Arra, hogy egy társaság székhelye ügyvédi iroda legyen, megbízási szerződést kell kötni az irodával. Ez a megbízás - fő szabályként - határozatlan idejű, határozott csak akkor lehet, ha a cég létesítése is határozott időre történt.
A szerződésben rögzíteni kell, hogy milyen iratokat őriz az ügyvédi iroda. A rendelet meghatározza az iratok minimális körét, ezek a következők: cégiratok, hatósági engedélyek, az adóhatóságnak teljesített adat-bejelentések, valamint az éves beszámolók. Ezekről az ügyvéd irat-jegyzéket vezet.
Az ügyvédnek a cég iratait az egyéb iratoktól elkülönítetten kell kezelnie. Ennek módja: külön helyiségben, vagy zárható szekrényben történő tárolás. Amennyiben a hatóság a cég székhelyén - az irodában - eljárást folytat, azt az ügyvéd nem akadályozhatja, de köteles erről haladéktalanul értesíteni a megbízóját.
Új szabály
Ehhez a rendelet-tervezethez kapcsolódik egy másik szabály is, amely az ügyvédi törvényre utalva a cég telephelyének ellenőrzését írja elő. Eszerint az ügyvédnek - ha új cég alapításában közreműködik - az ingatlan-nyilvántartás adataival kell egybevetnie a székhelyére (telephelyére, fióktelepére) vonatkozó, a cég által közölt adatokat. Amennyiben a kettő nem fedi egymást (például a székhely nincs a cég tulajdonában, pedig azt állítja), akkor az ügyvéd köteles a közreműködését megtagadni. Amennyiben változásbejegyzésre kéri egy cég az ügyvédet, az előbbi egybevetést csak akkor kell megtennie, ha a változás a társaság székhelyét is érinti.
Egy másik rendelet-tervezet az elektronikus cégbejegyzést szabályozó korábbi igazságügy miniszteri rendeletet módosítja. Ezt az tette szükségessé, hogy jövő év közepétől a cégeket elektronikusan, egy óra alatt jegyzik be. Ennek előfeltétele, hogy a bejegyzési kérelmet szabványosított formában kapják meg a cégbíróságok. Ezt a blankettát a céginformációs szolgálat honlapjáról és a kormányzati portálról lehet letölteni. A nyomtatványt a jogi képviselő csak minősített elektronikus aláírással ellátva adhatja be a cégbírósághoz. (Ugyanezek a szabályok vonatkoznak a változások bejegyzéseire is.)
