A vevői kockázatok kezelése és a tudatos követeléskezelési rendszer nem adminisztratív többletteher, hanem a stabil működés egyik alappillére. Ha a cég időben felismeri a kockázatos vevőket, megfelelő szabályozást és megelőző pénzügyi eszközöket alkalmaz, jelentős veszteségeket előzhet meg.

Mik is azok a vevői kockázatok?

A vevői kockázat fogalma nem csupán a nem fizetést jelenti, hanem minden olyan helyzetet, amikor az ügyfél nem vagy nem időben teljesíti pénzügyi kötelezettségét. Ide tartozik a fizetési késedelmeken túl a részleges teljesítés, az elérhetetlenné válás, vagy épp a jogvitákba torkolló ügyek.

Sok KKV egy vagy két nagyobb vevőt kiszolgálva működik, ami vevői koncentrációt jelent. Ez önmagában is kockázatos: ha ez a partner fizetési nehézségekbe ütközik, a cég kitettsége kritikus szintre emelkedhet.

Nem ritka, hogy egy régi, jó kapcsolatnak hitt partner sem teljesít időben, vagy meglepetésszerűen „bedől”. A bizalom értékes, de a fizetőképesség nem morális, hanem pénzügyi kérdés. A késedelmek, és az ezekből fakadó financiális csúszások előreláthatatlan, de valódi költségeket jelentenek: például a saját beszállítók időre történő kifizetésének nehézségét, drágább hitel igénybevételét, vagy épp a cégvezetés idejének felemésztését.

A megelőzés az első lépés – Tudatos előszűrés és vevőminősítés

Az egyik leghatékonyabb védekezés a tudatos partnerválasztás. Új vevő esetén nemcsak az a fontos, hogy mit rendel, hanem az is, hogy mivel fog fizetni.

Ma már elérhetők azok a céginformációs rendszerek (pl. Opten), amelyek segítségével ellenőrizhető a partner előélete: van-e folyamatban lévő végrehajtás, mekkora az árbevétele, hány főt foglalkoztat, milyen gyorsan fizet az iparági átlaghoz képest.

De a vevőminősítés nemcsak információgyűjtést jelent. Egy egyszerű, belső minősítési rendszer is sokat segíthet: a cégvezető vagy az értékesítő munkatárs szubjektív benyomásai kiegészíthetik az objektív adatokat. Ha egy partner érdeklődése elnagyolt, alkudozik, vagy nem ad egyértelmű válaszokat a fizetési feltételekre, az általában nem jó jel.

A szerződések szerepe is meghatározó. Ahelyett, hogy általános sablonokat alkalmaznánk, érdemes az egyes partnerek sajátosságait figyelembe véve testre szabott fizetési feltételeket kidolgozni. Egy nagykereskedelmi partnerrel más szabályozás életszerű, mint egy projektalapú megrendelővel.

Írásban minden világosabb – A jól működő részletfizetési szabályzat szerepe

A fizetési fegyelem csak akkor érvényesíthető, ha annak keretei előre rögzítettek. Ezért alapvető, hogy minden partnerkapcsolatban legyen írásos dokumentum az elszámolási szabályokról. Az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) vagy egyedi szerződések közé rögzíthető a fizetési határidő, az elfogadott fizetési módok, a késedelmi kamat mértéke, a vitarendezés menete.

Egy KKV számára az is segítség lehet, ha kialakít egy új vevőkre alkalmazott belső részletfizetési szabályzatot. Ebben meghatározható, hogy mekkora rendelésérték felett kér előleget a cég, milyen feltételekkel enged meg részletfizetést, illetve hogyan kezeli a fizetési csúszásokat.

Fontos, hogy a kommunikáció legyen egyértelmű, de barátságos. Egy szakszerű, korrekt nyelvezetű levél vagy e-mail sablon segíthet abban, hogy a szabályozottság ne tűnjön bizalmatlanságnak. A transzparencia a hosszú távú partnerkapcsolatok alapeleme, és segít elkerülni a kellemetlen meglepetéseket mindkét fél számára.

Amikor mégis bekövetkezik: követeléskezelés okosan és fokozatosan

A leggondosabb előszűrő munka és vevőminősítés ellenére is előfordulhat, hogy egy-egy partner nem fizet időben. De mikor tekinthető valóban „problémásnak” egy számla? Nem a fizetési határidő utáni első napon, de pár nap késedelem után már érdemes elkezdeni az utókövetést. A legfontosabb, hogy ne hagyjuk kicsúszni a helyzetet a kezünkből.

