A korábbi Office csomagoktól eltérően az új Office Rendszer az alkalmazásokon túl kiszolgálókat és szolgáltatásokat is tartalmaz, melyek integrációja révén szervezeti hatékonyságra és a vállalati háttéralkalmazásokkal való szoros integrációra képes.

Mit értünk Office Rendszer alatt és ez most mit foglal magában?

Először is különbséget kell tenni az Office Rendszer és az Office 2003 között. Az előbbi egy ernyő alá gyűjti azokat a szoftvereket, amelyek négy kulcsterületen segítik növelni a termelékenységet. Ez a négy terület a folyamatintegrálás, az együttműködés, az információ-hasznosítás, valamint az személyes hatékonyság. Tizenegy terméket, négy kiszolgálót, két szolgáltatást foglal magában, és a rendszer alapköve az Office 2003 és alkalmazásai. A Microsoft Office Rendszer az Office alapvető csomagjain túl (Basic, Standard, Professional) tartalmazza a Visio, a FrontPage, a Publisher és a Project alkalmazások továbbfejlesztett változatait. Három teljesen új program, a Microsoft Office OneNote 2003, a Microsoft Office InfoPath 2003 valamint az Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager, továbbá négy kiszolgáló, köztük az új Office Live Communications Server 2003 és az Exchange Server 2003 is része a rendszernek. Ehhez párosulnak még további szolgáltatások (például a Microsoft Office Live Meeting) és megoldások. Az Office már egy teljesen integrált rendszer, nemcsak alkalmazásokat, szervereket és szolgáltatásokat tartalmaz, hanem új technológiákat is, mint például az XML programozási nyelv közvetlen támogatása. Emellett a platformja a .NET, így az Office termékeket a Visual Studio segítségével lehet fejleszteni. Ha az eddigi gyakorlatot követően például két év múlva megjelenik az Office alapalkalmazások következő verziója, az Office Rendszer elnevezés ugyanúgy megmarad. Az Office egy alrendszer, amely illeszkedik a Microsoft globális termékportfoliójába. A Microsoft termékeket egyébként két fő csoportra lehet osztani, egyik az Office-ra épülő termékek csoportja, másik pedig a Windows Serverek csoportja (Windows Server Rendszer).

Mely felhasználói csoportnak vagy csoportoknak szánták az új terméket?

A bevezetése előtt természetesen a Microsoft is végzett nemzetközi kutatást, felmérte a piaci igényeket. A célcsoport meghatározásánál pedig létrehozta az information workert, amit infomunkásnak lehet talán fordítani. Ő az, aki aktív részese egy üzleti információs folyamatnak, mindegy, hogy ő táplálja be az információt, ő küldi tovább, vagy végül ő kapja meg azt. Eddig a Microsoft a knowledge workereket, a tudásmunkásokat tekintette a célcsoportjának, azonban a felhasználói kör most kibővült. Az Office-t ma már az is eléri, aki korábban csak egy webes felületet használt; a SharePoint szolgáltatáson keresztül ő is abszolút részese lehet a folyamatnak. Éppen ezért a Microsoft ma már inkább a megoldásra koncentrál, nem arra, hogy újabb és újabb funkciókat építsen be az alkalmazásokba. Az Office Rendszer is a problémák megoldását tartja szem előtt, az együttműködést segíti. Az Office-t úgy pozícionálták, mint egy kezelőfelületet, amely mögé számos további rendszert lehet építeni, és az adatokat egy pontból el lehet érni. Nem kell elhagyni az ismerős felületet ahhoz, hogy használhassuk a különféle adatbázisokat (például CRM ügyfélkapcsolati adatbázis), a vállalatirányítási vagy ügyviteli rendszert, vagy a csoportmunka szoftvert. Az XML révén az Office más gyártók háttérrendszereivel is gond nélkül együttműködik.

Mire van szükség az Office 2003 futtatásához?

Az Office 2003 futtatásához Windows 2000 vagy Windows XP operációs rendszer szükségeltetik, Windows 98-on nem futtatható, ennek az operációs rendszernek a támogatása hamarosan amúgy is megszűnik. Az Office óriási előnye azonban, hogy külön-külön, heterogén rendszerként is használható. A SharePoint csoportmunka környezet Office 97-tel is megvalósítható, és ennek a fordítottja is igaz, tehát nem muszáj Windows Servert és SQL Servert használni (bár ezekkel működik a legjobban); bármilyen korábbi verziójú kiszolgáló megfelelő, legfeljebb bizonyos funkciókat nem lehet kihasználni. A problémák megoldása a lényeg, a technológia kevésbé fontos.

Nehezebb-e használni az új Office-t, mint a korábbi verziót?

Mivel kiválóan igazítható az egyes felhasználói csoportok igényeihez, hatféle Office csomagot állítottunk össze (Basic, Standard tanárok és diákok számára, Standard, Small Business, Professional és Professional Enterprise Edition). A menükben és az alapfunkciókban nincs eltérés a Basic és az Enterprise Edition között, a különbségek csak az alkalmazások számában és bizonyos technológiák támogatásában (mint pl. az XML leírónyelv) mutatkoznak meg. A legolcsóbb Basic Edition-nél is el lehet menteni a dokumentumokat XML formátumban, ám a vállalati ügyviteli rendszerből már nem lehet adatokat kinyerni. A Professional Enterprise Edition a másik véglet, ebben intelligens dokumentumok jelennek meg, amelyeket igény szerint tartalomvédelemmel is el lehet látni a bizalmas információk védelmében. Minimális XML programozással itt már saját felhasználási módokat is egyszerűen képezhetünk. Az Office 2003 kezelését autodidakta módon viszonylag rövid idő alatt, könnyen meg lehet tanulni. Ahhoz, hogy a háttérrendszerekből ki lehessen nyerni adatokat, régebben külön ember kellett, az átlagos felhasználónak ez meghaladta a képességeit. Ma mindez Office-os felületről bárki által elvégezhető. Mi azt gondoljuk, hogy az Office Rendszer nem a vállalati háttéralkalmazásokat váltja ki (nem is erre tervezték), hanem segítségével megtérül az az összeg, amit a vállalat az Office-ba és a háttérrendszerbe fektetett. Azért, mert a kettő sokkal jobban együtt tud dolgozni.

Milyen sikert várnak az egyes Office csomagoktól?

Arra számítunk, hogy a számítógéppel együtt árusított Basic Edition, amely mindössze három alapalkalmazást tartalmaz (Word, Excel, Outlook), alacsony ára miatt nagyon sikeres lesz az árérzékeny magyar piacon. Hiszünk abban is, hogy a piaccal meg tudjuk értetni, a Small Business kisvállalati csomag milyen hasznos a két új alkalmazás (Business Contact Manager, Publisher) folytán. A Small Business Edition is megvásárolható lesz OEM konstrukcióban, tehát géppel együtt, bízunk benne, hogy előnyeit megértve sokan választják majd ezt is. Nagy sikert várunk az Office 2003-tól, és magától az Office Rendszertől. Természetesen minél jobban el szeretnénk terjeszteni, de komolyan hiszünk benne, hogy ezzel valódi értéket és üzleti sikereket teremthetünk ügyfeleinknek. Több csomagban is számos új alkalmazás van benne ugyanazért az árért, illetve a korábbinál olcsóbban. A legdrágább dobozos verzió is például 15 százalékkal kedvezőbb áron szerezhető be.