A hagyományos irodai szoftvercsomagban is található hírlevél készítő funkció, ez azonban csak abban az esetben használható teljes körűen, ha a levelezésünket is a hozzárendelt levelezőrendszerrel kezeljük. Ebben az esetben a címlista rendelkezésre áll, azonban a különféle címzettek más eszközön megtekintve eltérően láthatják az általunk szövegszerkesztőben elkészített anyagot.

A Gmailnek is van körlevél küldési funkciója, de ez üzleti környezetben már nem hatékony. Egy családi baráti összejövetel megszervezéséhez tökéletes, de ezres ügyfélszámhoz közeledve, nem igazán használható a rendszer. Aki mégis úgy dönt a Gmail-re voksol az itt talál egy oktató videót, hogyan is kell használni a google körlevél készítőjét.

De a kisméretű cégek számára sem ez az egyetlen elérhető megoldás, sok internetes cég kínál ennél jobb, ugyanakkor ingyenes megoldást a körlevélküldés problémáira. (Egy idő és bizonyos feliratkozó mennyiség fölött érdemes komolyan átgondolni, hogy milyen hírlevél küldő rendszert használunk. A Piac&Profit szakértője itt ad ehhez jó tanácsokat.)

A tapasztalatok szerint a magyar kisvállalkozók között a legnépszerűbb ilyen szolgáltató az amerikai MailChimp. Ez a szoftver kiválóan használható, ha maximum 2000 feliratkozója van egy cégnek és/vagy nem akar több levelet küldeni havonta 12 ezer darabnál.

Kiváló indítás például, hogy a hírlevél feliratkozó felület egyszerűen beilleszthető a vállalkozásunk Facebook oldalába vagy weboldalára is, ami egyszerűsítheti a feliratkozók gyűjtését.

A program főbb pontjai, alapfunkciói elérhetőek magyar nyelven is, de ha például saját, egyedi megjelenésű „template”-et szeretnénk készíteni, akkor már bírnunk kell az angol nyelvet, az ilyen finomságok ugyanis csak eredeti nyelven elérhetők – legalábbis egyelőre. A szoftver okostelefonon is használható, így nem kell a gép előtt ülnünk, hogy ellenőrizni tudjuk a hírleveleink állapotát, hogy hányan nyitották meg a levelet, hányak kattintottak, mire kattintottak és azt is, hogy kik törölték a levelet, vagy kik iratkoztak le.

A MailChimp regisztrációhoz szükségünk van felhasználónévre, jelszóra (amiben szám is van) és működő e-mail címre. Olyan e-mail címre, amely a hírlevél feladójaként fog megjelenni és ahová a feliratkozók adott esetben választ is küldhetnek. Ez fontos, a „noreply” e-mail címeket egyébként sem ajánljuk. Egyrészt az emberek nagy része kapásból spamnek értékel minden olyan levelet, amely ilyen típusú címről érkezik, másrészt megnehezítjük az olvasóinknak, hogy kapcsolatba lépjenek velünk. Ha ugyanis szeretne tőlünk valamit, nem elég egyszerűen a Válasz gombra kattintania, hanem ki kell keresni egy használható címet, ahol kapcsolatba léphet velünk. Az ügyfelek jelentős része ezt az erőfeszítést nem fogja megtenni…

A profil létrehozásához meg kell adni a hivatalos adatokat, vagyis a vállalkozás (az adatbázis kezelő) nevét, címét és a tájékoztató szöveget, amely minden hírlevél végére odakerül. (Ide kell beilleszteni majd a leiratkozó linket is. A MailChimp kínosan ügyel a jogi tisztaságra: mail nem mehet ki leiratkozó link nélkül.) Még azt is meg kell adnunk, milyen adatokat fogunk kérni a feliratkozóktól.

A hírlevélküldőben történt regisztráció után következő fontos lépés a lista létrehozása. Ez a lista tartalmazza a neveket, email címeket, illetve számos egyéb adatot, amit tárolni szeretnénk a feliratkozókról.

A listáinkat el kell neveznünk, ami nem csak a rendszer követelményei miatt fontos, de praktikus is, hiszen könnyen eligazodunk majd a saját magunk által létrehozott csoportok között. Fontos viszont, hogy véletlenül se adjunk olyan nevet a listának ami negatív lehet, Pl.: “Akik soha nem vesznek semmit” – tanácsolja Forgács Mariann, a BeSocial szakértője. Ha elfelejtjük javítani az adatmódosítási vagy a leiratkozási form-nál, ezt a nevet fogják látni az abban szereplő tagok.

Ne felejtsük el emlékeztetni az adatbázisunkban szereplőket, hogy mikor és hogyan kerültek a listára. Ezt ne csak azért tegyük meg mert másképp nem lehet továbblépni, hanem azért is mert jó ha tudják az emberek ezeket az információkat – teszi hozzá a szakértő.

Ez után a program segítségével kiválaszthatjuk, hogy a korábban feltöltött/összegyűjtött listánkból ki kapja meg a levelet. Itt lehet e-mail címre, feliratkozási dátumra, de akár aktivitásra is szűrni, azaz például csak azoknak kiküldeni a levelet, akik biztosan megnyitották az előzőt.

Növelhetjük a megnyitások számát, ha már a feliratkozáskor kiküldött visszaigazoló emaileknél megkérjük a leendő olvasókat, hogy azt a címet amiről majd küldjük a hírlevelet, adják a biztonságos küldők listájához. Így elkerülhetjük a levelek levélszemét mappába kerülését, amivel növelhető a megnyitási és kattintási arány is – tanácsolja a szakértő.

A hírlevélnek nem csak a html változatát kell elkészíteni, hanem az egyszerűbb levelezőt használókra való tekintettel az egyszerű szöveges változatát is – így lehetünk biztosak benne, hogy minden érdeklődő el fogja tudni olvasni a küldeményünket. Ezt a Mailchimp rendszere automatikusan generálja a html levélből.

A kiküldés után nagyon fontos, hogy vizsgáljuk meg a statisztikákat, amiket a rendszerek a rendelkezésünkre bocsátanak. Ilyenek a kiküldések, megnyitások, kattintások, leiratkozások, spam-nek jelölések száma. Fontos, hogy minden kiküldés után fordítsunk kellő figyelmet a statisztikákra és ha tudjuk, szűkítsük a célcsoportot. Nézzük meg mi érdekelte az olvasókat, melyik hírre kattintottak és ennek megfelelően szegmentáljunk. (Itt olvashat további tanácsokat a BeSocial szakértőjétől.)