A nyomtatott számlát úgy kell szigorú számadás alá vonni, hogy az adóalany nyomtatvány fajtánként (külön a számlákról, illetve a nyugtákról) nyilvántartásokat vezet. Ezeknek tartalmazniuk kell a számla-, illetve nyugtatömbök sorszámtartományait, a vásárláskor kapott számla sorszámát, a beszerzés dátumát, a felhasználás első és utolsó napját, valamint a selejtezés keltezését.
A nyomtatott számla és nyugta előállítója részére a sorszámtartományokat az APEH adja meg, ezt a honlapján is közli az adóhatóság. Az előállító, illetve forgalmazó nyomtatványt csak annak adhat el, aki adóalanyiságát előzetesen igazolja. A rendelet - példálózva - az aláírási címpéldányt és a cégbíróság bejegyző végzését sorolja fel igazolási dokumentumként. (Adószámot a legfeljebb piacon áruló őstermelőknek nem, a felvásárlók felé is értékesítőknek viszont ki kell váltaniuk, legkésőbb január 15-ig.)
Számla a pénztárgépből
A számítástechnikai eszközzel előállított számlát is szigorú számadás alá kell vonni. Ez úgy történik, hogy a programnak - kihagyás és ismétlés nélkül - kell biztosítania a sorszámozást, és rögzítenie kell a hiányos, hibás és elveszett számlákat is. Arról, hogy a program megfelel a jogszabályi előírásoknak, a készítője írásos nyilatkozatot ad a számlakibocsátónak (felhasználónak).
A számítástechnikai eszközzel előállított számlának a kibocsátónál maradó példánya elektronikusan is archiválható. A számlaképet ilyenkor fokozott biztonságú elektronikus aláírással, és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni.
Az elektronikus számla helyszíni ellenőrzésekor az adóellenőr rendelkezésére kell bocsátani a szükséges technikai eszközöket, és el kell látni a használathoz szükséges felvilágosítással. Az ellenőr jogosult arra, hogy felügyelete alatt - próba jelleggel - számlát állítasson elő.
Szintén január első napjától, pénztárgéppel és taxaméterrel nemcsak nyugta, hanem számla is kibocsátható, amennyiben az eszközök rendelkeznek ezzel a funkcióval. A taxaméter akkor is megfelelő e célra, ha az azzal nyomtatott számlán a vevő adatait utólag, kézzel töltik ki. ((Nem adhat nyugtaadási kötelezettség-, vagy pénztárgéppel teljesítendő nyugtaadási kötelezettség alól felmentést a 2008. január 1-én hatályba lépő új áfa jogszabály miatt az APEH.)
