Az optimális működés sarkalatos pontja, hogy minden feladatkörnek meglegyen a gondos gazdája. De ennél többre van szükség! A munkatársnak nem csak gondosnak, hanem alkalmasnak is kell lennie.

Ez azt jelenti, hogy végig kell gondolnunk, lépésről lépésre meg kell határoznunk, mit kell végeznie a munkakört betöltő kollégának. Milyen hatáskörök, felelősségek, követelmények tartoznak hozzá, mindez hogyan illeszkedik, a cégkultúrába illeszkedik, és ki lehet, milyen lehet az a személy - és itt nem csak a szakmai tudásra, hanem főleg az emberi tulajdonságokra kell koncentrálnunk –, aki ezt a munkakört sikeresen tudja ellátni.

Kép:PP archív

Hogyan tudjuk ezt profin meghatározni? Jó kiindulási alap lehet, a munkaköri leírás, de önmagában sokszor ez kevés. Egy irodavezető munkaköri leírásában az a mondat, hogy „biztosítja az iroda gördülékeny működését” kevés hasznos információval bír, mert túl általános. Ahhoz, hogy meghatározhassuk mit várunk el a munkakör betöltőjétől, konkrétan végig kell gondolni a feladatokat is, mert csak így rendelhetőek mellé a szükséges tulajdonságok.

A fenti példánál maradva tegyük fel, hogy az irodavezető megnevezés két munkakört is takarhat.

Egyik esetben az irodavezető azt jelenti, hogy az ott dolgozók munkáját szervezi, egyeztet, ha valami elromlik az irodában, intézi a javítást, tárgyal. Nyilvánvaló elvárás, hogy jó kommunikációs, kapcsolatteremtő készsége legyen, ugyanakkor olyan embernek is kell lennie, aki élvezi, ha sokféle feladatot kell párhuzamosan végeznie. A másik esetben viszont az irodavezetőtől azt várjuk, hogy kezelje a folyamatban lévő ügyeket, rögzítse a beérkező információkat a cég belső vállalatirányítási rendszerébe, azokat tudása szerint készítse elő döntésre, és továbbítsa azt a megfelelő helyre. Ahhoz, hogy ezt a feladatot sikeresen ellássa, inkább alaposnak, szisztematikusnak, rendszerezőnek, és szabálybetartónak kell lennie.

Mi következik ebből? Ha a jó kommunikációs és szervezőkészséggel rendelkező jelöltet vesszük fel az inkább alaposságot, szisztematikusságot és részletekre figyelést igénylő irodavezető munkakörbe, akkor biztosak lehetünk benne, hogy napi szinten gondok merülnek majd fel, elégedetlenek leszünk vele, és Ő maga is csalódottá válik.

Hogyan fogjunk hozzá a munkakörök elemzéséhez?

1. Nem elegendő csak általános mondatokban meghatároznunk a munkakört – le kell bontanunk konkrét feladatokra, meg kell vizsgálnunk a döntési helyzeteket. Olyasmit például, hogy precedens nélküli döntéseket várunk-e a jelölttől, vagy a szabályok mentén kell döntéseket hoznia. Meg kell határoznunk a munkakörben előforduló nehéz helyzeteket és azt is, hogy mit várunk tőle, hogyan viselkedjen azokban a helyzetekben.
2. Meg kell határoznunk, hogy melyek azok a tulajdonságok, amelyek szükségesek a konkrét feladat sikeres elvégzéséhez.(Itt olvashat a személyiség és kompetencia szerepéről a kiválasztásban!)
3. Össze kell adnunk a kapott eredményt, és máris látjuk, mely tulajdonságra van szükség többször a feladat elvégzéséhez és melyekből csak ritkábban.

Egyértelműen látszik, hogy a munkakörök sikeres ellátásához szükséges tulajdonságok meghatározása, azonosítása a cégek hatékony működésének alapja. Kell, hogy elegendő időt szánjunk erre, ha azt akarjuk, hogy cégünk sikeres legyen. A döntés a kezünkben van!

Következő cikkünkben a kompetencia alapú toborzás és kiválasztás fontosságáról lesz szó. Ha kérdése van a fenti, vagy bármely más HR témát illetően, írjon nekünk, és választ kap tőlünk a Piac és Profit tanácsadói kapuján keresztül.

Babos Éva ügyvezető Contact Points Kft. A Piac és Profit HR szakértője