Az alapvető szükségletek
A vállalatok rendre elfelejtik, hogy az alapvetőbb szükségletek kielégítése mindig megelőzi a magasabb rendű szükségletekét. Az olyan fizikai feltételek például, mint a megfelelő világítás, az ideális hőmérséklet, a jó levegő és az ergonómia a Maslow-féle szükséglet-hierarchia alsó szintjein találhatók. A fiziológiai, biztonsági és védettségi szükségletek elhanyagolása pedig jelentős teljesítményromlást vonhat maga után, sőt csak ezek teljesülése után tudunk egyáltalán a munkánkra és magasabb szintű céljainkra összpontosítani.
Az Európai Unió egyik kutatással és technológiai fejlődéssel foglalkozó programja keretében működő Lighting for People című projekt kutatási anyaga számos adatot gyűjtött össze arról, hogy milyen fontos szerepet játszik a világítás az emberi egészség és jó közérzet szempontjából. A tanulmány egyik legfontosabb megállapítása, hogy a jobb munkahelyi fényviszonyok (beleértve a természetes és mesterséges fényt is) kevesebb irodai hiányzást vonnak maguk után.
A délnyugat-angliai Exeteri Egyetem Dr. Craig Knight által vezetett kutatása emellett arra is rávilágít, hogy a munkavállalók a növényekkel, esetleg képekkel „gazdagított környezetben” 17%-kal produktívabbak voltak, mint a lecsupaszított (egyszerű és funkcionális) terekben dolgozók.
Egyéni munkavállalói elvárások
Mivel minden ember más és más, ennek megfelelően különbözőek a szükségleteik, a munkavégzési szokásaik és az irodával szemben támasztott elvárásaik.
A nők például jobban érzékelik a hideget, mint a férfiak. A holland Maastrichti Egyetem tanulmánya például kimutatta, hogy a nők átlagosan 35%-kal kevesebb hőt termelnek, mint férfi társaik, és kb. 3 Celsius-fokkal magasabb hőmérséklet áll közelebb a komfort zónájukhoz.
Az Exeteri Egyetem korábban már említett kutatása ezzel kapcsolatban arra az eredményre jutott, hogy minél inkább beleszólhattak az emberek az irodai tér kialakításába, annál elégedettebbé és motiváltabbá váltak munkavégzésük során. Nemcsak fizikailag érezték magukat kényelmesebben az irodában, de jobban is tudtak azonosulni a munkáltatójukkal és általánosságban is pozitívabban ítélték meg munkahelyüket. Ezek a munkavállalók összességében 32%-kal növelték produktivitásukat.
A Leitz tavalyi „A Munka ott van, ahol a munkavállaló” című tanulmányából kiderül, hogy a dolgozók 4 fő csoportba sorolhatók a munkastílusuk alapján. A legnagyobb csoportot a „pillérek” alkotják, akik munka közben leginkább az íróasztalukhoz kötődnek, őket követik a „vándorok”, akik sokat mozognak az iroda közvetlen közelében, a „felfedezők” már rendszeres utakat tesznek meg az irodán kívül, az „úttörők” pedig csak nagyon ritkán tartózkodnak az irodában.
Az egyes csoportok tagjai különböző munkakörnyezetben dolgoznak, így alapvetően mások a szükségleteik, ebből pedig az is következik, hogy más-más irodai eszközöket igényelnek a munkavégzésükhöz.
Különböző szervezeti kultúrák, különböző értékrendszerek
A megfelelő munkakörnyezet kialakítása nagymértékben függ az adott vállalati kultúrától és annak értékrendszerétől is, amelynek négy típusát (irányító, együttműködő, kreatív, versengő) Quinn és Rohrbaugh határozta meg az 1980-as években.
Kétségkívül mindegyik kultúra típusnak megvan a maga előnye, de könnyű belátni, hogy a mai, kegyetlenül versengő világban a problémamegoldás és innováció szempontjából az együttműködés, valamint a kreatív, új ötletek jelentik az éltető vért bármely szervezet számára, működés tekintetében pedig a keresztfunkcionális csoportok a leghatékonyabbak. Az újító gondolkodású vállalatok éppen ezért amellett, hogy biztosítják munkavállalóik alapvető szükségleteit, egyre több időt fordítanak arra is, hogy belső összekapcsolódást elősegítő épületeket terveztessenek, például egymásba olvadó terekkel, amelyek az elválasztott részlegeket összekötik és így növelik a munkavégzés hatékonyságát.
„Az emberek ma már gyakran "multitaskolnak", azaz egyszerre több feladatot végeznek, egyszerre több funkciót látnak el, ugyanakkor nem csak állandó, hanem ad hoc projektcsoportokban is dolgoznak. Éppen ezért legtöbbjük azt szeretné érezni, hogy hasznos tagja egy csapatnak, de ezzel egyidőben személyes térre és a saját eszközökre is szüksége van az elmélyült munkához” – fogalmazott Käfer Gábor, a Leitz termékeket gyártó és értékesítő Esselte Kft. ügyvezető igazgatója. „Végeredményben az irodai tervezésnek olyan munkakörnyezetet kell teremtenie, amely e kettő – néha ellentétesnek tűnő – szempontnak egyaránt megfelel” – tette hozzá.
A designhoz kapcsolódó iparágakban az olyan gyártók, mint az Esselte is, sokat költenek kutatás-fejlesztésre, hogy az alapvető és az egyéni szükségletek mellett a vállalati kultúrának és a hosszú távú vállalati célkitűzéseknek is megfelelő irodaszereket gyártsanak. Etnografikus kutatási módszereket alkalmaznak a design finomhangolása során – az irodaszereket például használat közben tanulmányozzák. Nem egyszerűen megkérdezik az embereket, mit gondolnak az adott eszközről, hanem azt is megfigyelik, illetve vizsgálják, a munkavállalók hogyan használják azt.
