Sokan úgy gondolják, van egy barát, ismerős, családtag, majd ő olcsón megcsinálja nekünk. Ne felejtsük el, az üzletet és a barátságot nem jó keverni. Ha fizetünk valakinek egy szolgáltatásért, akkor joggal várhatjuk el, hogy megfelelő minőségű munkát kapjunk, és ha elégedetlenek vagyunk, vagy hibás a szolgáltatás, a szerződés szerint kell eljárni.
Vannak hangzatos hirdetések, nem feltétlenül kell beugrani nekik. Nagyon fontos, hogy ellenőrizzük le jövendőbeli könyvelőnket. De hogy mit vizsgáljunk? A Könyvelői Praktikum szerint ezeket mindenképp:
1. A szakmai képesítés ellenőrzése
Utána lehet nézni, hogy a kiválasztott szolgáltató szerepel-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben? Ha nem, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre.
2. Legyen szerződés!
Nagyon fontos, hogy szerződés legyen, amelyben pontosan rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai is. Így mindkét fél pontosan tudja, mit kérhet, és várhat el a másiktól, hogy a könyvelés rendben menjen, zavartalan legyen az együttműködés a könyvelő és megbízó között. (A szerződés írásba foglalása jogi szakértőnk szerint is nagyon fontos, ráadásul az új Ptk. ebben is hoz változást.)
3. Mennyiben vállal felelősséget a munkájáért
Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe.
Fontos lehet, hogy rendelkezzen felelősségbiztosítással ez azért kell, mert ha munkája során hibázik, egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudja fizetni az így okozott kárt. (Március közepétől az ügyvezető felelőssége is jelentősen megnő az új Ptk. hatályba lépésével. Érezhetően megnőtt a biztosítóknál az érdeklődés az olyan konstrukciók iránt, amelyek védelmet nyújthatnak az egyetemes felelősség jelentette fenyegetéssel szemben.)
Fontos kérdés az is, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja-e. Ha igen, akkor így is felelősséget vállal a beküldött anyagokért. Ha a mi ügyfélkapunkat akarja használni, akkor ezzel ránk hárítja a felelősséget. Nem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Ha az ügyfélkapu jelszavát megadjuk, minden személyes adathoz és azok módosításához is hozzáférést engedünk.
Igenis fontos kérdés, hogy szimpatikus-e az illető szakember. Könyvelőt általában hosszú távra választunk, és legyen bármilyen jó szakember, nem lesz sikeres a közös munka, ha emberileg nem értjük meg egymást. Ahogy mondani szokták, „a vezető két legjobb barátja az ügyvédje és a könyvelője” – ez ne feledjük!
Jó jel, ha a könyvelő vállalkozásnak van honlapja, Facebook oldala, ahol naprakészen követi a változásokat. Így jobban bízhatunk abban, hogy minket is naprakészen tájékoztat majd.
A bizalom fontos, de ennél több biztosítékra is szükségünk van, hiszen a könyvelő ügyfele egész életébe belelát. Ezért mindenképpen rögzítsünk titoktartási kötelezettséget és ez ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem azt követően is.
5. Adóképviselet
A jó könyvelő a hatóságok előtt is képviseli partnerét, hogy ne egyedül kelljen szembenéznie velük. Ezzel nemcsak időt spórol, hiszen azonnal tud reagálni a kérdésekre, de szakszerűen képviseli is partnere érdekeit, elkerülve az esetlegesen nem megfelelő nyilatkozatokból adódó további vizsgálatokat.
6. Csapat vs. magányos harcos
Szerencsés olyan könyvelőirodát választani, ahol komplett számviteli szolgáltatást tudnak nyújtani. Szervezeti szinten tehát külön választja a bér- és munkaügyi feladatok ellátását, az adatrögzítést és könyvelést, illetve az adótanácsadást. Természetesen a részlegeknek együtt kell működniük az Ügyfél teljes körű kiszolgálása érdekében, de mindent az a szakember lát el, aki a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkezik.
Így annak is nagyobb az esélye, hogy a cég vállalja majd opcionális szolgáltatások elvégzését is (szabályzatok készítését, hitelkérelem készítését vagy például a pályázati folyamatokban való segítséget).
7. Követhető munkafolyamatok
A modern, felhő alapú könyvelési szoftverek segítségével az ügyfél könnyedén a saját számítógépéről betekinthet a könyvelési adatokba, így figyelemmel kísérve például az áfa alakulását. Előnye az is, hogy a könyvelési dokumentumokat nem kell mozgatni, de számlázást is lehetővé tesznek, így a számlázó programot is kiválthatják.
Ha ilyen rendszer nem is áll rendelkezésre, elvárható, hogy bizonyos rendszerességgel (havonta, negyedévente) szóbeli, vagy írásos tájékoztatást kapjunk a könyvelőtől.
8. A könyvelési díj
Tudjuk, hogy az ár egy fontos tényező, de ne ez legyen az elsődleges szempont, mert sokszor az olcsó húsnak híg a leve és később kiderül, hogy az olcsó könyvelő milyen drága is tud lenni, ha több millió forintos kárt okoz egy ügyfélnek – mondja Szilágyi Anita, a Vállalkozás Okosan munkatársa.
Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos, nem hasraütéssel, alkuval alakul ki. Ez akkor lehetséges, hogy ha a bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybevett szolgáltatások tételes adataiból számítódik ki a havi könyvelési díj. Ez egyébként minősíti a könyvelő feldolgozási rendszerét, igényességét is.
