A NetLock Kft., és az Ügyvitel Szolgáltató Kft. együttműködési megállapodást kötöttek, melynek az volt a célja, hogy az Ügyvitel Szolgáltató Kft. az általa kibocsátott számlák másodpéldányait, papír alapú példányok készítése nélkül, elektronikusan tárolhassa. Erre jogszerűen csak akkor van lehetőség, ha az elektronikus másodpéldányt a kibocsátó elektronikus aláírással és időbélyegzővel hitelesíti. A projekt nagyságrendje Magyarországon egyedülálló, hiszen a hitelesített, majd elektronikusan tárolt számlamásodpéldányok száma mára meghaladta az 1 700 000-et. Ha ezeket a másodpéldányokat mégis kinyomtatnánk és egymásra helyeznénk, akkor egy 209 méter magas papírtornyot kapnánk, amely 6 egymásra helyezett tízemeletes épület magasságának felel meg.

A közüzemi szolgáltatók számára szolgáltatási számlák készítését, folyószámla kezelést és díjbeszedést végző Ügyvitel Szolgáltató Kft. közel 100 000 darab közüzemi számlát bocsát ki havonta ügyfelei részére. A törvényi szabályozás szerint a kibocsátott számlákat, illetve azok másodpéldányait a szervezeteknek legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Az Ügyvitel Szolgáltató Kft. a jogszabályi kényszer hatására, illetve a papír-, nyomtatási- és tárolási költségek csökkentése érdekében több mint két éve úgy döntött, hogy az általa kibocsátott számlák másodpéldányait elektronikus módon fogja tárolni.

"A számlák másodpéldányainak - jogszabálynak megfelelő - elektronikus tárolásához egy nagy tömegű hitelesítési igények kiszolgálására alkalmas rendszer kialakítására volt szükségünk, amelyhez olyan partnert kerestünk, aki ezen a területen megfelelő kompetenciával rendelkezik" - mondta Gerendás Szabolcs, az Ügyvitel Szolgáltató Kft. számlázási és informatikai osztályvezetője. "A NetLock Kft. minden szempontból megfelelő választásnak bizonyult, mert rendelkezik azzal az integrált jogi és technológiai tudással, amely rendszerünk kiépítéséhez elengedhetetlenül szükséges volt. A kialakított rendszer segítségével az elektronikus számlázás már minimális költségekkel elindítható az ezt igénylő Ügyfelek számára" - tette hozzá Gerendás. "Az Ügyvitel Szolgáltató Kft.-nél tanácsadási szolgáltatásunk keretében céganalízist és folyamatelemzést végeztünk, majd a számviteli jogszabálynak megfelelő hitelesítési alternatívákat dolgoztunk ki. A PKI rendszerintegrációs fázis során üzembe helyeztünk egy biztonságos aláírás létrehozó eszközt tartalmazó kriptográfiai szervert, amelyen egy elektronikus aláírás és időbélyeg kezelő szoftver fut. A szerver oldali hitelesítő infrastruktúra és a számlázó rendszer illesztése már a két szervezet közös feladata volt" - mondta dr. Nagy Zsolt a NetLock Kft. PKI tanácsadója.

A rendszer az egy hónapos tesztidőszak után több mint 2 éve kiválóan működik és a számlák elektronikusan tárolt másodpéldányainak száma mára meghaladta az 1 700 000-et. A másodpéldányok tárolásának elektronizálásával az Ügyvitel Szolgáltató Kft. papír- nyomtatási- és tárolási költségei jelentősen csökkentek, így a vállalat megtakarítása a számlák számának növekedésével napról-napra nő. "Véleményünk szerint a vállalatok hosszútávú versenyképességéhez, a hatékonyságuk növeléséhez elengedhetetlenül szükséges az ügyviteli folyamatok elektronizálása. Az Ügyvitel Szolgáltató Kft. innovatív megoldása rámutat arra, hogy az elektronikus számlázás és bizonylatmegőrzés komoly megtakarítási lehetőséget biztosít a nagy számlakibocsátóknak, de hosszú távon a kis- és középvállalkozások számára is biztos alternatívát jelent" - mondta Rózsahegyi Zsolt, a NetLock Kft. ügyvezető igazgatója.