(ÁFA törvény 13. § (1) bekezdés 16. pont és 24/1995. (XI.22.) PM. rendelet 1. § (6) bekezdés b) pont)A 24/1995. (XI. 22.) PM. rendelet 1. § (6) bekezdés b) pontja (a korábban hatályos rendeletben az 1. § (5) bekezdés b) pontja) számítógéppel előállított számla esetén a számla adóigazgatási azonosításra alkalmasságának feltételként írja elő többek között azt, hogy a gépi program kihagyás vagy ismétlés nélkül biztosítsa a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolást.

A hivatkozott pénzügyminisztériumi rendelet 1999. december 31-ig hatályos változatának 1. § (5) bekezdése b) pontjának szövege a rendelet 1995. november 22-i kihirdetése óta változatlan, tehát a számítógéppel előállított számlák esetén a másolatok alapján történő hiánytalan elszámolás, az adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának a hatálybalépés, azaz 1996. január 1-je óta a feltétele.

Jelen iránymutatás az 1999/151. számú iránymutatás végrehajtására ad lehetséges megvalósítási módokat a PM. rendelet 1. § (6) bekezdés módosított b) pontjának hatálybalépését megelőző időpontig. (Ez az időpont ezen iránymutatás kéziratának leadásakor hatályos rendelkezés, a 34/1999. (XII. 26.) PM. rendelet 6. §-a szerint január 1-je, amely a rendelet tervezett módosítása következtében várhatóan 2000. május 1-je lesz.) Az alábbiakban leírtak nem minősülnek kizárólagos megoldásnak, ezért a javasolt példánysorszámozás ezen időpontig nem követelhető meg kötelező jelleggel, azonban az iránymutatás olyan megoldást javasol, amelyet az adóhatóság az ellenőrzések során mindenképpen elfogadhatónak tart. Ugyanakkor a PM. rendelet módosítását követően ezen iránymutatásban foglaltak nemcsak egyik lehetséges megoldásnak tekintendőek, hanem az egyedül lehetséges megoldásként kötelezően alkalmazandóak.

Amennyiben az adózó a számlázó programja által, vagy belső szabályozásában lefektetett egyéb módon hitelt érdemlően eleget tud tenni a PM. rendeletnek a számítógéppel előállított számlák másolatokkal való hiánytalan elszámolási kötelezettségével kapcsolatos előírásának, akkor az adóhatóság ezt a módosító rendelet hatálybalépéséig elfogadja.

A hivatkozott iránymutatás utolsó két mondata - mely szerint a számítógéppel előállított számla csak akkor tekinthető adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, ha a bizonylat példánysorszámát, hasonlóan a számlasorszámhoz a gépi program biztosítja - azzal a kiegészítéssel alkalmazandó, hogy ennek a feltételnek azon számítógéppel előállított számlák esetében kell teljesülni, amelyeknél a nyomtatás technikája révén a számla eredeti példánya nem különböztethető meg a másolati példányoktól (pl. lézernyomtatóval történő előállítás során).

A többpéldányos, nyomdailag előnyomott leporelló nyomtatványon, számítógéppel kitöltött számlán értelemszerűen nem kell a gépi programnak biztosítania a példányok sorszámozását, hiszen azok már eleve tartalmazzák az egyes példányok nyomdai úton történő sorszámozását, így ezen számlák nem is minősülnek számítógéppel előállított számlának, ezek nyomdai úton előállítottak, amelyeknél a szigorú számadás alá vonás nem a számítógép programja által, hanem a hivatkozott PM. rendelet 1. § (4) és (5) bekezdése szerint, a kibocsátó, valamint a forgalmazó által készített nyilvántartás alapján valósul meg (a számlatömbökhöz hasonlóan).

Azon számlakészítő programok, amelyek nem több példányos papírra készítik a számlát, hanem az összes példány egymás után történő nyomtatásával, ott egyértelmű követelmény (mind az ismétlés nélküli sorszámozás, mind az eredeti példánynak a másolattól való egyértelmű megkülönböztetése érdekében), hogy a gépi programnak kell biztosítania - hasonlóan a számlasorszámhoz - a példányok sorszámozását. Nem teljesülhet a hiánytalan elszámolási kötelezettség akkor, ha az eredeti példány nem különböztethető meg, és azt sem lehet megállapítani, hogy a szóban forgó számla hány példányban készült.

Amennyiben a nyomtatás során a számla alakilag hibás, beszorul a papír a nyomtatóban, vagy a szöveg nem olvasható stb, akkor sem engedhető meg, hogy az eredeti példányt még egyszer - ismételt előállítással - kinyomtassák.

Ezen probléma megoldására más technikai megoldást kell a programkészítőnek választania (pl. a hibás nyomtatvány stornírozása, új előállítása más sorszámmal), amelynek leírását a programdokumentációban részletesen ismertetnie kell.

Fentiek alapján csak abban az esetben nem biztosítható a számlák gépi program által történő példány sorszámozása, amikor azokat több példányos, előnyomás nélküli leporellón készíti el a számítógépes program. Ezen számlák esetében a számlán azt kell feltüntetni (értelemszerűen valamennyi példányon jól láthatóan), hogy a számla hány példányban készült.

A 24/1995. (XI. 22.) PM. rendelet módosítására kiadott 34/1999. (XII. 26.) PM. rendelet hatálybalépésétől azonban, annak 1. § (6) bekezdés b) pontjában megfogalmazottak szerint a másolatokkal való hiánytalan elszámolás teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt , előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült. A több példányos, összeszerelt, előnyomott számlanyomtatványok nyomdai úton előállított számlanyomtatványnak minősülnek, így azok adóigazgatási azonosítása tekintetében a rendelet (6) bekezdés a) pontjában megfogalmazottak az irányadóak.

A leírtak alapján célszerű, hogy a számlázó programot vásárolni vagy készíttetni szándékozó adóalany tájékoztassa a program készítőjét a számlakészítésre választott nyomtatványtípusról, illetve a használni kívánt nyomtató fajtájáról annak érdekében, hogy az, a megfelelő programot tudja részére ajánlani.

(PM. 2488/4/1999. Forgalmi Adó és Vám főosztály - APEH 1222496420 Adónemek főosztálya)