A szolgáltatói szektor közismerten tudásintenzív terület, de egyre inkább azzá válik a többi ág is. A vállalakozások, mûködjenek akár az iparban, akár a mezõgazdaságban, létük fenntartásához és a fejlesztéshez egyre több információt kényszerülnek felhasználni. Nem csupán a vállalkozói szférában, hanem a kormányzati, önkormányzati munkában is egyre szerteágazóbb információs bázison kell az aktuális feladatokat elvégezni. A feldolgozandó információk mennyisége pedig gyorsuló ütemben nõ. A rendkívül agresszíven és egyre rövidebb ciklusokat felölelve megújuló információs technológiák pedig még tovább dinamizálják az új információk keletkezését.

Az internet e tekintetben alapvetõ változásokat hozott. Megszüntette az információk monopolizálhatóságát, egy világméretû és napról-napra több millió oldallal bõvülõ tudáshalmazt hozott létre mindenki által hozzáférhetõ módon. Elértük az információk egy olyan tömegét amikor éppen ez okozza a legtöbb gondot. Számos értékes információ jut el mindenkihez, mégis amikor konkrét módon szükség van meghatározott információra, úgy ahhoz csak nagyobb nehézségek árán lehet hozzájutni.

E folyamat kezelhetõvé tételének igénye volt az, amely életre hívta a tudásmenedzselés fogalmát és nem utolsó sorban gyakorlatát. A csak adott célra szükséges információk feltérképezése, összegyûjtése, rendszerezése és szûrése, valamint szétosztása lassan új tudományággá válik.

Az Online Marketing Ügynökség „Üzlet az Interneten „ elnevezésû konferencia sorozat tizenkettedik és február 19-én megtartott rendezvényeként ezért is választottuk témánk címül: A belsõ portálok a tudásmenedzsment szolgálatában. Az Internet, a kezdeti nagy fellángolás után, lassan a helyére kerül, valós funkciókkal és szerepekkel. Tudásgyûjtõ és az elosztó szerepe azonban egyre jelentõsebbé válik.

Megfelelõ keresési technikákkal, infobrókerek (információgyûjtésre szakosodó szakemberek) igénybevételével szinte nem található olyan kérdés, amelyre választ ne kaphatnánk.
A gyors fejlõdés azt eredményezte, hogy korábban egymástól elkülönülõ területek határai kezdenek elmosódni, miként ez tapasztalható az internet-intranet-extranet vonatkozásában is.
Az internet területén kifejlesztett technológiák – például portálépítés – alkalmazhatók a belsõ portálok létrehozásánál is. (Belsõ portál alatt egyaránt értem a vállalkozások vállalati portáljait, a kormányzati-önkormányzati , tudományos vagy oktatási intézményi stb. portálokat is.)
Márpedig ha adott a technológia és az igény, akkor innen már viszonylag gyorsan el lehet jutni a vállalati intranet egy fejlettebb formájához: az információs portálhoz. Innen pedig már egy minõségi ugrás vezet minket a tudásportál fogalmához.

Egy vállalkozás vagy bármely szervezet elõre és jól meghatározott célokkal jön létre. A célok megfogalmazásához egy széleskörû információs halmazt kell feldolgozni, elemezni, értékelni. S ha már mûködik minden, az információ igény akkor sem csökken. Sõt, a gyorsan változó piaci helyzet, újabb és újabb versenytársak megjelenése avulttá teszi a korábbi információ feldolgozó módszereket. Csak egy dinamikus információ-feldolgozó mechanizmus képes a kor újabb követelményeinek megfelelni.

Egy-egy vállalkozás mûködése egyre inkább válik hasonlóvá az emberi szervezethez. A környezetben végbemenõ változások gyors felismerése és az arra adott megfelelõ válasz ugyanolyan pulzálást igényel, mint amikor az ember szemével észlel, agyával feldolgoz, és ad utasítást a cselekvésre.
Ma mindez térben és idõben rendkívül széttagolt módon valósul meg napjaink gyakorlatában. A vállalati tudásportál feladata éppen az, hogy célzottan egymással való összefüggésében gyûjtse a külsõ és a cselekvések eredményeit leíró belsõ információkat, azokat rendszerezetten mutassa be - mintegy a vállalkozás szemeként - a tudásportálon, alátámasztva és segítve a menedzsment – az agy – értékelõ és célmeghatározó funkcióját és egyben személyre szabhatóan biztosítva a végrehajtásban érdekeltek számára a feladatuk elvégzéséhez szükséges információkat.

Konferenciánkon mintegy alapozásként éppen ezért tekintettük át a tudásmenedzselés folyamatát és azokat az IT megoldásokat, melyek egy ilyen portál megépítéséhez szükségesek.
Megállapítható volt, hogy a informatikai szállítók egyre felkészültebbek a megfelelõ megoldások prezentálásában és néhány hónapos átfutási idõ alatt a hardverberuházásokhoz mérten lényegesen kisebb költségbõl elindítható egy tudásportál kiépítésének folyamata.

Egyre inkább egyértelműbbé válik, hogy a piaci verseny két területre koncentrálódik. Melyik vállalkozás képes gyorsan és hatékonyan feldolgozni a piaci információkat, az ügyfelet maximálisan kiszolgálni – lásd ügyfélkapcsolati rendszerek CRM gyors térhódítását – és melyik tudja a leghatékonyabb marketinggel meggyõzni ügyfeleit termékei , szolgáltatásai megvásárlására. Ebben a folyamatban az már a legtermészetesebb, hogy a terméket kiváló minõségben, a szolgáltatást a legprofesszionálisabb módon állítják elõ.
Egy tudáspotál kiépítésének elhatározása azzal az elõnnyel is jár, hogy gondolati rendszerezésre késztet mindenkit aki e munkában részt vesz , hisz súlypontokat kell képezni a fontos és a kevésbé fontos között. Ily módon tehát nem a megfelelõ technikai megoldások megtalálása jelenti a legfõbb gondot hanem olyan külsõ vagy belsõ munkatársak megtalálása akik képesek rendszerszemléletben, a szervezeti hierarchiától független módon tekinteni egy vállalkozásra – vagy bármely már belsõ portálépítést elhatározó szervezetre - annak múltjával és stratégiájával együtt.
Sok választási alternatíva nincs. Az úton el kell indulni.

Nyirõ András
Pénzügyi és informatikai tanácsadó