Az ilyen és ehhez hasonló helyzetekre a Polgári Törvénykönyv, az ügyvédi törvény, a Cégtörvény, a Polgári Perrendtartás és a vonatkozó európai uniós szabályozás mellett a társaság létesítő okiratában kell keresni a megoldást.
„A jogszabályok szerencsére lehetőséget biztosítanak arra, hogy a társasági döntéshozatalra személyes jelenlét, sőt akár fizikai aláírás és postai szolgáltatások nélkül, elektronikus aláírás használatával is sor kerüljön. Figyelemmel kell lenni azonban a társaságok alapító okiratára, sok vállalkozás ugyanis nem gondoskodott időben a távollevők közötti döntéshozatal engedélyezéséről, vagy kifejezetten kizárta azt. Ilyen esetben meg kell vizsgálni, hogy milyen módon lehet az alapító okiratot a lehető leggyorsabban módosítani” – mondta Kelemen Dániel, a Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértője.
Az ülés tartása nélküli döntéshozatal
Amennyiben a társaság létesítő okirata lehetővé teszi, a társaság tulajdonosai ülés tartása nélkül, távszavazás útján - akár otthonról - is dönthetnek a társaság legfőbb szervének hatáskörébe tartozó kérdésekben. Kivételt képeznek ez alól a nyilvánosan működő részvénytársaságok, esetükben ugyanis kizárt az ülés tartása nélküli határozathozatal lehetősége.
Az ülés tartása nélküli határozathozatali eljárás akkor eredményes, ha a tagok legalább annyi szavazatot megküldenek az ügyvezetés részére, amennyi a határozatképességhez szükséges lenne egy rendes ülés tartása esetén.
Konferenciaülés
Ha a társaság létesítő okirata lehetővé teszi, a tagok személyes részvétel helyett elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével is részt vehetnek a legfőbb szerv ülésén, amely lehetőséggel élhetnek egyes tagok, vagyis ún. vegyes ülést tarthatnak, de lehetőség van arra, is, hogy a társaság tagjai konferenciaülést (telefon-, video- vagy webkonferenciát) tartsanak, ahol minden egyes tag elektronikus úton vesz részt a legfőbb szerv ülésén. A Magyar Ügyvédi Kamara pontosan meghatározta azokat a felületeket, amelyek használhatóak ilyen esetekben (Skype, Zoom, Microsoft Teams, bluejeans.com).
„A konferenciaülésen történő határozathozatal a taggyűlésen történő határozathozatalnak minősül, ezért a konferenciaülések esetén is figyelembe kell venni a legfőbb szerv ülésével kapcsolatos általános szabályokat. Így például az összehívására, napirend közlésére, határozatképességére, határozathozatalra vonatkozó elemeket” – tette hozzá dr. Kelemen Dániel.
Ahhoz, hogy egy társaság tagjai (részvényesei) konferenciaülést tarthassanak, a társaság létesítő okiratában előzetesen meg kell határozni az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket, valamint azok alkalmazásának feltételeit és módját úgy, hogy a tagok azonosítása, a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikáció biztosított legyen.
A konferenciaülésről főszabály szerint nem kötelező írásos formájú jegyzőkönyvet készíteni, csupán arról kell gondoskodni, hogy az ott elhangzottak és a meghozott határozatok rögzítésre kerüljenek úgy, hogy azok utóbb is ellenőrizhetők legyenek. Kötelező azonban jegyzőkönyvet készíteni, ha a társaság tagjai (részvényesei) által az ülésen meghozott határozatok olyan tárgyú döntéseket tartalmaznak, amelyek érintik a társaság cégjegyzékbe bejegyzett adatait, és ezért azokat be kell nyújtani az illetékes cégbírósághoz (ilyen döntés például a létesítő okirat módosítása, ügyvezető kinevezése, könyvvizsgáló kinevezése).
Ügyvédi közreműködés „távolról”
A létesítő okirat módosítása és a cégbírósági eljárás ügyvédi (jogtanácsosi) közreműködéshez kötött. Az ügyvédi törvény azonban lehetőséget biztosít arra, hogy a felek azonosítására és nyilatkozataik rögzítésére a jogi képviselő elektronikus kommunikáció (pl. Skype, Zoom) igénybevételével kerítsen sort.
Ennek eredményeként a jogi képviselő a létesítő okiratot a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalhatja, és akár elektronikusan is aláírhatja (mellőzve a papír alapú ellenjegyzést). Ez az eljárás alkalmas a külföldön tett nyilatkozatok esetében a felülhitelesítés (apostille) kiváltására is, hiszen e szolgáltatások elérése is problémássá vált a járványnak köszönhetően.
