Fontos azt is tudni, hogy ráadásul a kereskedő csak az általa kiállított számlában feltüntetett adó összegét térítheti vissza a külföldi utasnak, egy másik kereskedő által kiállított számla áfáját viszont már nem adhatja vissza. Pontosabban ez utóbbit is visszaadhatja, ám az saját vesztesége lesz, mert azt az adóhatósággal szemben nem érvényesítheti. A jogszabály lehetővé teszi, hogy a kereskedő az adó-visszatérítés során a külföldinek ügykezelési díjat számoljon fel, amelynek mértékét viszont már nem határozza meg a rendelet, hanem a kereskedőre bízza. Sőt a kereskedő azt is megteheti – mint ahogy egyébként az üzletek többsége meg is teszi – hogy nem foglalkozik áfa-visszatérítéssel a külföldi utasok részére. Éppen ezért az érintett utasoknak vásárlás előtt érdemes erről érdeklődni, mert ha a vásárlás helyén nem térítik vissza az áfát, akkor az „elvész” a külföldi számára, mert később hiába viszi ki az árut Magyarországról, sem másik kereskedő, sem az adóhatóság ezt az áfát neki már nem adja vissza. A kereskedők egyébként nem túlságosan örülnek az új szabályozásnak, hiszen ezzel ismét nőttek adminisztrációs kötelezettségeik.
Áfa-visszatérítésre jogosult külföldi utasnak egyébként az a nem magyar állampolgár minősül, aki állandó magyarországi tartózkodásra nem jogosult, és az a magyar állampolgár, akinek nem Magyarországon van az állandó lakóhelye.
A jogszabály szerint a kereskedő megteheti azt is, hogy az áfa-visszatérítést megelőlegezi a külföldi vevője számára, tehát akár a vásárlással egy időben is visszaadhatja az áfát, azonban csak saját kockázatára. Ha ugyanis a külföldi utas – ígérete ellenére – mégsem juttatja vissza a kereskedőhöz az áfa-visszatérítéshez szükséges valamennyi dokumentumot, vagy „elfelejti” kivinni az országból az árut, vagy a külföldi a visszatéríthetőséghez szükséges vámhatósági igazolást nem kapja meg, akkor a veszteség a kereskedőt terheli. Ilyenkor ugyanis a kereskedő hiába fizette vissza az áfát a külföldi utasnak, az állami adóhatósággal szemben azt nem érvényesítheti.
A kereskedőnek az áfa-visszatérítéshez először is ki kell tölteni „A külföldi utas áfa visszaigénylő lapja” elnevezésű nyomtatványt, amely egyébként nyomtatványboltokban kapható, vagy az Internetről is letölthető az APEH weboldaláról (www.apeh.hu). ( Érdemes tisztában lenni azzal a ténnyel is, hogy a 2002. szeptember 30-áig történő értékesítések esetén használható a korábban használatban lévő visszaigénylő lap is.) Az áfa-visszaigénylőlapot a kereskedőnek kell kitölteni, amelyből két példányt az eredeti számlával, vagy egyszerűsített számlával át kell adni a külföldi utasnak. Áfa-visszatérítésre akkor jogosult az utas, ha ugyanabban a számlában a vásárolt termékek adóval növelt értéke elérte az 50 ezer forintot, tehát nem kell minden egyes, számlán szereplő áru értékének elérni ezt az összeget. A kereskedőknek fontos tudni azt is, hogy egy visszaigénylő lap csak egy számla adatait tartalmazhatja. A jogszabály szerint az áfa-visszatérítés – a műalkotás, a gyűjtemény, a régiség, és a dohánygyártmányok kivételével – minden nem kereskedelmi jellegű árura, a külföldi utas által kivitt, illetve útipoggyászként feladott, új állapotú termékekre – köztük új személygépkocsikra is – kiterjed. S hogy pontosan mit is jelent a nem kereskedelmi jellegű áru mennyisége, azt a vámtörvény határozza meg mégpedig a naponta legfeljebb egyszeri kivitelre.
Az áfa-visszatérítés csak az új állapotban vásárolt és külföldre vitt termékekre vonatkozik, vagyis használt termékek után a külföldi utas sem igényelhet vissza áfát. Az adó-visszatérítés fontos feltétele az is, hogy a külföldi utasnak az árut a vásárlástól számított 90. napig új állapotban külföldre kell vinni, amit a vámhatóságnak kell igazolni mégpedig a számla, vagy az egyszerűsített számla és az áfa-visszaigénylő lap záradékolásával. Az áru külföldre vitelét követő 183 napon belül kérheti a külföldi a kereskedőtől, hogy a termék értékének áfáját adja neki vissza. Ezt egyébként meghatalmazott útján is megteheti a külföldi, tehát a magyar kereskedők ebben az esetben a meghatalmazottnak is oda adhatják az áfát. A kereskedő cég csak a vámhatóság által záradékolt eredeti visszaigénylő lap és számla ellenében csökkentheti az adóhatóság felé fizetendő áfáját. Tavaly egyébként csaknem 350 ezer esetben, összesen 21,25 milliárd forintot fizettek vissza a külföldieknek, amiből állítólag jelentős összeget tett ki a jogosulatlan visszaigénylés.