A dokumentumok kinyomtatása és kezelése világszerte 180 milliárdos üzletet jelet évente; a költségek jellemzően vállalatok teljes bevételének 1-3 százalékára rúgnak. Pedig érdemes ezekre a feladatokra odafigyelni, mivel a nyomtatókra való fokozott odafigyelés 10-30 százalékkal is csökkentheti a tevékenység költségeit - állítja a Gartner piackutató cég.
A felmérések szerint a nyomtatók területén a legtöbb cég nagyon felületes. A printerek többsége öt évnél öregebb, régi technológiájú, azaz magasabb költséggel működik. A vállalatok túlnyomó hányadánál nincs felelőse a printereknek, a beszerzés és csatasorba állítás után senki nem ellenőrzi a gép állapotát, az utánpótlás gyakoriságát - a legtöbb esetben azért, mert a vezetés úgy véli, a nyomtatás nem jelent komoly költségtényezőt az életükben.
Pedig az aktív tervezés sok felesleges kiadástól megszabadíthatja a vállalatokat. Számos cég vásárol például A3-as oldal nyomtatására is alkalmas masinát, holott az A3-as nyomtatás világszerte kevesebb, mint egy százalékot képvisel, vagyis legtöbb esetben hely-, és pénzpazarlás nagyobb, ám feleslegesen többet tudó gépet vásárolni.
Veszélyeket rejtenek magukban az új, gyors színes nyomtatók is, melyeket a nagyobb forgalom kedvéért mélyre nyomott árakon kínálnak a vállalkozásoknak. A színes nyomtatás rendkívül tetszetős lehet egy-egy prezentáció esetében, azonban nagyságrendileg megdobja a költségeket, ha a dolgozók a főnök tudta nélkül a cég nyomtatóján nyomtatják ki a nyaralási képeket. A printerpiacon ugyanis már rég nem az új készülékek eladása, hanem a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatások és a tartozékok-kiegészítők értékesítése jelenti a legnagyobb bevételi forrást.
Éppen ezért ajánlatos pontosan meghatározni, ki és milyen jogkörrel használhatja a nyomtatót, és éppen melyiket, ha több is akad a vállalatnál. A nagy printergyártók igyekeznek az ügyfelek kedvében járni, ezért a hálózati nyomtatókhoz szinte kötelező lett kezelőszoftvert is kínálni, amelynek segítségével dolgozónként határozhatjuk meg, ki milyen feladatot végezhet el a nyomtatón. Lehetnek olyanok, akik csak fekete-fehér oldalakat nyomtathatnak, míg mások legfeljebb heti 100 oldalt nyomtathatnak a nyomtatón. Érdemes a sűrűn böngészni a nyomtatási feladatokkal kapcsolatos log-fájlokat is, nemcsak azért, hogy kémkedjünk dolgozóink után, hanem mert újabb értékes adatokat nyerhetünk vállalatunk valódi, mindennapi működéséről.
