Sok beszerző és cégvezető abban a hitben él, hogy a megrendelés elküldésével véget is ér a beszerzés feladata. Hiszen - gondolják - ha megrendeltünk valamit, az meg is érkezik, innentől a szállító felelőssége a dolog. Ez persze alapvetően igaz, valójában viszont sok kellemetlenségtől megkímélhetjük magunkat, ha tudomásul vesszük, hogy a beszerzés sokkal több a megrendelés elküldésénél.
Beszerzés = beérkezett, megfelelő minőségű és ár érték arányú áru, kért határidőre teljesítve.
Az előző egy mondat három kritikus pontot rejt magában. Nézzük őket sorrendben.
1. Beérkezett
Evidensnek tűnik, pedig nem az. Ha elküldjük a megrendelést, hátradőlünk és várjuk, hogy a beszállító szállít, időnként meglepetés érhet minket. Segíthet a helyzeten, ha a megrendeléskor megköveteljük a beszállítóktól, hogy küldjenek rendelés visszaigazolást.
Ennek két előnye is van.
Egyrészt a beszállító rákényszerül, hogy ellenőrizze például a megrendelésen szereplő szállítási határidők teljesíthetőségét és az egyéb adatokat másrészt, ha mégsem szállít időben, van egy általa küldött nyilatkozat, amit felhasználhatunk a késedelmi kötbér kiszámlázásának dokumentálásához. Ez persze csak akkor működik, ha a visszaigazoláson mi is ellenőrizzük a fő adatokat.
Másrészt minket is emlékeztet arra, hogy az igénylő is megérdemli azt, hogy visszajelezzünk neki a beszerzési folyamat aktuális állásáról. Tehát, ha visszajelzést kaptunk, hogy mikor érkezik az anyag, tájékoztassuk róla az igénylőt is.
Ha megérkezik az áru, még mindig nem dőlhetünk hátra, hiszen az áruátvétel egy külön folyamat, aminek a menetét ha betartjuk, sok kellemetlenségtől és fölösleges munkától kímélhetjük meg magunkat. Sokszor ugyanis nem azt, vagy nem úgy hozzák, amit és ahogyan kértünk. Ha pedig ez azonnal kiderül, kisebb az idő (és így az egyéb) veszteség.
Ezért az átvételkor érdemes előkészíteni a megrendelésünket, hisz nem emlékezhetünk minden részletre fejből. Ellenőrizzük magát az árut (hogy hogyan, arról itt olvashat részletesebben), és az azt kísérő dokumentációt is! Mindezt mindig a szállító jelenlétében tegyük. Ha pedig hibát találunk, azonnal, írásban is jelezzük.
3. Határidőre
A határidő kérdése még egyszer felmerül a megrendelés visszaigazolásán túl, amikor közeledik a tényleges szállítási határidő. Egy tapasztalt beszerző sok esetben már a határidő lejárta előtt reális esélyt lát rá a korábbi tapasztalatok vagy piaci információk alapján, hogy probléma lehet a határidőre történő szállítással.
Különösen olyankor fontos a határidő előtti megelőző kontrollkérdés, ellenőrzés, ha nagyobb mennyiségű, nagyobb értékű, vagy a termelés szempontjából kritikus anyagot, eszközt vagy berendezést rendeltünk és jó esély van arra, hogy nem a megígért határidőre fog megérkezni.
Ilyenkor érdemes emlékeztetőt beállítani magunknak és még a határidő lejárta előtt akár telefonon érdeklődni arról, hogy mire számíthatunk.
Vannak, akik azt mondják, hogy ha én egyszer megrendelek valamit, akkor az már a beszállító felelőssége, hogy meg is érkezzen. Igazuk van! Csakhogy nem mindenki jár jól, akinek egyébként igaza volt. Ha nagyon fontos anyagokról vagy eszközökről van szó, az előrelátás mindig meghozza a gyümölcsét.
Németh Eszter Beszerzésfejlesztési tanácsadó www.hatekonybeszerzes.hu
