A vállalkozók, menedzserek, cégvezetők és általában az emberek is gyakran szenvednek időhiányban. Ahhoz, hogy egy vállalkozás profitábilis legyen, tehát megérje működtetni, több erőforrás együttes működésére van szükség. Pénz, emberek, eszközök és természetesen az idő, amiből mindig véges számú áll rendelkezésre. Egy nap 24 órából áll, időt pénzért nem lehet vásárolni. Az időgazdálkodás (time management) tudatos tervezési folyamat, amikor a rendelkezésre álló időt a leghatékonyabban osztjuk be annak érdekében, hogy feladataink a legnagyobb számban, megfelelő minőségben és határidőben készüljenek el. Hogyan segíthet egy vállalatirányítási rendszer abban, hogy az időgazdálkodásunk is rendben legyen?
A mai felgyorsult világban mindenkinek minden nagyon fontos, a megrendelők, ügyfelek azonnali megoldásokat szeretnének. Ha rosszul osztjuk be az időnket, és elsősorban a munkaidőre gondolok, akkor könnyen bekerülhetünk egy olyan spirálba, amikor is mindig az idő nyomása alatt nyögünk, ezt a helyzetet hívjuk általában úgy, hogy el vagyunk havazva. Szerintem az időgazdálkodás tanulható, de sokan azzal sincsenek tisztában, hogy mivel telik el egy napjuk. Én azt a tanácsot szoktam adni ismerőseimnek, barátaimnak, kollégáimnak, hogy egyik este írják fel egy lapra, hogy a következő napon milyen feladatokat terveznek elvégezni. Másnap pedig a listájuk mellé írják oda, hogy pontosan mennyi időt töltöttek el a felírt tevékenységekkel. Valamint írják még fel azt is, hogy a megtervezett feladatokon kívül milyen olyan feladatokat végeztek el, amit nem is terveztek be az adott napra. Az ilyen listákból nagyon sokat lehet tanulni, magunk is rádöbbennünk, hogy mitől is vagyunk elhavazva. Ilyen listát a menedzserek kérjenek a saját kollégáiktól, beosztottjaiktól, szintén nagyon tanulságos lehet.
Mielőtt rátérnék arra, hogy az ERP rendszerek hogyan támogathatják az időgazdálkodásunkat, még mutatok hat egyszerű trükköt, amivel még jobban átláthatóvá válnak a mindennapjaink.
- Kell egy jó feladatkezelő rendszer (legyen az egy jegyzetfüzet, filofax, naptár vagy akár egy jól megtervezett szoftver).
- Rend a lelke mindennek. Legyen rend az íróasztalunkon és a számítógépünkön is.
- Minden napra legyen egy feladatlista, amit mindenképpen el kell végezni.
- A munkaidőt munkára használjuk, a szabadidőnket pedig szabadidős tevékenységekre.
- Tanuljuk meg delegálni feladatainkat, és bízzunk a munkatársainkban.
- Tanuljunk meg nemet mondani, nem minden feladatot kell nekünk és azonnal elvégeznünk.
Nézzünk néhány gyakorlati példát, hogy mégis hogyan segít egy vállalatirányítási rendszer az időgazdálkodásban
Átláthatóbbá válik a cég működése
Egy ERP rendszer bevezetésének egyértelmű következménye, hogy a cég működése sokkal átláthatóbbá válik, főleg, hogyha integrált főkönyvi rendszerrel együtt történik a bevezetés. Ez az integráltság és átláthatóság rengeteg értékes munkaidőt szabadíthat fel, amelyet értékes és eredményt növelő tevékenységre lehet fordítani. Ez a munkaidő-felszabadítás nemcsak a cégvezetőkre, de a kulcs- és végfelhasználókra is igaz.
Beépített feladatok, belső CRM rendszer
A legtöbb vállalatirányítási rendszer rendelkezik belső CRM modullal és feladatkezelési (automata és manuális) lehetőségekkel. A rendszer figyelmeztetéseket és feladatokat küld automatikusan, amikor egy esemény bekövetkezik. Például ha egy ügyfelünk törzsvásárlói kártyája lejárt, vagy ha a kinnlevőségek elértek egy bizonyos mértéket. Ezen beépített figyelmeztetések és a CRM megoldások segítségével szintén komoly mennyiségű munkaidő tud felszabadulni, amely felett ismét szabadon rendelkezhetünk.
Integráció különböző levelezőrendszerekkel, elsősorban Microsoft Outlookkal
Többször kérdezik tőlem, hogy én milyen eszközt használok a saját időm kezelésére (feladatok, naptár, figyelmeztetések, levelek stb.). Nos, anélkül, hogy reklámot csinálnék a Microsoftnak, szerintem hazánkban és (talán a világon is) az egyik legelterjedtebb céges levelezőrendszer a Microsoft Outlook. Én ebben az eszközben megtaláltam mindent, ami segít abban, hogy az időmet jól osszam be. A legtöbb vállalatirányítási rendszer pedig képes integrálva működni az Outlookkal vagy más levelezőrendszerekkel is. Így egy ERP rendszer bevezetése után sem kell feladni azt a vágyunkat, hogy az időgazdálkodási tevékenységünk nyomon követésére, kezelésre továbbra is egyetlen eszközt akarunk használni.
Vezetői információs rendszer (riporting, BI)
A cégvezetők és menedzserek életéből rengeteg időt elvesz, hogy különböző adatokból kibányásszák a számukra hasznos információkat. Egy ERP bevezetése után, amely rendelkezik megfelelő riporting vagy esetleg üzleti intelligencia modullal, akkor a korábban adatbányászatra, elemzésekre fordított idő is felszabadul, hiszen ezen feladatokat is a vállalatirányítási rendszer veszi át.
Röviden írhattam volna azt is, hogy egy hatékonyan bevezetett és működtetett vállalatirányítási rendszer egyenes következménye, hogy a közép- és felsővezetők időgazdálkodási tevékenysége is megváltozik, elsősorban pozitív irányba, azt gondolom, hogy mindenképpen hatékonyabbá válik.
Giller Tamás www.erpblog.hu ERP, CRM és projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője
