Napjainkban a vállalatok egyik fontos kérdése, hogy hogyan fokozhatnák teljesítményüket az IT-rendszerekben rejlő tudás kiaknázása révén. Az információ felértékelődött, és egyre nagyobb hangsúly helyeződik a bővülő folyamatok rendszerezésére, a feldolgozás harmonizálására, az átfedések kiszűrésére.
Naprakész információkA workflow viszonylag fiatal, alig húszéves koncepció; az igazán áttörő alkalmazások mindössze az elmúlt évtizedben jelentek meg.
Minden vállalatvezető arra vágyik, hogy a cége átláthatóan, költséghatékonyan és jól, kontrolláltan működjék. Az új szoftverek azáltal, hogy automatizálják a vállalati folyamatokat, irányítják a munkatársak tevékenységét, szabályozottá és áttekinthetővé teszik a vállalatot. A modern folyamatkezelő programok adott esetben egységesítik az ajánlatadást és a szállítói megrendelések kezelését, lehetővé teszik az automatikus számlázást és számlaiktatást, illetve az egységes dokumentum-, feladat- és határidő-kezelést.
Szakértők szerint a rendszer bevezetése feltétlenül megtérül, igaz, ez nem közvetlen megtérülést jelent.
A folyamatirányító szoftverek használata nem jelent tényleges árbevételt, ám a meglévő humánerőforrás - elsősorban a menedzsment - munkaidejének egy része felszabadul, amelyet megtérülésként értelmezünk - írja Szakács András, a Chronos Systems nemzetközi informatikai cég ügyvezetője a workflow-rendszerekről szóló tanulmányában.
Egy ilyen, a napi ügyviteli tevékenységet támogató rendszer bevezetésével ugyanis megtervezhetők és nyomon követhetők lesznek az ügyfelek projektjei és a hozzájuk kapcsolódó feladatok, valamint a munkatársak napi tevékenysége. Mindez pedig jelentősen hozzájárul ahhoz, hogy a vállalat vezetősége naprakészen lássa az egyes munkákra fordított idő mennyiségét és a kapcsolódó költségeket.
Mindent az ügyfélértA rövid és hosszú távú döntések előkészítésben tehát egy jól tervezett folyamatirányító rendszernek kulcsszerepe van: nemcsak a cég tényleges pénzügyi helyzetéről ad képet, hanem a valós és a még csak tervezett bevételekről, illetve kiadásokról is. Az egyes profitközpontok, divíziók, de még a munkatársak hatékonyága is egyenként megvizsgálható a szoftverből nyerhető riportokból. A munkák nyereségessége is kimutatható a napi vagy időszakos vezetői jelentésekből. Bizonyos megoldásoknál a testreszabott kimutatások küldhetők e-mailben, exportálhatók excelformátumba.
A teljes cikk a Piac és Profit májusi számában olvasható.
