A nyomtatás esetében is igaz, hogy a nagy volumen olcsóbb, így a nagyobb teljesítményű gépek egy nyomatot általában kisebb laponkénti költséggel állítanak elő. Emiatt sok kis cég is ilyen monstrumokra költ, amelyek kapacitásának jelentős része aztán kihasználatlanul marad. Beruházáskor tehát az egy nyomat költségét mutató szám mellett más adatokat is érdemes figyelembe venni.

Kicsiknek kicsit

A nagyobb és drágább gépek energiafelhasználása, karbantartási költsége a sokszorosa lehet egy kisebb és egyszerűbb szerkezetének. Közepes és nagyobb volumenű nyomtatási igény esetén a beruházás valószínűleg így is megtérül - mert itt valóban megtakarítást jelent az olcsóbb oldalankénti nyomtatás -, de kis irodákba érdemesebb kisebb gépet beszerezni, ami ugyan lassabban és drágábban nyomtat ki egy oldalt, de az összköltséget tekintve mégis olcsóbb az üzemeltetése.

A megfelelő, gazdaságosan működtethető nyomtató megtalálásához tisztázni kell, hogy mire és mennyit kívánjuk használni a gépet. A szakemberek szerint egy átlagos, havonta maximum háromezer oldalt nyomtató kkv-nak tökéletesen megfelel az üzleti felhasználásra tervezett tintasugaras készülék. Ennek beszerzési ára és üzemeltetési költsége is kedvező, de nagyobb igénybevétel esetén - az amortizáció mértéke miatt - már stabilabb választás a lézernyomtató. A lézernyomtatóknak - a toner felolvasztásának szükségessége miatt - nagyobb a fogyasztása, de az igazán modern technológiával dolgozó darabok a hagyományos rendszerekhez képest töredékenergiával működnek, így hosszabb távon, de csak nagyobb igénybevétel esetén, megtakarítást is jelenthetnek.

Az azonnali spórolás érdekében viszont a tintasugaras nyomtató lehet a megfelelő választás. Átlagos, havonta körülbelül 500 oldalt nyomtató kkv egy év alatt akár 60 ezer forintot takaríthat meg egy 100 ezer forintnál olcsóbb készülékkel. Ráadásul a vezeték nélküli nyomtatás elterjedésével lehetővé vált, hogy a hálózat valamennyi felhasználója egyetlen nyomtatót használjon. Emellett a gépek általában fénymásolásra és szkennelésre is alkalmasak. Így elég lehet egyetlen, jól kiválasztott eszköz is.

Minőség, más kézből

A nyomtatás minőségén spórolni azonban a legkisebb cég esetében sem érdemes, hiszen egy nyomtatott oldal is sokat elárul a cégről. A szépen szerkesztett és nyomtatott szerződés bizalmat ébreszt, így akár üzletek is múlhatnak rajta. Ha pedig a cég képes maga igényes nyomatokat készíteni, az is megtakarítást jelenthet, elég csak az egyszerűbb reklámanyagokra vagy éppen egy étlap elkészítésére gondolni.

A kis cégek többsége számára mostanában nehezen kigazdálkodható az igazán professzionális nyomtató beszerzése. A megoldást a bérleti konstrukció jelentheti. Ilyet egyre többen azok is szívesen választanak, akik nem elsősorban anyagi megfontolások alapján döntenek. Amellett ugyanis, hogy nincs beruházási költség, nem kell törődni sem a készülék helyszínre szállításával, sem üzembe helyezésével, az esetleges meghibásodásokkal és karbantartással sem, mert ezek mind részét képezik az általában laponkénti költséggel megadott bérleti díjnak, ami ráadásul el is számolható.

A kiszervezett nyomtatókkal tervezhetőbbé és jobban menedzselhetővé válnak a nyomtatási költségek, és a legkorszerűbb gépek állhatnak a kisebb cégek szolgálatába is. Azzal, hogy a leginkább megfelelő készülék kerülhet az adott munkaállomásra, és annak kapacitásait hatékonyabban lehet kihasználni, végső soron a nyomtatási költségek is csökkennek.