Az adó-, a jövedelem- és az illetőségigazolásokat az APEH igazgatóságok központi ügyfélszolgálatai, és kirendeltségei adják ki már évek óta egyre nagyobb – többszázezres – nagyságrendben. Kivételt csak azok a gazdálkodók képeznek, akik végelszámolás alatt állnak: nekik ugyanis ilyen kéréssel a végrehajtási blokk osztályaihoz kell fordulniuk. Ezen igazolásokat kérelemre adja ki az APEH megyei igazgatósága, amelyhez szükséges nyomtatványok az APEH honlapjáról (www.apeh.hu) is letölthetők. (Nincs feltétlenül szükség a formanyomtatványra, ám így gyorsabb lehet az ügyintézés, nincs szükség esetleg kiegészítő információk beszerzésére.) Gazdálkodó szervezetnek, egyéni vállalkozónak a székhely szerint, magánszemélynek pedig az állandó lakóhely szerinti APEH igazgatóság illetékes kiadni az igazolást. Az igazolás kiadási kérelem nem csak személyesen adható be, hanem meghatalmazottal is, sőt postán keresztül is. Ugyanakkor meghatalmazott csak közokiratba, vagy bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazással kérheti az igazolás kiadását.

Az igazolás kiadását előíró jogszabályok a különböző hatóságoknál, szervezeteknél eltérő tartalmú információkat kérnek, ezért nagyon fontos, hogy az adózó pontosan jelölje meg: milyen célból van szüksége az igazolás kiadására.

A jogszabályok szerint ezen igazolást az adóhatóság köteles 8 napon belül kiadni az adózó részére: azonban ezt a határidőt csak azok számára tudják biztosítani, akik a bejelentési-, és bevallási-, illetve a fizetési kötelezettségeiket folyamatosan és határidőre teljesítették. Amennyiben az adózó kérelme hiányos, vagy adateltérést tapasztalnak, akkor viszont már meghosszabbodik a 8 napos határidő. Bonyolultabb esetekben pedig akár 30 nappal is növelheti az adóhatóság az ügyintézés idejét. Az igazolásokat – a külön jogszabályi előírások kivételével - számítógéppel állítják ki, amelyen kézírás nem szerepelhet.

Az általános adóigazolásokon az adózó tartozását, vagy annak hiányát jelöli meg az APEH. Az igazolások kiadásakor az adózó teljes adóügyi helyzetét vizsgálják. Nemleges adóigazolást csak akkor ad ki a hivatal, ha az adózó minden esedékes kötelezettségét teljes mértékben rendezte, bevallásai is hiánytalanok. Éppen ezért tanácsolják az adószakértők, hogy az adóellenőrzés megkezdésekor feltétlenül kérjen a vállalkozó adóigazolást, mert egy esetleges későbbi, általa vitatott adóhiány sok problémát okozhat számára.

Ha az adózónak az igazolás kiadásának napján nincs tartozása, akkor az általános és a nemleges adóigazolás megegyezik. Az adózók arra figyeljenek, hogy nem egyenleget von az APEH: vagyis, hiába van bárkinek többletfizetése az egyik adónemen, ha a másik adónemen hiánya van, akkor az igazoláson feltüntetik a hiányt mutató adónemeket.

Az adóigazolásért természetesen fizetni kell: az azonos időpontban beadott egy kérelemben, egy célra, egy példányban kért igazolásra 2000 forintos illetékbélyeget kell venni, a másolatokért pedig 500 forintosat. Az viszont kedvező, hogy a magánszemélyek által kért jövedelemigazolások egyelőre még illetékmentesek.