A belső követeléskezelés első lépése a barátságos, de határozott emlékeztetők kiküldése. Ezek lehetnek e-mailek, telefonos megkeresések vagy fizetési felszólítások. A lényeg a tájékoztatás, nem az azonnali nyomásgyakorlás: sokszor egy figyelmes, empatikus hangvételű megkeresés is eléri a célt.

Ha a belső eszközök nem vezetnek eredményre, érdemes megfontolni egy külső, professzionális követeléskezelő bevonását. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a kintlevőség jelentős összegű, vagy ha a partner többször is elmulasztotta a fizetést. Fontos azonban, hogy a külső partner kiválasztása körültekintő legyen, hiszen a stílusuk a saját céged megítélését is befolyásolhatja.

A megfelelő időzítés fontosságát azonban nem lehet elégszer hangsúlyozni: az azonnali, de nem agresszív reakció képes a legnagyobb arányban eredményre vezetni. Egy határozottan kezelt kintlevőség sokszor még összetettebb jogi lépések nélkül is rendezhető.

Megelőző pénzügyi megoldások: nem kell megvárni, hogy baj legyen

A megelőzés mindig olcsóbb, mint a kármentés. A vevői kockázatokat már a szerződéskötés előtt vagy legalább az első nagyobb ügylet előtt érdemes áttekinteni. Egy egyszerű céginformációs lekérdezés, vagy egy múltbeli fizetési szokásokat értékelő riport már sokat segít, azonban a faktoring szolgáltatás igénybevétele esetén ennél sokkal részletesebb vevőminősítés történik, ami sok bosszúságtól megkímélhet, vagy épp biztonsági lépésekre sarkallhat.

A MagNet Faktor Zrt. egy megbízható és sokak által választott pénzügyi szolgáltató, amely vállalkozások számára kínál faktoring szolgáltatásokat.

Szolgáltatásaik közé tartozik:

• Számla faktorálása: Lehetővé teszi a hosszú lejáratú számlák azonnali kifizetését.
• Visszkereset nélküli faktoring: A finanszírozás mellett ebben a konstrukcióban a szolgáltató átvállalja a vevők nemfizetésének a kockázatát.
• Export faktoring: Segítséget nyújt külföldi piacokon történő terjeszkedéshez, mérsékelve a kockázatokat a külföldi megrendelőkkel kapcsolatban.
• Biztosított faktoring: Olyan konstrukció, amely követelés biztosítási szolgáltatással kiegészített, védi a vállalkozást, ha nem ismeri jól a vevő fizetési szokásait, vagy a szokásosnál nagyobb megrendelést kapott.

A társaság elkötelezett amellett, hogy gyors és rugalmas ügyintézéssel, valamint több évtizedes szakmai tapasztalattal támogassa ügyfeleit pénzügyeik hatékony kezelésében.

A biztosított faktoring az egyik legkomplexebb megelőző megoldás: a finanszírozáson túl védelmet is nyújt. Ez a biztonsági háló jól jöhet, ha új partnerrel kezdünk együttműködni, vagy esetleg egy nagyobb megrendelés van a láthatáron.

Társas pénzügyek: a cash flow stabilitása a követeléskezelés tükrében

A nemfizetés vagy a késve fizetés egyetlen vevő részéről is dominóhatással járhat a cég cash flow-jára nézve. Ha a kimenő számlák után nem érkezik be időben a pénz, a bérek, adók, beszállítói számlák fizetése is akadozhat.

A rendszeres, tudatos követeléskezelés azonban stabilizálja a cash flow-t. Egy átlátható, előre ismertetett fizetési rend, az időben küldött emlékeztetők és egy felkészült pénzügyi csapat kulcsa lehet annak, hogy a likviditás kiszámítható maradjon.

Ebben a rendszerben a pénzügyi partnerek összehangolt munkája is lényeges: a könyvelő, a bank, a faktorcég és a jogi tanácsadó is ugyanazt a célt kell szolgálja: a céged pénzügyi biztonságát.

Egy vállalkozás nem lehet erősebb, mint a leggyengébb láncszeme – és ez gyakran a vevői oldal. Ezért a tudatos vevőkezelés nem bizalmatlanság, hanem a hosszú távú partnerség egyik alappillére.

(x)