A más kollégáknak szánt feladatok átadására és nyomon követésére használható feladatkezelő rendszerek segítenek elkerülni a párhuzamos munkavégzést (silókat), és automatizmusokkal váltják ki az időrabló adminisztrációt. A megkérdezettek mintegy fele (48 százalék) olyan helyen dolgozik, ahol használnak erre a célra valamilyen szoftvert, rendszert vagy platformot – ugyanakkor 44 százalékuk esetén ez az eszköz a nem éppen erre a célra kifejlesztett Excel.
Leginkább az oktatási szektor van lemaradásban (23 százalék), de az egészségügyben és a közigazgatásban is átlag alatti a feladatkezelő eszközök elterjedtsége, pedig a válaszadók jelentős többsége (83 százalék) szerint ezek a rendszerek hatékonyabbá teszik a munkavégzést. Ahol nem használnak ilyen eszközt, 73 százalékban e-mailben adják át a feladatokat.
„Abban, hogy amit csak lehet, táblázatkezelővel oldunk meg, számomra a magyar lélek kifogyhatatlan kreativitása nyilvánul meg. Ma már azonban nem kell konyhai barkácsolásokhoz folyamodnunk, ha átlátható módon akarjuk követni egy feladat vagy projekt alakulását. Erre találták ki az online feladatkezelő rendszereket" – tette hozzá a szakember.
Nem értjük egymás nyelvét: fordítási nehézségek az IT és a többi osztály között
Az IT helpdesk – akár az ügyfelek, akár a kollégák problémáinak megoldására hivatott – a szervezetek neuralgikus pontja. A kutatásban megkérdezettek több mint negyede fel van készülve rá, hogy ha a vállalati IT-hoz fordul, nem fogja tudni nyomon követni az ügyét, és az nem is fog megoldódni (26-29 százalék). Hasonló arányban (24 százalék) nyilatkoztak arról, hogy gyakran úgy érzik, nem tudják megértetni magukat a help deskes kollégákkal – olyan, mintha egyszerűen más nyelvet beszélnének. Mindez kölcsönös: a helpdesken dolgozó munkatársak is gyakran azt tapasztalják, hogy nem egy nyelvet beszélnek a többiekkel (15 százalék), és ami talán még súlyosabb: a tőlük segítséget kérő ügyfelekkel sem (17 százalék).
