Ha valakinek külföldön hivatalos ügyet kell intéznie, gyakran nem elegendő bemutatnia az eredeti hivatalos iratot, mert a külföldi hatóság csak a felülhitelesített, úgynevezett apostille tanúsítvánnyal vagy diplomáciai felülhitelesítéssel ellátott dokumentumot fogad el.
Az eljárást az Európai Unión belül egyszerűsíti egy, a közokiratokról szóló rendelet azzal, hogy bizonyos tartalmú közokiratok esetében eltörli a felülhitelesítési kötelezettséget.
Nem kell például hitelesítő pecsét a születés, haláleset, életben lét, házasságkötés, anyaság vagy apaság, lakóhely, tartózkodási hely vagy állampolgárság rögzítésére szolgáló dokumentumoknál.A rendelet értelmében mostantól a közokirathoz nem kell hiteles fordítást készíttetni. Ha a közokirat nem az azt igénylő tagország hivatalos nyelvén készült, akkor a kiállító hatóságtól lehet kérni az összes uniós nyelven rendelkezésre álló formanyomtatványt. Ha bárki ezzel együtt nyújt be egy dokumentumot, a fogadó hatóság alapestben nem kérheti a fordítást. A rendelet azt a szabályozást is eltörölte, hogy az eredeti közokiratot és annak hiteles másolatát egyszerre kelljen benyújtani.
A rendelettől függetlenül minden esetben érdemes rákérdezni, milyen formában fogadják el a
A közjegyzői kamarától évről évre több dokumentum hitelesítését kérik, az elmúlt években sok ilyen iratot vittek néhány uniós tagállam mellett Dél-Koreába, Kazahsztánba, Kínába, Oroszországba és Thaiföldre.
Magyarországon a MOKK hitelesíti a közjegyző által aláírt közokiratokat – többek között gazdasági jogi szerződéseket, nyilatkozatokat, aláírásmintákat, meghatalmazásokat, cégkivonatokat, gyermek külföldre vitele iránti engedélyeket, hagyatéki eljáráshoz kapcsolódó iratokat –, az Igazságügyi Minisztérium a bíróságok, valamint a minisztérium által kiállított iratokat, a Külgazdasági és Külügyminisztérium pedig a NAV által kiállított és az egyéb közokiratokat.
