A visszaélés-bejelentési rendszerek lehetővé teszik a munkavállalók, illetve egyéb érintettek (pl. beszállítók) részére, hogy kifejezetten egy erre kialakított rendszeren keresztül – akár anonim módon is – bejelentést tegyenek a munkáltatóval kapcsolatban tudomásukra jutott jogsértésekről. A bejelentéseket a munkáltató köteles kivizsgálni és amennyiben a vizsgálta során visszaélésre derül fény, megfelelő intézkedéseket alkalmazni.
„A bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy az egyrészt védje a bejelentő személyét, másrészről pedig megfelelő védelmet biztosítson, hogy a vizsgálat lezárásáig illetéktelene ne férhessenek hozzá a bejelentéssel kapcsolatos információkhoz” – mondta dr. Balogh Tamás, a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda ügyvéde. (Aki megszegi a szabályt, tízmilliós bírságot is fizethet!)
Még félnek a bejelentők
„Személyes tapasztalatunk, hogy a bejelentők még mindig félnek bejelentéseket tenni, meglévő állásukat féltik és ezért inkább név nélkül kívánnak nyilatkozni. Többen kritikusan viszonyulnak a bejelentési rendszerhez, aggódnak, hogy a vizsgálat során „besúgóként” tekintenek rájuk.” – mondta el dr. Balogh Tamás.
A munkavállalók ugyanakkor – ha egyszer rászánták magukat, akkor –valamennyi kommunikációs csatornán előszeretettel tesznek bejelentést (pl.: e-mailen, telefonon), ezért a rendszernek alkalmasnak kell lennie arra, hogy a különböző formában tett bejelentéseket megfelelően dokumentálni lehessen. "A munkáltatóval közösen kialakított rendszer biztosítja, hogy a bejelentéseket kellő részletességgel rögzítsük, a bejelentőt valamennyi jogáról és lehetőségéről tájékoztassuk, és a jelentéseket megfelelő védelemmel ellátva továbbítsuk a munkáltatónak. A kialakított rendszernek a legteljesebb védelmet kell biztosítania, a titkosított jelentéseket a munkáltatónál kizárólag az illetékes személyek tudják megnyitni.” – mondta dr. Balogh Tamás.
„Eddigi tapasztalataink szerint egy megfelelően kiépített bejelentővédelmi rendszer alkalmas arra, hogy a munkavállalónál lényegi problémákat tárjon fel és elősegítse a vezetőség részére a feltárt visszásságok megoldását még azt megelőzően, hogy az nagyobb problémává nőné ki magát. Úgy látjuk, hogy a munkavállalók legtöbbször valóban olyan érdemi észrevételekkel és kivizsgálásra váró problémákkal jelentkeznek, amelyek eredményesen megszüntethetőek a munkáltató részéről, ezzel is hozzájárulva a cég jó hírnevéhez.” – emelte ki dr. Balogh Tamás.
A whistleblowing rendszereket tipikusan olyan vállalatok alkalmazzák, amelyek számos munkavállalóval, illetve szerződéses partnerrel rendelkeznek. Ezért elengedhetetlen, hogy a bejelentővédelmi ügyvéd megfelelő technikai és személyi háttérrel rendelkezzen a bejelentések fogadásához és kezeléséhez. Nem fordulhat elő ugyanis olyan eset, hogy egy bejelentő telefonhívását a bejelentővédelmi ügyvéd azért nem tudja fogadni, mert éppen más bejelentéseket rögzít vagy szabadságon tartózkodik. A bejelentővédelmi ügyvéd részéről ezért fontos, hogy megfelelő helyettesítési rendszert alakítson ki, amely lehetővé teszi az esetleges bejelentések állandó fogadását.
Rendkívül fontos a bejelentő adatainak bizalmas kezelése, ugyanis a bejelentések kapcsán nagy mennyiségű és érzékeny információ továbbítására is sor kerülhet a munkáltató részére. A bejelentővédelmi rendszer lényegét kérdőjelezné meg, amennyiben a bejelentő adatai, illetve a bejelentések tartalma hozzáférhetővé válhatna a munkatársak számára. Ennek kapcsán nélkülözhetetlen a bejelentő megfelelő tájékoztatása lehetőségeiről, a bejelentésével kapcsolatos jogairól és kötelezettségeiről, továbbá lényeges, hogy megfelelő felvilágosítást kaphasson a rendszer működéséről.
Külsős szakértő is segíthet kialakítani
Az üzleti visszaélések minél hatékonyabb felderítése, a bejelentési rendszer előírásszerű működtetése, továbbá a bejelentések jogszerű kezelése érdekében a munkáltató akár dönthet úgy is, hogy egy erre szakosodott külső szakértőt, bejelentővédelmi ügyvédet bíz meg a bejelentések fogadásával és kezelésével.
A bejelentővédelmi ügyvéd feladata, hogy minden olyan jelzést, amely a munkáltató jogi vagy üzleti érdekeit sérti, jogszabályokba ütközik, vagy akár a közbiztonságot, közegészséget, a környezetet veszélyezteti, megfelelően dokumentáljon és az adatvédelmi szabályok betartásával továbbítsa a munkavállaló megfelelő szervezeti egysége részére. A bejelentővédelmi ügyvéd függetlenségét biztosítja, hogy sem a megbízás elfogadását megelőző öt évben, sem pedig a megbízás ellátása során nem állhat a munkáltatóval ügyvédi megbízási, vagy munkavégzési kötelezettséggel járó egyéb jogviszonyban.
A megbízás létrejöttét az ügyvédnek vagy ügyvédi irodának be kell jelentenie az illetékes területi ügyvédi kamarának, amely a bejelentővédelmi ügyvéd személyét közzéteszi honlapján. A Budapesti Ügyvédi Kamara honlapja szerint jelenleg Budapesten egyetlen bejelentővédelmi ügyvéd, a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda tevékenykedik.
