Milliókat spórolhatnának a cégek digitális aláírásokkal

Milliókat spórolhatnának a számlák és a teljesítés igazolások digitalizálásával a magyar vállalkozások az elektromos aláírások használatával – írja a Docler Coport.

A NAV új, ingyenes számlázó programja várhatóan újabb vállalkozások számára világít rá, hogy mennyivel könnyebb és gyorsabb számítógépen elkészíteni a számlákat. Ha az így - vagy más számlázó programokban - készülő számlákat és akár a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolásokat is elektronikusan aláírnák a cégek, akkor azok kinyomtatása is elkerülhető lenne, a dokumentumok a digitális térben maradnának.

Amellett, hogy egyszerűbb és gyorsabb a kezelés digitálisan, a nyomtatás, a posta vagy a futár díjak és az adminisztrációs munka - a nyomtatással, postázással, archiválással töltött idő - is érezhetően csökkenthet. Mindez nem utópia, elsősorban a cégvezető döntésén múlik, hogy havi néhány ezer forintos díjért kiváltja-e az ehhez szükséges e-aláíró tanúsítványt. Bár a technológia viszonylag régóta adott, sok cég eddig ragaszkodott a papíralapú ügymenethez.

Felgyorsulhat a digitális evolúció

Érvényes az emailben megkötött szerződés?
Az emailben megküldött ajánlatok, szerződések, jognyilatkozatok vajon érvényesek-e, keletkeztetnek-e kötelezettséget a küldő, illetve a címzett számára, illetve vita esetén bizonyítékként felhasználható-e? Erről kérdeztük az act legal | Bán és Karika Ügyvédi Társulás szakértőjét, dr. Ferenczi Mónika ügyvédet.
„Eddig is voltak vállalatok, amelyek számlázó programot használtak, azonban az új szabályozás miatt várhatóan tömegesen térhetnek át a cégek - elsősorban is a kkv-k - a papíralapú számla helyett a digitális számlázásra. A NAV számlázó rendszeréből bármelyik hazai vállalkozás állíthat ki számlát ingyenesen, de attól, hogy a számla digitálisan, számítógépen jön létre, még nem válik automatikusan e-számlává.” - mondta el Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője.

„A hatályos ÁFA törvény szerint a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adat tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ha a számlát elektronikus formában állítják ki, akkor ezen követelményeknek szabványos és hosszú távon is olvasható dokumentum formátumok - például PDF - használatával, illetve ezen dokumentumok elektronikus aláírásával és időbélyegzésével lehet a legegyszerűbben megfelelni. Ugyanígy aláírhatóak a számlához készülő teljesítés igazolások is elektronikusan, így a nyomtatás szükségtelenné válik. Mindez már egy kisebb méretű vállalat szintjén is érezhető megtakarításokat jelenthet, egy közepes- vagy nagyobb vállalat esetén pedig akár milliós nagyságrendben spórolhatnak a nyomtatáson, postázáson, és az adminisztrációs feladatok csökkentésével a cégvezetők.” – összegezte a szakember.

Mi kell ahhoz, hogy egy teljesítési igazolást ne kelljen kinyomtatni?

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelésével létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot, ugyanis ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. Azaz annak biztosítására és törvény vagy hivatal előtti bizonyíthatóságára, hogy a dokumentumot a digitalizálás után senki nem módosította. Erre az elektronikus aláírás vagy elektronikus időbélyegzés ad megoldást. Például egy teljesítési igazolás e-aláírása minden kétséget kizáróan képes ezt a feladatot ellátni. Az egységes szabályozásnak köszönhetően (eIDAS rendelet) ma már minden Európai Uniós tagállamban elfogadottak az elektronikusan aláírt dokumentumok. Azaz egy magyar vállalkozás által elektronikusan aláírt számla vagy teljesítés igazolás nemcsak Magyarországon, de minden tagállamban teljesen egyenértékű - jogi bizonyító erejét tekintve - a papíralapú dokumentummal.

Egyszerű, kényelmes, weboldalon elérhető e-aláírás

Az e-aláírások új generációja már felhőalapú szolgáltatásként is elérhető. Számítógépen, okostelefonon, tableten operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőn keresztül használható bárhol, bármikor. Az aláírás folyamata pedig olyan egyszerű és biztonságos, mint az internetes bankolás.  Ilyen módon a számlázás és teljesítésigazolás folyamata is könnyedén a digitális térbe terelhető.

E-számlázás és e-teljesítés igazolás 5 lépésben:

  1. A Szállító word formátumban előkészíti a teljesítési igazolási dokumentumot, majd például pdf formátumban elmenti.
  2. A Szállító cég erre jogosult munkavállalója – például pénzügyi vezető vagy cégvezető - néhány kattintással egy webes felületen keresztül aláírja teljesítési igazolást, akár egyesével, akár egyszerre több száz dokumentumot.
  3. Az e-aláírással ellátott teljesítési igazolást a Szállító e-mailen elküldi a Vevőnek, ahol a cégvezető – vagy más a teljesítés igazolására jogosult kolléga - ugyancsak néhány kattintással aláírja elektronikusan a teljesítési igazolást és visszaküldi e-mailen a vevőnek. Így a már mindkét cég aláírását tartalmazó dokumentum birtokában kiállítható a számla.
  4. A Szállító kiállítja a digitális számlát – általában pdf formátumban jön létre – és a fentiekhez hasonló módon elektronikusan aláírja azt.
  5. Az e-aláírással ellátott számlát e-mailen elküldik a Vevőnek.
Bemutatjuk a Piac & Profit Online Akadémia kurzusvezetőit!
Új szolgáltatással jelentkezik a Piac & Profit a hazai kkv-döntéshozók üzleti tudásának gyarapítása érdekében. Piac & Profit Online Akadémiát indítottunk a Piac & Profit Konferenciák legsikeresebb, legjobb előadói kurzusvezetői közreműködésével. Az online képzések egyre népszerűbbek, sokak számára elérhetőbbek. A konferenciákon felhalmozott tudásokat ajánljuk a kkv-döntéshozóknak és az adott szakma jövőjét előre megismerni akaróknak.

Véleményvezér

Aggasztó, hány évig élnek a magyarok – Romániában és Bulgáriában is jobb a helyzet

Aggasztó, hány évig élnek a magyarok – Romániában és Bulgáriában is jobb a helyzet  

A két ország újabb listán ver minket. 
A magyar idősek számíthatnak a legrövidebb élettartamra az EU-ban

A magyar idősek számíthatnak a legrövidebb élettartamra az EU-ban  

Még Bulgáriában és Romániában is tovább élnek az idősek. 
Nem lehetünk büszkék: ezen a listán is utolsó helyen szerepel Magyarország

Nem lehetünk büszkék: ezen a listán is utolsó helyen szerepel Magyarország  

Ukrajna és Románia is jobban teljesített. 
Hadházy Ákos megmutatta, hogyan szépül a hatvanpusztai Orbán-birtok

Hadházy Ákos megmutatta, hogyan szépül a hatvanpusztai Orbán-birtok 

Épül, szépül a körbezárt uradalom környéke is. 
Kövér Lászlónál betelt a pohár, megbüntette Hadházy Ákost

Kövér Lászlónál betelt a pohár, megbüntette Hadházy Ákost 

A független országgyűlési képviselőnek hétmillió forintba került egy régebbi Orbán-beszéd lejátszása a parlamentben. 


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo