Tudták, hogy a Nike már évek óta kizárólag márka? Vagyis cégen belül nincs gyártás, nincs logisztika, nincs pénzügyi osztály. Sokak számára az outsourcing (a tevékenység kihelyezése) a túlélést eredményezheti. A fejlett gazdaságú országokban már korábban rájöttek, hogy a megoldást a járulékos feladatok teljes, vagy részleges kihelyezése jelenti, ám már az is sokat segít, ha a meglévő infrastruktúra üzemeltetését rábízzák egy, az erre szakosodott szakértővállalatra. Magyarországon az outsourcing szolgáltatók felé most kezd kialakulni a bizalom.

Mit lehet és mit nem

Szinte minden szervezet esetében létezik olyan terület, amely kiszervezhető, sőt szakértők szerint az alaptevékenységen kívül minden más a falakon kívülre engedhető. Ez annak a menedzsernek éri meg, aki az idejét nem akarja a vállalat fő tevékenységi körén kívül eső kérdésekkel tölteni, és megbízik a külsőszolgáltatóban.

A világ egyre gyorsabban fejlődik, és ehhez a vállalatoknak naprakészen alkalmazkodniuk kell. Minél karcsúbb egy szervezet ez a folyamat annál könnyebben megy végbe. Ráadásul a gyorsan avuló technológiai környezettel való lépéstartás állandó infrastruktúrafejlesztést igényelne, nem beszélve a humánerőforrás oldalról. Mindez időnként komoly beruházással, máskor viszont az alaptevékenység visszafogásával járna, az igények függvényében. A feladatok egy részének a kihelyezéssel azonban rugalmasan lehet alkalmazkodni a piac hektikus folyamataihoz, és az ezáltal elérhető szakértelem, valamint a szolgáltatás minőségének színvonala szembetűnően nagyobb, mintha házon belül egy-egy osztály látná el az adott feladatot. Ez azonban nem minden esetben jelent rövidtávon is költségcsökkenést, illetve nem célravezető mindössze ezt várni a járulékos tevékenységek leadásától. Ugyanakkor azt sem szabad elfelejteni, hogy a vállalat érdeke, hogy fix, előre tervezhető költségekkel számolhasson, miközben vannak feladatok, amelyek számos rejtett költségelemet tartalmaznak.

Az IT outsourcing kifejezetten ajánlott

Az utóbbi időszakban történt jelentősebb outsourcing ügyletek főleg a banki szférában, illetve néhány nagyvállalatnál zajlottak le. Néhány hazai példa: az ABN AMRO Bank, vagy a AB Aegon Biztosító informatikai tevékenységét bízta külső szolgáltatóra, a MOL megszüntette a pénzügyi feladatai vállalaton belüli ellátását, a Tesco Globál Áruházak Rt. logisztikai feladatait helyezte falakon kívülre, vagy a Matáv, amely az ingatlankezelési feladatok elvégzésével fordult szakértőhöz. A döntéseket ezekben az esetekben mindig a szolgáltató cégek szakértelme, nemzetközi tapasztalatai és az így elérhető hatékonyságnövekedés motiválták. De ma már a közepes méretű vállalatok is egyre gyakrabban döntenek úgy, hogy megszabadulnak az eddig szervesen a vállalathoz tartozó, akár hozzáadott értéket is termelő ágaktól, például a könyveléstől, a pénzügyi feladatok ellátásától, a logisztikától, vagy egyre jellemzőbben a rendszerintegrátori, illetve egyéb IT feladatoktól.

A szakértők véleménye is afelé hajlik, hogy az informatikai feladatokat ne akarják a vállalatok önmaguk megoldani. Akinek help desk, call center, vagy ügyfélkapcsolat kezelő rendszerre van szüksége, érdemes mérlegelnie külső szakértő megbízását, mivel itt a speciális szakértelemnek különös jelentősége van. Egy nem megfelelően karbantartott szerver ugyanis akár a vállalat teljes adatállományának megsemmisülését okozhatja. Különösen igaz ez a kisebb költségvetésből, és szűkösebb humánerővel gazdálkodó középvállalkozásokra.

Veszélyek

Az ellenzők leggyakrabban a szolgáltatótól való túlzott függésre és kiszolgáltatottságra hivatkoznak, és - miután az outsourcing több mint vásárlás, és több mint konzultáció – talán nem alaptalanul. Az egyesült államokbeli Gartner Group tanácsadó cég 2002. áprilisi előrejelzése szerint 2005-re mégis a világ vezető cégeinek 80 százaléka általános gyakorlatként használja majd a stratégiájához nem közvetlenül kapcsolódó tevékenységek kihelyezését. Igaz, újabban megváltozott a szolgáltatás mögött álló tartalom: ma már nem outsourcingról, hanem outtaskingról, vagyis az egyes részfeladatok kívülről történő vásárlásáról beszélnek. Az új trend szerint a menedzsment a maga igényei szerint döntheti el, mit vesz külső szolgáltatóktól, és mit tart meg kapun belül.

Egy ilyen megállapodás pedig minden esetben hosszú távra szól. A siker egyik leglényegesebb eleme továbbra is az, hogy kire, és milyen szerződési feltételek mellett bízom rá a tevékenység elvégzését. A partner kiválasztásakor kérdés, hogy tudja-e az igényelt szolgáltatási szintet biztosítani, illetve a szerződés megfelelően szabályozza-e jogköröket, elvárásokat, kompetenciákat. Mivel sok esetben az addig a cégen belül dolgozó munkaerő átkerül a szolgáltató állományába, mint utaltunk rá, humánpolitikai szempontokat is figyelembe kell venni.

Sokan azért idegenkednek a kihelyezéstől, mert úgy vélik, hogy a saját tevékenység jobban ellenőrizhető. Ellenérvként a szolgáltatók a mára tökéletesen mérhető, és jól számon kérhető rendelkezésre állást szokták felhozni. Az adatbiztonságot firtató fenntartások eloszlatására pedig az igazán komoly szolgáltatók megfelelően átvilágított alkalmazotti gárdával, illetve katasztrófatűrő szervertermek kialakításával reagálnak.

És itt ismét térjünk vissza az elvárásokra: még manapság is sok gond adódik abból, hogy ha a megbízó kizárólag csak költségcsökkentést vár ettől a megoldástól, csalódik, amikor azt látja, hogy az új cég által ellátott tevékenység látszólag drágább. Mérlegelni kell, hogy a külső szakértő rárakódó profitja és a cég hatékonyságában így elért növekedés arányban van-e. Ám szakértők és a gyakorlati tapasztalatokkal már rendelkezők egyértelműen azt vallják, hogy hosszú távon biztos, hogy pozitív eredmény adódik. És ne feledjük: egy eddig a vállalat belső ügymenetébe beépült folyamat külső cégre bízása a partnerek közötti bizalom meglétét feltételezi. Ezt sem szabad figyelmen kívül hagyni a számos szakmai és anyagi vonatkozású érvek mellett.


Kapcsolódó anyagok:

Az amerikai törvényhozás korlátozná a külföldi IT forráskihelyezéseket