Az üzleti intelligencia (business intelligence - BI) és a kapcsolódó területek (adattárház-tervezés és -megvalósítás, vállalati információs hatékonyság növelése - corporate performance management) támogatják a döntéshozatalt, segítik a határidők betartását. Az üzletiintelligencia-szoftverek piaca a vállalatirányítási megoldások egyik leggyorsabban növekedő szegmense. Mondatok, kijelentések ezek, amelyek a kis cégek vezetőinek talán nem jelentenek semmit. De másfelől közelítve már életszerűbbé, jól beazonosíthatóvá tehető a BI.

A legkisebbek is használhatják

Egy vállalkozó öntözőrendszerek telepítésével foglalkozik. Kezdetben egy helyen dolgozik egy héten. Ekkor még fejből emlékszik, hogy a különböző méretű kertekbe milyen hosszú gerinccsőre, csepegtetőre van szükség. Könnyű megjegyeznie a bevételt és a ráfordított munkaidőt is. Mivel megbízható és ügyes, egy év múlva már egy hétre három kert jut. Három év múlva már egy nap három kertben fordul meg. Ekkor vállalkozónk vásárol egy vízkifújó berendezést, amivel a téli fagy beállta előtt vízmentesíthetők az öntözőrendszerek. Ha az eddigi munkáinak adatait Excel táblázatban tárolta, akkor az új szolgáltatásról e-mailben vagy postai levélben könnyen értesítheti a potenciális megrendelőket.

Ez igen kezdetleges módja az üzleti intelligencia kihasználásának, de az adatok kezelésével és azok előhívásával előnyre lehet szert tenni versenytársakkal szemben. Vállalkozónk szolgáltatását saját előállítású kerti bútorok értékesítésével is bővíti. Az első bolt megnyitásáról természetesen a legelső ügyfele is reklámanyagot kap, mivel elérhetőségeit könnyen előhívhatja a BI segítségével. Ez a példa mutatja, hogy az adatok gyűjtésére és azok használatára egy kezdő vállalkozás is képes. Azaz a BI egyáltalán nem a legnagyobb cégek kizárólagos lehetősége.

Alapadatok és -fogalmak

Mindezek ellenére a kis cégek ritkán foglalkoznak az üzleti intelligencia használatában rejlő lehetőségek kiaknázásával. Akik próbálják, azok többségénél a rendelkezésre álló adatok tisztátlanok - állítja Ott Károly. Az informatikai alkalmazások fejlesztésével foglalkozó Infoteco Kft. ügyvezető igazgatója szerint pedig igen komoly versenyelőny nyerhető már csak azzal, ha cégen belül egységes szótárt hoznak létre, de ez sem jellemző. A munkavállalók legtöbbször az adatfelvételt is saját belátásuk szerint készítik el. Ez mindenképp nehezíti az adatok visszakeresését. Épp ezért azoknak, akik használni szeretnék az üzleti intelligencia nyújtotta előnyöket, adattisztítással érdemes kezdeni a munkát. Ilyen, ha a partnerek telefonszámát egységes rendszerben dokumentálják. Azaz például mindenki a 06-1-555-55-55 formátumot használja.

Az üzleti intelligencia mint eszköz abban segít, hogy a vállalat különböző részéről származó mutatószámok egy képernyőre kigyűjthetők legyenek, mindezt úgy, hogy a felhasználók ne informatikai, hanem üzleti fogalmakkal találkozzanak - jelentette ki Bánkuti Zoltán, a Bixpert tanácsadó cég ügyvezetője. A szakember szerint ennek alapeleme, hogy a cégen belül mindenki egységes fogalmakat használjon. Sajnos, ma még itthon az a jellemzőbb, hogy egy megbeszélésen a fogalmak tisztázásával megy el sok idő, mert mindenki mást ért például az árbevétel alatt. Ugyan valós számokat használnak, de valaki például csak a megrendelések számával kalkulál, míg mások a kiszállítást is beleértik.

Megérzések helyett tények

Az üzleti intelligencia, a BI nem más, mint üzleti döntések előkészítése informatikai eszközökkel - jelentette ki Nagy Levente, a Microsoft Magyarország termékmenedzsere, aki azt tapasztalja, hogy egy kisebb vállalkozás teljes üzleti stratégiája az ügyvezető fejében van, aki a saját intuíciói alapján irányítja a vállalatot. Az üzleti intelligencia abban segíthet, hogy ezeket az intuíciókat felváltsák a tények, és megalapozott döntéseket lehessen hozni a vállalat fejlődése érdekében. Válság idején hasznos segítséget nyújthat ahhoz, hogy a vezetés lássa, hol érdemes megtakarítani, vagy hol térülnek meg legjobban a beruházások. A Microsoft filozófiája az, hogy egy szervezet akkor hatékony, ha minden munkatárs számára rendelkezésre áll az ő döntéseihez szükséges információ, és nincs arra szükség, hogy a döntések a szükségesnél magasabb szinten szülessenek meg. Ezt a filozófiát lehet röviden úgy összefoglalni, hogy „BI-t mindenkinek!". A cég ennek megfelelően alakítja ki az üzletiintelligencia-termékek funkcióit, licencelését és árazását is.

