A gazdasági válság hatására a cégek minden fronton igyekeznek racionalizálni, és lehetőség szerint csökkenteni a költségeiket. Ha pedig költségekről esik szó, szinte azonnal felmerül az irodabérlet díja, spórolásként pedig a távmunka lehetősége. Az irodától távol dolgozó alkalmazott több szempontból is jó megoldás lehet mindkét fél számára, a modern technikai eszközök segítségével pedig minden irodai szolgáltatás távolról is rendelkezésre áll. A technológiai fejlődés azonban már nem csak a dolgozó „kihelyezését” teszi lehetővé, hanem a teljes vállalkozás üzemelhet virtuálisan: a számlázást a számlázóprogram végzi, a könyvelőnkkel online tartjuk a kapcsolatot, a dokumentáció a felhőben rejtőzik. Csábítóan hangzik igaz? Hiszen egy teljes munkanapot eltölthetünk egy strandon a lábunkat lógázva, vagy úgy, hogy ki sem kelünk az ágyból.

Csakhogy vannak esetek, amikor nem tudjuk megkerülni az iroda használatát. (Hogy egy kávézó hosszú távon miért nem megfelelő erre a célra, arról itt olvashat részletesebben!)

Kép: Pixabay

A lakás nem megoldás

Mikro- és kisvállalkozások esetében bevett gyakorlat egy külön lakás bérlése, irodává átalakítása, de a legkisebb (2-3 fős) vállalkozások gyakran, legalább a kezdeti időszakban otthoni munkában, esetleg különféle kávézókban való munkavégzésben gondolkodnak. Egy irodának már alkalmas méretű, elhelyezkedésű lakás bérlése rezsivel együtt, de az átalakítás költségeit nem is számítva havonta 120-150 ezer forintot tesz ki. Ebben természetesen többen is dolgozhatnak, ugyanakkor nem elhanyagolható az az utánajárási költség, ami a saját bérleménnyel jár (számlák, javítások), illetve az iroda kialakítása is költségigényes.

Saját lakást home office-nak használni meglehetősen nagy rugalmasságot jelent, és kényelmes megoldásnak is tűnik. Ugyanakkor érdemes látni, hogy fontosabb ügyfelet otthon fogadni nem a legelegánsabb, irodának átrendezni költséges, de még akkor is nehezen elkerülhető, hogy látszódjon a lakáson a használat.

Ha a kávézó nem jó, a saját lakás nem tanácsos és az irodabérlés drága, akkor a közösségi iroda maradhat a legjobb opció. Egy jól elhelyezett közösségi iroda a városközpontban található, könnyen elérhető, bárhonnan érkezzen is az ügyfél. Rendelkezik tárgyalókkal, alkalmas üzleti megbeszélések, workshopok, ötletelések, előadások befogadására, és az ember érzi, hogy a napi munkájának dedikálja az ott töltött időt. Reprezentatív, ugyanakkor otthonos, a szükséges irodai infrastruktúrát biztosítja, de nem kerül többe naponta nettó 3-4 ezer forintnál, ami havidíj esetén fajlagosan még kevesebbet jelent. Emellett pedig akár új ügyfelekkel való megismerkedésre, tapasztalatcserére is lehetőséget ad, adott esetben pedig székhelyszolgáltatást is ellát. Eddig tart a pozitívum: csakhogy a közösségi iroda a mellett, hogy tényleg áldás lehet egy kisvállalkozásnak, átokká is válthat. Hangoskodás, ricsaj, nem diszkrét környezet, az esetleges biztonsági problémák:mind kellemetlenné válhatnak egy idő után. Ezeket elkerülhetjük, ha megfogadjuk az alábbi néhány szempontot a közösségi iroda kiválasztásánál.

Megfelelő a környezet?

Fontos megértenünk, hogy az iroda belső elrendezése és berendezése nagyban befolyásolja a hangulatunkat és a hatékonyságunkat. Ebben nagy szerepet játszik a habitusunk és a munkánk jellege is. Ha valaki a pörgős, izgalmas környezetet keresi, és napi feladataiban nem zavarja a ricsaj, akkor érdemes olyan közösségi irodát választania, ahol nagy az élet, jönnek mennek a vállalkozók, startupperek, ügyfelek. Viszont ha valakinek nagyobb nyugalomra van szüksége, vagy olyan a munkája, hogy gyakorta kell hívásokat fogadnia és/vagy indítania, akkor érdemesebb egy csendesebb irodát keresnie, olyan belső elrendezéssel, amely lehetővé teszi, hogy "elbújhasson" a többiek elől.

Elhelyezkedés

Bizony nem mindegy, hogy a közösségi iroda hol található. Részben a lokáció befolyásolja a felhasználók összetételét (ami az előző pontban leírtak miatt fontos,) részben pedig nagyban befolyásolja, hogy milyen ügyfélkörrel foglalkozunk. Ha a belvárosi fiatalokra alapozzuk a vállalkozásunkat, akkor az irodánk legyen központi fekvésű, jó tömegközlekedéssel, bringatárolóval. Viszont ha inkább cégvezetőket célzunk, akkor nagy és lehetőleg ingyenes parkoló legyen a közelben. Ennek oka egyszerű: egy fiatal értelmiségi valószínűleg szívesebben utazik metróval, míg egy idősebb cégvezető vélhetően az autót preferálja.

A többiek

Nem csak hangzavar miatt lehet zavaró az iroda többi használója. Lehetnek olyanok is, akik esetleg a versenytársaink, így bizonyos kockázatot jelent velük egy légtérben intézni az ügyeinket. Persze az éremnek ebben az esetben két oldala van, ha nem bízunk eléggé a saját ötletünkben és inkább egy kis ipari kémkedéssel szereznénk versenyelőnyt, akkor érdemes éppen a konkurencia szomszédságát keresni.

Azonban a dolognak van még egy vetülete: nem minden partner tűri jól ha egy üzleti tárgyalás kellős közepén gördeszkázó, vagy a közelben csocsózó fiatalok zavarják meg a gondolatmenetét. Így az elhelyezkedés mellett fontos felmérnünk azt is, hogy kikkel osztjuk meg a közös tereket. Ne sajnáljuk erre az időt.

Zöld gondolat

Akár egyéni vállalkozóként vágunk bele a nagy üzletbe, akár egy csapat tagjaként, az irodakörnyezet alapvetően befolyásolja majd a cégünk kultúráját és megítélését. Ha olyan üzletágba vágunk bele, illetve olyan partnerekkel, akik például a fenntarthatóságot értékelik, akkor győződjünk meg arról, hogy a közösségi irodaépület fenntartható módon működik. (Zöldnek lenni nem lila köd, ma már a fenntarthatóság bizony üzleti előnyt jelent!) Az épület energiafelhasználása mellett arra is figyelmet fordíthatunk, hogy a berendezés is lehet környezetbarát. Amellett, hogy jó minőségű, hosszú élettartamú bútorok és gépek álljanak rendelkezésre, jó ha az üzemeltető ezek sorsával az esetleges leselejtezés után is foglalkozik. Számos gyártó használ fenntartható erdőgazdálkodásból származó alapanyagot, és újrahasznosított műanyagból készülő termékekkel is mind több területen lehet kiváltani a korábban elterjedt tárgyakat.