Ha a postát sem szeretnénk vagy nem lehet igénybe venni – a dokumentumok elektronikus aláírása
Ha az aláíró - tulajdonos vagy ügyvezető - a társasági iratot vagy más dokumentumot elektronikus aláírásával látja el, azzal megspórolhatja a postai kézbesítést vagy az aláíró személyes jelenlétét igénylő ügyintézést is.
Gyakran előfordul azonban, hogy egy jogszabály vagy az a szervezet, amely előtt a jognyilatkozatot felhasználják (például hatóság vagy bank), kifejezetten elvárja, hogy a jognyilatkozat az írásbeliség, illetve a teljes bizonyító erő követelményeit teljesítse. Ebbe a körbe tartoznak a társasági döntéshozatal során készülő okiratok is. Ahhoz, hogy egy elektronikus úton tett nyilatkozat írásban tett jognyilatkozatnak minősüljön, illetve teljes bizonyító erővel rendelkezzen, meg kell felelnie a jogszabályokban meghatározott formai követelményeknek.
Így lesz írásbeli az elektronikus nyilatkozat
A Polgári Törvénykönyv szerint akkor minősül írásba foglaltnak egy elektronikus úton tett nyilatkozat, ha azt olyan formában közölték, ami alkalmas a tartalom változatlan visszaidézésére, illetve a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozattétel időpontjának azonosítására.
„Ez egy olyan technológia-semleges szabály, ahol esetről esetre kell megvizsgálni, hogy az adott megoldás ezeket a követelményeket kielégíti-e. Az irányadó bírói gyakorlat szerint az elektronikus okirat abban az esetben tekinthető írásbelinek, ha legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el. Ilyen aláírás bármilyen technológiai megoldással létrehozható, amely biztosítja, hogy az elektronikus aláírás kizárólag az aláíróhoz köthető és alkalmas az aláíró azonosítására. Szintén követelmény, hogy az aláírás olyan módon kapcsolódjon az aláírt elektronikus okirathoz, hogy annak minden későbbi változása nyomon követhető legyen. Egy egyszerű email-aláírás nyilvánvalóan nem felel meg ezeknek a követelményeknek” – hangsúlyozta dr. Dékány Csilla, a Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértője.
A minősített elektronikus aláírások esetén nem magának az aláírónak kell gondoskodnia azokról a technikai feltételekről, amelyek biztosítják az aláírt okirat hamisítatlanságát, tartalmának valódiságát és változatlanságát, hanem egy harmadik fél, az ún. minősített bizalmi szolgáltató garantálja ezt.
Ki bocsáthat ki minősített aláíró tanúsítványt?
A minősített elektronikus aláírás tanúsítványát kizárólag minősített bizalmi szolgáltató bocsáthatja ki. Ezen szolgáltatók szigorú jogszabályi követelmények és hatósági felügyelet mellett működnek - Magyarországon a felügyeletet a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság látja el.
Az Európai Unió elektronikus aláírásokat szabályozó eIDAS rendelete biztosítja egy tagállam területén letelepedett minősített bizalmi szolgáltató által kibocsátott minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírásnak az EU valamennyi tagállamban azonos joghatással történő kölcsönös elismerését, így megkönnyítve a külföldön, például a külföldi ügyvezető vagy anyavállalat által tett jognyilatkozatoknak a magyarországi felhasználhatóságát is. Az EU ilyen szolgáltatóiról az Európai Bizottság interneten is elérhető nyilvántartást vezet.
Min múlik a teljes bizonyító erő?
A minősített elektronikus aláírások másik előnye - amellett, hogy Európa-szerte írásbeli okirat kiállítására alkalmasak - az, hogy a Polgári Perrendtartás szabályai szerint az ilyen aláírással ellátott magánokiratok egyben teljes bizonyító erejűnek is minősülnek, azaz vélelem szól amellett, hogy az okirat valóban az adott tartalommal és az adott személy által került aláírásra.
A minősített elektronikus aláírással rendelkező magánokiratok mellett teljes bizonyító erővel rendelkeznek a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott okiratok és – magánszemély aláírók esetén – az ún. azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatással (AVDH) hitelesített magánokiratok is.
„Az előbbi szintén minősített bizalmi szolgáltatók útján érhető el, míg az utóbbit a kormány biztosítja a magyarországi ügyfélkapu-regisztrációval rendelkező magánszemélyek számára. Ez utóbbi kapcsán fontos kiemelni, hogy az csak magyarországi természetes személyek részére elérhető, és az AVDH útján hitelesített aláírás nem minősül cégszerűnek, azaz a szervezeti képviselőként aláírt ilyen dokumentum nem lesz teljes bizonyító erejű. Bár ezen a téren vannak eltérő jogértelmezési álláspontok, de az bizonyos, hogy a cégjegyzékbe bejegyzett és a szervezeti képviselőhöz rendelt minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírások minden esetben teljes bizonyító erejű magánokiratok kiállítására alkalmasak” – tette hozzá Dékány Csilla.