Az ilyen megközelítéseknek is köszönhető, hogy a piacon egyre több az ingyenes szoftver, az olcsó alkalmazásfejlesztés, miközben a kis cégek körében - néhány fős felhasználói kört feltételezve - jól használható üzleti intelligencia hardverigénye nem több, mint egy komoly asztali számítógép. Azaz alacsony költséggel is be lehet vezetni az üzleti intelligenciát, akár már kevés adat vagy kevés ügyfél, illetve partner esetén.

Fentről lefelé

Napjainkban az üzleti intelligencia használata folyamatosan szivárog le a középvállalatok szintjére, hiszen nincs már olyan iparág - ideértendő az államigazgatás is -, ahol ne találkoznánk üzleti intelligenciával - állítja Bánkuti Zoltán, aki szerint kezelhetősége igazából nem az alkalmazottak számától, hanem az üzlet bonyolultságától függ. Ha egy döntés meghozatalakor hat-hét szempontnál is többet kell figyelembe venni, akkor hasznos az üzleti intelligencia segítségül hívása. Van olyan cég, ahol a gyártásban, a termékminőség javítása érdekében élnek a lehetőséggel, és az jól is működik.

- A kis cégek leginkább az ügyfélkapcsolatok (CRM) és a controlling oldaláról közelítik meg az üzleti intelligencia bevezetését - mondta el Ott Károly. - Előbbi esetben a megnövekedett ügyfélszám, míg utóbbinál a használt alkalmazások és az ezek megteremtette adatbázis az indikátor. A bevezetés hasznát pénzben igen nehéz kimutatni. De egy biztos: nem térül meg olyan gyorsan, mint például egy számlázórendszer bevezetése.

Az üzleti intelligencia módszertan, filozófia és munkamódszer is egyben. Haszna attól is függ, hogy a rendszert bevezető cég korábban mennyire hagyatkozott egy döntés meghozatalakor a számokra, illetve hogy a döntések eredményeit milyen szinten kérik számon. Tehát eszközfüggetlenül is kell, hogy legyen vállalati kultúrája az ilyen típusú működésnek.

A siker érdekében elengedhetetlen: a menedzsment legfelsőbb szintjén megkövetelt módszereknek le kell gyűrűzniük a középvezetők közvetítésével a legalsóbb szintekig. Ha a számonkérés struktúrája jól felépített a cégen belül, akkor mindenkinek könnyebb beszámolót készítenie. Egy beszámolórendszer akkor hatékony, ha a felső szinten felmerülő problémák okait is el lehet kezdeni kutatni, lefúrva az adatokban. Ezzel érhető el, hogy az operatív munka adatai a legfelsőbb szinten lévőknek is azonnal a segítségére legyenek.

A válság mint reflektor

Bánkuti Zoltán a Piac & Profitnak elmondta: a válság rávilágított arra, hogy az üzleti életben előnyt jelent az üzleti intelligencia használata. Amikor máról holnapra konkurensek szűnnek meg, nyílnak kiaknázható piaci rések, akkor hatalmas előnybe kerül az a cég, amely erre azonnal tud reagálni.

A bevezetés azonban lassú folyamat. Először le kell ülni az érintett részlegekkel, és tisztázni kell a fogalmakat, a mutatószámokat és azok kiszámításának a módját - javasolja a szakember. Az egységes fogalomtár érdekében konszenzusra kell jutni. Ezután ezt el kell fogadtatni a cég alkalmazottaival, és rá kell őket bírni a használatukra. Szükség van egy eszközre is, ahol a folyamatos változás miatt beállt eltérések frissíthetők. Ezek kezelésére már érdemes egy felelőst kijelölni, mert a rendszert nem lehet hónapokra magára hagyni. Az üzleti intelligencia ugyanis nem egy projekt, amelynek van eleje és vége, hanem azt folyamatosan nyomon kell követni. Ehhez erőforrást, pénzt kell allokálni, évekre előre. A rendszer bevezetésének és működtetésének teljes költségéből mintegy 60-70 százalékot az emberi erőforrás emészt fel. Az informatikai eszközök költsége csak 10-15 százalék körüli. A bevezetéskor ezek jól láthatók, ellentétben a belső erőforrások költségigényével.