A beilleszkedés segítése nagyon fontos, mert ha hosszú távon tervezünk az újonnan felvett kollégával, a szakmai kibontakozása mellett a szervezetünk aktív tagjává kell(ene) válnia. Ha valaki jól érzi magát a munkahelyén, megtalálja a helyét a szervezetben, a közösségben, ha hasznosnak érzi magát, valószínűleg jól is teljesít, és kevésbé könnyen csábul el egy esetleg anyagilag valamivel jobb állásajánlat esetén is. A közösséghez tartozás érzése a lojalitás alapja, ez pedig a mostani munkaerő-piaci helyzetben szinte minden másnál fontosabb a cégek számára.
Azt, hogy valaki megtalálja a helyét a munkaszervezetben és a csapatban, nem érdemes a véletlenre bíznunk. A vezető tudatos tervezéssel nagyon sokat tehet ezért. Ahhoz, hogy valaki mihamarabb a szervezetünk hasznos, tevékeny tagjává váljon, a beilleszkedési időszakban van néhány lépés, amit nem érdemes kihagynunk.
Fontos, hogy a frissen alkalmazott munkatárs már az első éles munkanap előtt rendelkezzen bőven információval arról, hogy pontosan mi vár rá, hogyan érkezzen, mik lesznek a feladatai például az első héten. Sokan totálisan elveszettnek érzik magukat az első napokban még akkor is, ha rendesen átadta a munkát az előző kolléga. Az egyik leggyakoribb probléma, hogy az új kolléga az első néhány napban tétlenül ül, mert nem kapott elegendő információt arról, hogy pontosan mi is a feladata. A többiek még nem delegálják a feladatokat, ő pedig kissé bizonytalan a hogyan és mit kérdéseket illetően. Általában pedig már van munkatapasztalata, sőt, alkalmasnak ítéltük a pozícióra, így nyugodtan rábízhatunk konkrét feladatokat. Ha a pályakezdővel van dolgunk, akkor sem kell munka nélkül üldögélnie az iroda közepén, akár besegíthet egy kollégának valamelyik futó projektünkbe. Így megismeri a csapatot, és hasznosnak érezheti magát.
Az elveszettség érzésének csökkentésében az is segít, ha olyan praktikus információkat is megosztunk az újonnan érkezettel, mint hogy hogyan működik a kávégép, hol szoktak ebédelni a kollégák, vagy éppen hol talál a közelben boltot, ha vennie kell valamit. Persze, ezek a munka szempontjából felesleges információk. Nagyon sokat jelentenek viszont abban a tekintetben, hogy mennyire kezdi otthon érezni magát valaki egy adott környezetben. Minél előbb mozog otthonosan, annál előbb fog elkezdeni hatékony munkát végezni.
Ha nem beszél, az a baj, ha túl sokat, az a baj
A feladatok átadásánál figyeljünk arra, hogy elegendő, de ne túl sok információt öntsünk az újonnan érkezett kolléga nyakába. Az a célunk, hogy önbizalmat kapjon a munkához, és nem az, hogy fulladozzon az információhegyek alatt, és szorongjon. Lássuk be, mindenki korlátozottan tud információt befogadni egy-egy alkalommal.
A legjobb, ha születik egy írásos forgatókönyv, ahogy ez a nagyobb vállalatoknál általában megszokott. Ebbe beleírhatjuk az alapvető működési szabályokat, a vállalat felépítését, a munkaköri leírást, a konkrét feladatokat is. Emellett persze a közvetlen munkájához kapcsolódó gyakorlati lépéseket is, kvázi egy sorvezetőt adva a kezébe. Ne feledjük a belépési jelszavakat, a különféle eszközök használatának bemutatását és a kollégák elérhetőségeit sem!
A kontaktok közül a legfontosabb, hogy mindkét fél számára egyértelműen kijelöljük, ki lesz az a munkatárs, akihez az újonnan belépő kérdéseivel, problémáival fordulhat. Ha a mellette ülőket nem hagyja dolgozni az óhatatlanul felmerülő kérdések miatt, az épp annyira kevéssé hatékony, mintha a legapróbb dologgal is a főnökhöz szalad.
Az optimális megoldás, ha a betanulási szakasz alatt dedikáltan kijelölünk egy kollégát, aki mentorként segíti az új munkatárs beilleszkedését. Az időtartam változó, de az a tapasztalat, hogy minél magasabb szintű a pozíció, annál több időt kell szánni a beillesztési folyamatra. Van, akinek a munkaköre csak egy-két napos mentorálást tesz szükségessé, ám van amikor akár fél évig eltart ez az időszak. De átlagosan egy-három hónapot szoktak a cégek betanítási időszakként kezelni – sok helyen a próbaidőt tekintik ennek.
A mentor segíthet abban is, hogy az új kolléga könnyebben megismerje a szervezeti elvárásokat, a munkahelyi kultúrát, a viselkedési szabályokat és, ha van, az etikai kódexünket. A támogató kolléga bemutatja az új munkatársat a régieknek, körbevezeti, sőt, akár egy kötetlen kávézást, ebédet is szervezhet, hogy friss munkatársunk ne érezze kirekesztettnek magát a már kialakult klikkekből.
Próbaidő – nem csak papíron
A betanulási időszak alatt jó, ha van egy tervünk arról, hogy mit és mikorra várunk el a kollégától. Mennyi idő alatt gondoljuk, hogy tényleg önállóan tud majd dolgozni? Mikor kell az első egyedül elkészített jelentését/beszámolóját leadnia? Hogyan akarjuk ellenőrizni, hogy hogy halad? Ha ezekre a kérdésekre előre tisztázzuk a válaszokat, rögzítjük, hogy mit és mikorra várunk el, az a munkáltatónak és munkavállalónak is segít az első hetek bizonytalanságát leküzdeni, és szükséges ahhoz is, hogy a próbaidő végén korrekt értékelést tudjunk készíteni.
Lehet, hogy soknak tűnik a tennivaló, mert azt hittük, fellégezhetünk, ha a nehéz és munkás kiválasztási folyamat után végre megtaláltuk az ideálisnak tűnő új munkatársat. De érdemes még egy kis energiát fordítani az új emberre a szerződés aláírása után is. Ha segítség nélkül dobunk mély vízbe valakit, könnyen előfordulhat, hogy nem sok idő múlva ismét toboroznunk kell...
Osztrozics Dóra – Timár Gigi
