Elérkezik az a pont, amikor a rendszer már gazdaságtalan berendezést tartalmaz, üzemeltetése átláthatatlanná válik, a géppark kezelés és karbantartása pedig már szaktudást igényel. Ilyen helyzetben a legmegfelelőbb megoldás a teljes géppark optimalizálása, illetve a dokumentumkezelési folyamatok kiszervezése.
Egyre több vállalat és intézmény ismeri fel annak előnyeit, ha dokumentumkezelési feladataik egy részét vagy egészét szakértőgárdára bízzák: A rendszer megbízhatóbbá, költséghatékonyabbá, színvonalasabbá válik, a vállalat nagyobb figyelmet fordíthat fő tevékenységére, mindezt anélkül, hogy komoly befektetésre lenne szükség. Éppen ezért a dokumentumkezelési outsourcing piac gyors tempóban fejlődik, az IDC elemzői az elkövetkezendő öt évben továbbra is kétszámjegyű növekedésre számítanak.
Irodai szolgáltatások piaca
A dokumentumkezelési tevékenység-kihelyezés ezen területébe tartozik a másolók, nyomtatók, multifunkciós berendezések üzemeltetése és fenntartása. Az ágazat növekedése az IDC szerint 2006-ban 12 százalékos volt, 2007-re további 16 százalékos emelkedést prognosztizálnak az elemzők. Meghatározó tendencia a globális, illetve regionális együttműködések megvalósulása, valamint a teljes körű outsourcing iránt tapasztalható, fokozódó igény. A piac keresleti oldalát jelenleg elsősorban multinacionális vállalatok alkotják, de a költségcsökkentés miatt egyre nagyobb igény mutatkozik a tevékenység-kihelyezésre az államigazgatási szektorban is, amely jelentős növekedési potenciált rejt magában. (A Xerox piaci részesedése ezen a területen magasabb mint 50 százalék.)
A kiszervezett folyamatokhoz számos szolgáltatás kapcsolódhat, például a berendezések karbantartása, szervizelése, helpdesk szolgáltatás, proaktív életciklus menedzsment, helyszíni operátorok kihelyezése, központi sokszorosítók üzemeltetése.
Kihelyezett nyomdai szolgáltatások piaca
A szolgáltatások ezen körébe tartoznak a tranzakcionális nyomtatás (például névreszóló számlák kinyomtatása), a postai szolgáltatások (a számlák postai előkészítése, címzése, borítékolása), a házon belüli nyomtatás, és egyéb központosított nyomtatási folyamatok. Jellemző tendencia, hogy a multinacionális vállalatok regionális szolgáltató-központokat hoznak létre, amelyek több ország nyomtatási igényét látják el. Az IDC adatai szerint ennek a piacnak a növekedési üteme is kétszámjegyű, 11 százalékos volt 2006-ban, az elemzők pedig további 13 százalék fejlődésre számítanak 2007-ben.
Képkezelési és archiválási szolgáltatások piaca
Az imagingként is ismert terület magában foglalja a nyomtatott anyagok (például vállalatok bejövő számláinak) szkennelését, indexelését és archiválását. Az IDC adatai szerint ez a piac a dokumentumkezelési outsourcing legdinamikusabban fejlődő szegmense.
