A Munka Törvénykönyve (Mt.) főszabálya szerint a szabadságot – az apasági szabadságot és a szülői szabadságot kivéve – az esedékességének évében kell kiadni. Ha a munkáltató nem adja ki az adott évre járó szabadságot, jogszabályt sért: csupán az életkor alapján járó (a kortól függően 1-10 napnyi) pótszabadság vihető át – külön megállapodás alapján – az esedékesség évét követő 12 hónapra.
Az idei tapasztalatok is azt mutatják, hogy főként azoknak a kisebb vállalkozásoknak jelent nagyobb terhet az időarányos szabadság kiadása, amelyek az alacsonyabb létszám miatt eleve nehezebben képesek megoldani a szabadságra küldött dolgozók helyettesítését. Akár nagyobb vállalatok számára is problémát okozhatnak az év utolsó időszakában a „bent ragadt” szabadságok, különösen az olyan területeken (kereskedelem, szállítmányozás, stb.), amelyeknek csúcsszezonja éppen erre az időszakára esik.
Tekintettel arra, hogy a munkavállalók többsége hagyományosan a nyári szabadságolást preferálja, a szabadságok átgondolt tervezése során célszerű az éves szabadságkeret minél nagyobb mértékű felhasználására törekedni ebben az időszakban.
A szabadság időpontjának meghatározásában a jogszabály a munkáltató számára biztosít nagyobb mozgásteret: a munkavállaló a szabadságkeretéből mindössze 7 munkanapról rendelkezhet szabadon. Ugyanakkor mindkét fél érdeke, hogy a többi szabadnap is egyeztetett módon, mindkét fél igényeit figyelembe véve legyen kiadva, amire kellő időben történő tervezéssel nagyobb a felek lehetősége.