikus számlát.

Amennyiben a felek EDI rendszerben állítják ki számlájukat akkor a számla kibocsátása előtt megállapodást kell kötniük, melyet a fent említett rendelet 1. sz. melléklete tartalmaz, melytől természetesen el lehet térni, de ajánlatos a szükségesnek izélt információkkal, műszaki paraméterekkel kiegészíteni.

Amennyiben az elektronikus számlát kibocsátó azonos vevőnek több elektronikus számla köteget állit ki, abban az esetben egyszer kötelező azokat az adatokat feltüntetni, amelyek minden számlában azonosak. A feltétel az, hogy az összes számla adatai hozzáférhetők legyenek. Elektronikus aláírással történő hitelesítés esetén elég magát a számlaköteget elektronikus aláírással hitelesíteni és időbélyegzővel ellátni.

Az elektronikus úton kibocsátott számlát nem kötelező Magyarországon tárolni, akár az EU bármely tagállamában is tárolható, de az adóhatóság kérésére 3 munkanapon belül ellenőrzés céljából a rendelkezésükre kell bocsátani. Ha maga az adóalany tesz eleget a számla tárolási kötelezettségnek, akkor a kibocsátott számlán köteles időbélyegzőt elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely minősített hitelesítésszolgáltató. A biztonságos kriptográfiai algoritmust, melyet az elektronikus aláírásához és az időbélyegzőhöz szükséges, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleményében teszi közzé.

Amennyiben ez az ellenőrzés a helyszínen történik, akkor az adóhatóság részére biztosítani kell a műszaki feltételeket, hogy ezek a számlák olvashatók legyenek. Amennyiben az adózó számlabemutatásra kötelezett, akkor az adóhatóság által közzétett formátumban kell az elektronikus számlákat a rendelkezésükre bocsátani.

Erre a modern elektronikus számla kibocsátására az EU-csatlakozásunk óta nyiluk lehetőség, mely meggyorsítja és könnyebbé teszi az üzleti életben való használhatóságát.

Amit a számlázásról tudni kell