A KLegal és a Personnel Today magazin 2002 júniusában, 212, különböző iparágakban működő cég bevonásával végezte a felmérést Nagy-Britanniában. A vállalatok között volt kevesebb mint 50 főt, illetve több mint 5000 főt alkalmazó cég is. A vizsgálatba bevont cégnél összesen 358 fegyelmi eljárás folyt e-mailes és internetes visszaélés miatt, míg az erőszakos, csalási, valamint biztonsági és egészségügyi szabálysértési kategóriákban összesen 326 esetet vizsgáltak. A hatékony megelőzéshez közvetlen és nyílt internet-használati ellenőrzés, valamint professzionális szoftverek és tűzfalrendszerek szükségesek – javasolják a tanácsadók.

Elbocsátások e-mailekért

Az internethez kapcsolódó leggyakoribb visszaélésnek a világháló és az e-mail túlzott személyes használata (69 fegyelmi ügyben 5 dolgozónak mondtak fel), a pornográf tartalmú e-mailek küldése (64 eset, 25 elbocsátott), valamint pornográf web-oldalak látogatása (53 eset, 9 elbocsátott) bizonyult.
Az elbocsátások egyik leggyakoribb oka a pornográf e-mail-üzenetek küldése, az ilyen esetek 40%-a végződött elbocsátással, ennél csak a csalások (ezek csaknem 100%-ában vált meg a munkáltató dolgozójától), illetve az erőszakos esetek (47%) jártak nagyobb százalékban elbocsátással.
A felmérés arra is fényt derített, hogy a dolgozóknak tízszer nagyobb az esélyük az elbocsátásra, ha pornográf tartalmú elektronikus levelet küldenek, mintha az e-mail árt a cég hírnevének - ez utóbbi miatt 49 eljárás folyt, ám mindössze 2 munkatársnak kellett távoznia cégétől. Ráadásul miközben a pornográf levelet küldők közel felének az ügye elbocsátással végződött, addig a világhálón pornográf web-helyeket felkereső dolgozóknak mindössze 17%-át küldték el a cégek. Vagyis nézni lehet, csak ne küldd tovább?
Egy esetben faji gyűlöletkeltésre alkalmas e-mailt találtak, a dolgozót azonnal elküldték.

Megelőzés, de hogyan?

Mivel ma már a HR-osztályoknak az internethez kapcsolódó visszaélések okozzák a legtöbb fegyelmi gondot, a vállalatok egyre nagyobb figyelmet fordítanak a megelőzésre: részletes vállalati internet-használati szabályokat dolgoznak ki megfelelő szankciókkal, ellenőrzik a dolgozók internet-használatát, valamint speciális szoftvereket és tűzfalakat telepítenek.

Bíztató, hogy a cégek nagy többsége szabályokat, magatartási normákat rögzít az internet használatára, amelyek többsége pontosan meghatározza a szabálysértéseket, illetve a súlyos szabálysértéseket, illetve a hozzájuk rendelt szankciókat. A felmérésben részt vett cégek 93%-a rendelkezik ilyen szabályrendszerrel. Ezek 93%-a minden dolgozójával meg is ismerteti a normarendszert, és 87%-uk definiálja a szabálysértéseket, illetve a súlyos szabálysértéseket is.

A vállalati szabályozók jelentősen eltérnek egymástól az internet- és e-mail-hozzáférésben, illetve a személyes használat engedélyezett fokában. A vizsgált cégek 54%-a engedi minden munkatársának az intranet, 49%-a az internet és 63%-a az e-mail használatát. 10%-a tiltja az e-mail, 13%-a pedig az internet személyes célú használatát, miközben 14%-a nem dolgozott ki szabályrendszert az e-mail, 13% pedig az internet használatára. A válaszadók 29%-a nem engedélyezi a dolgozóknak, hogy munkaidőben e-mailezzenek, illetve 35%-a, hogy internetezzenek.

Nyílt kommunikáció

A megfelelő szabályok betartatásához szükség van jól működő ellenőrző rendszerre is. Az ellenőrzés gyakoriságában jelentősek a különbségek, a cégek több mint 20%-a naponta figyeli a munkatársakat, (a KLegal másfél évvel korábbi, hasonló felmérésében még csak a vállalatok 11%-a mondta azt, hogy napi rendszerességgel ellenőrzi a dolgozók e-mail- és internet-használatát.) mintegy 10-10%-a ellenőriz hetente, havonta, illetve negyedévente. Viszont 12%-a egyáltalán nem ellenőrzi a dolgozók internet- és e-mail-használatát, illetve 27%-a nem tudta az ellenőrzés gyakoriságát. Meglepő, hogy ez utóbbi kategóriában a válaszadók 92%-a HR-menedzser volt.

Egyre több cég (73%) közli a dolgozókkal, hogy ellenőrzi őket, ugyanakkor 6%-uk egyáltalán nem tudatja ezt a munkatársakkal, ami ellentétes a brit törvényekkel. (Másfél éve még a cégek ötöde ellenőrzött titokban.) A válaszadók 7%-a nem tudta, hogy cégük közli-e mindezt a dolgozókkal.
Az esetek többségében (42%) a HR-osztály felelős azért, hogy az ellenőrzés ne sértsen személyiségi jogokat, a felső szintű vezetés a cégek 16%-ánál viseli ezt a felelősséget.

Megelőzés

Noha az ellenőrzés egyre szigorúbb és gyakoribb, úgy tűnik, önmagában ez nem tartja vissza a dolgozókat a visszaélésektől. Szükség van pontosan kidolgozott ellenőrzési szabályzatra, majd ennek nyílt és közvetlen közlésére, és érdemes befektetni speciális szoftverek és tűzfalak telepítésébe. Ez utóbbi, technikai fejlesztésekre még kevesen szánják rá magukat: csak a cégek 53%-a alkalmaz olyan szoftvert, amely megakadályozza, hogy a munkatársak illetéktelen oldalakat keressenek fel, míg 71%-uk blokkolja megfelelő szoftverrel a tiltott tartalmú e-maileket. Figyelemre méltó, hogy a szoftvereket és tűzfalakat is alkalmazó cégek 11%-a nem biztos abban, hogy azok jól működnek.

Stephen Levinson, a KLegal munkajogi kérdésekkel foglalkozó partnere a felmérést értékelve elmondta:
- bár látható, hogy a cégek egyre nagyobb erőfeszítéseket tesznek, az alkalmazott eszközök mégsem tűnnek elég hatékonynak. Valószínűleg nagyobb hangsúlyt kellene fordítaniuk a belső kommunikációra, azaz tudatni minden dolgozóval a pontos szabályokat, az ellenőrzés részleteit és a várható szankciókat. Érdemes beruházni megfelelő szoftverekbe, tűzfalrendszerekbe is, különösen, ha figyelembe vesszük a brit foglalkoztatási törvény fegyelmi ügyekre vonatkozó ez évi szigorításait.

Noel O’Reilly, a Personnel Today magazin szerkesztője úgy véli, hogy egyértelműen az internetes és e-mailes visszaélések eredményezik a legtöbb fegyelmi ügyet. Ő is hangsúlyozza a kommunikáció fontosságát. Fontos, hogy a munkáltatók világosan tudassák a dolgozókkal, mi elfogadható és mi nem a vállalati internet- és e-mail-használatban – vallja a szakértő.