Így lesz gördülékenyebb a leltározás

A vállalkozások életében, illetve az üzleti tevékenységek során különböző leltári igények keletkezhetnek, melyek elvégzéséhez elengedhetetlen a megfelelő leltározási módszertan és technológia kiválasztása. Hogy pontosan milyen módszertanok ismertek, illetve melyiket, mikor érdemes választanunk? Íme a lehetőségek:

Vak leltár: A számolási tevékenység teljes körű egyeztetés nélkül fejeződik be. Az ellenőrzés csak mintavétellel történik.
Ikerleltár: Egymástól függetlenül két különböző leltározó ugyanazt a terméket egyszer-egyszer megszámolja. A számolási eredmények összevetését követően a különbözőségeket még egyszer egy, harmadik leltározó megszámolja. Ha a harmadszorra számolt mennyiség az első kettő valamelyikével megegyezik, akkor azt elfogadjuk végleges eredménynek, ha nincs egyezés, akkor egy negyedik ember is megszámolja, szuperellenőrzi, és az ő számolási eredményét tekintjük véglegesnek.
Tükörleltár: A vállalatirányítási rendszer elméleti készletértékeivel vetjük össze a számolt értékeket (lokáció, vagy termék alapon), és a különbözőségeket újraszámoljuk.
Statisztikai mintavételes leltár: Matematikai-statisztikai alapon választott cikkszám/lokáció kerül kiválasztásra, majd mennyiségi felvételre. A kiválasztott számolt eredményeket összevetjük az elméleti készletértékkel, és amennyiben a különbözőségek mértéke nem sérti a készlet teljességére vetített eltérés előzetesen várt mértékét, akkor a leltár befejezhető. (Magyarországon ez a típus nem tekinthető mérleg alátámasztó leltárnak)

A választást döntően a módszertanok által nyújtott pontosság és költségtényezők befolyásolják.

A vak leltár mind a pontosság, mind a költségek tekintetében az alacsony színvonalat képviseli. Így ennek alkalmazása alacsony értéksűrűségű, tömegtermékek esetén ajánlatos.

A statisztikai mintavételes leltárhoz elengedhetetlen a pontos elektronikus készletnyilvántartás, következésképpen a könyv szerinti érték és az aktuális érték maximum 2%-ban térhet el. Jellemzően raktárakban használjuk ezt a módszertant, ahol a készletmennyiség igen magas (minimum 1000 db-os szortiment, termékféleség), és fennáll a Pareto-elv, azaz, hogy a szortiment 20%-a képviselje a készletérték 80%-át. Előnye, hogy alacsony költség mellett számos esetben elfogadható pontosságot nyújt.

A törvény szerint

A számviteli törvény előírja, hogy „a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak kell lenniük.” A beszámolóban foglalt tételeknek leltárral való alátámasztása az egyik garancia arra, hogy a mérlegben kimutatott eszközök és források a valóságban is léteznek. A számviteli törvény nem a leltározásra, hanem a leltár készítésére tartalmaz kötelezettségeket, abból kiindulva, hogy lehetővé teszi a leltár készítését a számviteli alapelveknek megfelelő, főkönyvi könyvelés adataival értékben egyező naprakész mennyiségi nyilvántartás alapján is. Ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségű nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról leltározással köteles meggyőződni, és az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél kell elvégeznie. Itt olvashat a részletekről.

Az ikerleltár alkalmazása akkor célszerű, amikor nincs folyamatos elektronikus készletnyilvántartás, vagy annak működtetése meglehetősen laza keretek között történik. Az ikerleltár erőforrás igénye a többi módszertanhoz képest nagyobb mértékben függ a számolók/szkennelők pontosságától, monotonitástűrő képességétől. Ezen leltártípus költségterhe legalább közepes értéksűrűségű termékek esetén javasolt.

A tükörleltár közepes költség mellett magas pontosságot biztosít, így alkalmazási területét tekintve elsősorban raktárakban célszerű, de kiskereskedelemben is erősen ajánlott. A kiskereskedelemben a hatékony lebonyolítás szakszerű előkészítést igényel a leltári szempontból könnyen kezelhető tárhely szintű készletinformációk hiánya miatt. Pontossága tapasztalataink szerint csak kicsivel múlja alul a tükörleltári módszertan által biztosítottat, bár ennek megítélése számos tényezőtől függ.

A leltározási módszertan kiválasztásának jelentős hatása van a valós készletmennyiség pontos meghatározására, de ezen kívül még az objektivitás is kardinális jelentőséggel bír. Az objektivitásnak alapvetően két sarokköve van.

Az egyik, hogy nem alkalmazunk olyan módszert, ahol a leltározó előtt ismertté tesszük az elméleti készletértéket, mert az túlságosan „megvezetheti” számolási motivációját.
A másik pedig, hogy úgy alakítjuk ki a csapatot, hogy ne legyen olyan leltározó, aki a mindennapi munkája során is az adott készlettel foglalkozna, mert így elvesszük a teret arról, hogy „háttér kalkulációk” mentén alakuljon ki a leltár eredmény.

Az objektivitás emberi tényezőjének minimálisra csökkentése, vagy eliminálása meglehetősen nehéz feladat, amíg az ember a saját keretein belül gondolkodik, de kitekintve található olyan szolgáltató ma a magyar piacon, aki ezt a nehézséget ki tudja küszöbölni.

Leltározás, mint kiszervezett tevékenység

A leltározási feladatot olyan vállalat látja el, melynek ez a kulcstevékenysége, így azt a megbízó vállalatnál hatékonyabban, akár magasabb minőségi szinten képes elvégezni. Eközben pedig a megbízónak is több szabad kapacitása marad, melyet saját főtevékenysége ellátására allokálhat.

Kiszervezéssel olyan előnyökre tehet szert, mint a

pontos, objektív kép a készletállományáról
kontrollálható leltározási költség
legkedvezőbb időszakban elvégzett leltár (éjszaka, vasárnap, ünnepnapokon stb.)
fő feladatukra koncentráló, elégedett dolgozók.

Így a leltározás kiszervezése nem csak nagyobb költséghatékonyságot, és a mindennapi tevékenységek gördülékenységét jelenti, hanem ekkor élhetünk a régi mondás erényével is, miszerint „a megfelelő ember a megfelelő munkát végezze”.

Puskás Eszter & Takács András Momentin