A dokumentumok egyértelmű fontossága ellenére a vizsgált szervezetek 90 százaléka meg sem tudja becsülni, hogy évente mennyit költ azok létrehozására és kezelésére, fenntartására. Jelentős számú felsővezető saját bevallása szerint nem is érti egészen pontosan, mit jelent a hatékony iratkezelés és mit lehet segítségével elérni. Számos európai vállalat szerint egy hatékony dokumentum-kezelési stratégia javítja a termelékenységet, a hatékonyságot és a költség ellenőrzést. Az IDC által megkérdezett vállalatvezetők azt vallották, hogy dokumentum-kezelési stratégiájuk sikeresen vagy nagyon sikeresen javítja a szervezet működésének hatékonyságát (62%), termelékenységét (56%) és a költségek ellenőrzését (51%). Az a tény azonban, hogy a vállalatvezetők még mindig idejük mintegy 45 százalékában dokumentumokkal foglalkoznak, azt sugallja, hogy ezen stratégiák többsége felülvizsgálatra szorul. Az IDC kutatási eredményei arra is rámutatnak, hogy bár a legtöbb európai vállalat (71%) komoly szervezeti változtatásokat hajtott végre az elmúlt 12 hónapban, a vezetők csaknem fele (49%) úgy gondolja, hogy szervezetüknek további változásokra van szüksége ahhoz, hogy működése hatékony legyen.

„A dokumentum – akár digitális, akár papíralapú – a legtöbb esetben a belső, illetve az ügyfelekkel, szállítókkal folytatott kommunikációval kapcsolatos fő információforrás egy szervezet számára. A dokumentumok és ezen belül az információk tárolása, átalakítása és felhasználása kritikus jelentőségű. A legtöbb vállalat jelentős eredményeket érhet el a termelékenység, hatékonyság és ügyfélkapcsolatok terén azzal, hogy ésszerűsíti dokumentumigényes üzleti folyamatait” – mondta Bujdosó Andrea, a Xerox Üzleti Szolgáltatási üzletágának magyarországi értékesítési igazgatója. A válaszolók több mint fele a termelékenység és nyereségesség fokozását a három legfontosabb üzleti kihívás közé sorolja. A vizsgált szervezetek 57 százaléka egyetért azzal, hogy minden szervezet-átalakítási tevékenység elsődleges célja a termelékenység növelése.

Stratégia és feladat-kihelyezés

A Xerox megbízásából az IDC által 2003. második felében végzett kutatásának másik fontos megállapítása, hogy az európai vállalatok árbevételeinek 5-15%-át, vezetőik értékes idejének pedig 45%-át dokumentumok előállítása és kezelése emészti fel. Mindezek ellenére ritkán találkozunk hatékony dokumentumkezelési stratégiával, ráadásul kevés vezető van tisztában a dokumentumokkal kapcsolatban felmerülő valóságos és jelentős költségekkel. Emellett az európai szervezetek közel kétharmada (65%) nem követi nyomon a dokumentumok költségeit. A felsővezetőknek csupán 10 százaléka tudja megbecsülni az ilyen jellegű kiadásokat, bár többségük azt állítja, hogy vállalatának van dokumentumkezelési stratégiája. A megkérdezettek több mint fele úgy gondolja, hogy stratégiájuk jól vagy nagyon jól működik és javítja a hatékonyságot, a termelékenységet, illetve a költségellenőrzést. Kevesen vélik azonban, hogy ez mindhárom területre érvényes. A kutatás felfedte a dokumentumkezelés különösen gyenge pontjait, melyek a tartalomkezelés, a munkafolyamat-kezelés (workflow) és az igény szerinti nyomtatás területei.

Az IDC-kutatás jelentős selejtarányt tárt fel a kinyomtatott dokumentumok esetében. A vizsgált vállalatok 31 százalékánál az összes kinyomtatott dokumentumnak több mint 10 százaléka a szemétbe kerül, mert helytelen információkat tartalmaz, vagy mert nem használják őket, de a válaszadók több mint 10 százalékánál a selejt meghaladja az összes kinyomtatott dokumentum 30 százalékát. Az IDC a kutatás eredményeivel együtt közzétett ún. Fehér Könyvében (White Paper) azt javasolja, hogy a vállalatok tegyenek lépéseket tényleges költségeik meghatározására, vizsgálják meg dokumentum-kezelési stratégiájukat, valamint arra ösztönzi a vezetőket, hogy e terület racionalizálásával törekedjenek költségeik csökkentésére és hatékonyságuk növelésére.

„A megtakarítások a legtöbb esetben igen jelentősek, különösen, ha a szervezet kész felülvizsgálni működését és kihelyezni a feladatot és a felelősséget egy külső partnernek. Egy példát említve a közelmúltból, egy globális informatikai szolgáltató irodai nyomtatási költségeit csökkentettük éves szinten több mint 1 millió dollárral. További jelentős előnyei is voltak a feladat-kihelyezésnek, hiszen az ezáltal felszabaduló erőforrásokat a vállalat hatékonyabb üzleti folyamatai felé irányította, a munkatársak termelékenységének javítását is biztosítva” – tette hozzá Bujdosó Andrea.

A Xerox által szponzorált, „Dokumentumok – A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége” című piackutatás során az IDC közel 1000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett meg 14 európai országban, 2003. júliusa és szeptembere között. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.