Egy hazai műanyaggyártó Kft. vezetője legutóbb azt panaszolta el, hogy az infrastruktúra fejlesztésük mennyi ráfizetéssel valósult meg, mennyi nem tervezett költség terhelte az egyébként kiváló megtérüléssel tervezett projektjüket. Pedig az új gyártósor, gépbeszerzés, gyártás telepítést célzó projektjüket az egyik legjobb termelésirányító mérnökükre bízták. Elsősorban ez azért történt, mert nem akartak külső tanácsadónak, projektvezetőnek erre a munkára megbízási díjat fizetni, inkább a saját munkatársak között tervezték a munkát szétosztani, a meghirdetett prémiumot kifizetni.

Kép:FreeDigitalPhoto.net/digitalart

A projektet tudatosan, módszeresen, kipróbált, nemzetközileg is alkalmazott eszközökkel indították el. Volt célrendszer, volt projektterv, feladatok, felelősségek egyeztetve, megfelelő költségvetés és heti riportok az előrehaladás követésére. (Ezek pedig az alapjai a sikeres megvalósításnak - ld. keretes írásunkat.)Kockázatokat ugyan nem gyűjtöttek - azt remélve, hogy a szakmai tapasztalat segít a váratlanul jelentkező problémák kezelésében -, de nem is ez okozta az igazi veszteségeket - magyarázzák a Szinergia Kft. szakértői.

Az első kedvezőtlen jelek nem is a gyártósor fejlesztés kapcsán jelentkeztek, talán ezért is nem tulajdonított neki időben kellő jelentőséget. Évek óta nem volt baj a termelésben a minőséggel, a szerszámok karbantartása miatt a nem tervezett teljesítmény kieséssel, munkafegyelmi problémákkal. Néhány hét múlva azonban a vezető rájött, hogy valamit elrontott, rossz rossz döntés született.

Egy kiváló mérnököt, termelésirányítót vesztett el néhány hónapra és kapott érte egy közepes projektvezetőt. A meglévő projektvezetési ismereteket, készségeket nem mérlegelte, csupán a költségek, tervezett kiadások számait vették figyelembe a döntésnél. Az elmaradt haszon már az első hetek után meghaladta a külső projektvezető bevonásával járó tervezett költségeket, a teljesítmény kiesés, a minőségi hibák miatti minőségköltségek emelkedésével.

Vezetési tanácsadók és projektvezetők számára gyorsan és könnyen felismerhetők azok a helyzetek, melyek rövidtávon a megbízónak költségcsökkenést prognosztizálnak, de 1-2 napos helyszíni felmérés után nagy biztonsággal megállapítható, hogy a fejlesztés eredménye több elmaradt hasznot valószínűsít, mint egy külső projektvezető, tanácsadó bevonásának költsége. Ráadásul a közvetlen eredményszámok romlás mellett gyakran elmulasztjuk, hogy

- a munkatársak egy-egy jó projektvezetési gyakorlatot nap, mint nap lássanak működés közben, ezzel tanuljanak, tapasztalatot szerezzenek

- egy szakember feltárja azokat a számunkra természetes, de nem legjobb gyakorlatokat, melyeket már évek óta megszokásból használunk. Pedig a szembesítés eredménye sok esetben új innovatív megoldások bevezetése, amelyek hosszabb távon teszik eredményesebbé a működést.

- mindig is szerettük volna, ha a fiatal munkatársaink motiváltan, új kihívásokat keressenek a szervezeten belül, és ne azt várják türelmesen, hogy a műszaki, vagy beruházási vezetőnk nyugdíjba menjen, vagy éppen elhagyja a vállalkozásunkat. Ez a projektvezetési gyakorlat új karrierpályát mutatna többeknek, a fejlődésüket az egyre komplexebb projektek (infrastruktúrafejlesztés, termékfejlesztés, új szolgáltatás bevezetés, stb.) megvalósításában lássák.

Egy legutóbbi PMI Pulse felmérés eredményei szerint a szervezetek teljesítménye a stratégiai kezdeményezések 44%-a sikertelennek bizonyul. Hogy miért? A projektek 58%-a nincs megfelelő szervezeti stratégiához igazítva. Csupán 15%-uk mutat nagy agilitást, és a szervezetek csak 9%-a gondolja úgy, hogy kiválóan teljesítenek stratégia-végrehajtás terén. Ezek az adatok összefüggésben állnak azon tényekkel, amelyek szerint a magasan teljesítőknek kétszer annyi sikeres stratégiai kezdeményezésük van, mint az alacsonyan teljesítőknek, valamint előbbiek háromszor hajlamosabbak arra, hogy nagy agilitással rendelkezzenek, illetve az ő projektjeik kétszer akkora valószínűséggel a megfelelő szervezeti stratégiához vannak igazítva.

A cikk szerzője a Szinergia Kft. munkatársa