Gyakran merül fel cégtulajdonosokban az a kérdés, hogy a vállalkozás székhelyeként szolgáló ingatlan - amely egyben a tulajdonos(ok) lakóhelye – rezsiköltségei (víz; villany; gáz; szemétszállítás; karbantartás) elszámolhatók-e a cégben. A gyakorlatban ez azt jelenti,hogy a közműveknél el kell intézni ,hogy a számlázási cím a cég legyen. Ha ennek feltétele a mérőóra átíratása akkor azt is meg kell csinálni.
A felmerülő rezsiköltségek elszámolása a számlák valamilyen mértékű f elosztása alapján azonban nem lehetséges – hívja fel a figyelmet a Pogácsa és Társa Könyvelő és Tanácsadó Kft. A Kft. szerint egyre ritkább, de még előfordul, hogy a könyvelésre átadott számla valamelyik tag nevére van kiállítva. Hibás alakisága miatt az ilyen számla sem számolható el. Amennyiben az ilyen számlát kézzel állították ki akkor a számla javítása után( a hibás rész áthúzása és a helyes adatok feltüntetése valamint szignózás ) természetesen elszámolható a számla, ha a további követelményeknek megfelel. Gépi számla kézzel nem javítható!
Számlázó programmal kiállított számlát –ebben az esetben(rossz a vevő neve – sztornózni kell és új számlát kell kiállítani. Költséget elszámolni azonban nem csak számla alapján lehet. A cégnek lehetősége van arra is, hogy természetes személy(ek)től a számára szükséges eszközöket vásároljon. (fordító iroda például szótárakat, bútort; nyomozóiroda távcsövet,írógépet,számítógépet) Ilyenkor a költség elszámolásának alapja a cég és a magánszemély közötti adásvételi szerződés. Mivel a magánszemély nem alanya az áfa törvénynek ezért ő nem állíthat ki áfás számlát.
Szállítási bizonylatok: mit és hogyan kell ellenőrizni?
Azok a cégek, amelyeknél napi árubeszerzésre van szükség, elengedhetetlen a szállítmány és a hozzá kapcsolódó szállítólevél rendszeres ellenőrzése, összehasonlítása a megrendeléssel. Hogyan, milyen szempontok alapján érdemes mindezt elvégezni a gyakorlatban?
Ez vonatkozik az elszámolt beruházásokra is.Minden olyan esetben, amikor tudatában vagyunk annak ,hogy nem vagy csak részben szolgálja a vállokozás érdekeit az elszámolandó számla fel kell tenni magunknak a kérdést: Ha én revizor lennék elhinném ezt a mesét? Ha például a vállalkozás amely minimális árbevételt realizál és alkalmazottja sincs már a 17. irodai bőr forgószéket kívánja elszámolni akkor valószínűleg ezt már nem fogja tolerálni egy revizor. Ugyanez lehet a helyzet, ha a vállalkozás a realizált árbevételhez képest túl sok üzemanyagköltséget számol el. Az előző pontban említett magánszemélyektől történő vásárlásnál figyelembe kell vennünk, hogy a megvásárolt eszközök szerződés szerinti értéke legalább nagyjából feleljen meg a piaci árnak.
Egy a piaci ártól való 20 százalékos eltérésnél több már ok lehet a szigorúbb vizsgálatra. Lehetőség van az u.n. irodai reprezentációs költségek elszámolására. Azonban itt is ügyelni kell a jó ízlés határaira! Másik példa: egy építészmérnöki tevékenységgel foglalkozó vállalkozásnak nem szerencsés vitorlázó dzsekit elszámolnia költségei között. Más a helyzet ugyanezen költséggel egy túraszervezéssel foglalkozó cégnél. Azokat a számlákat amelyek valóban a tevékenységünkhöz szükséges beruházásokat és költségeket tartalmazzák viszont bátran vállaljuk fel! Még akkor is ha esetleg a mögöttes feltételeken ( szerződés megléte; életszerűség kialakítása) csiszolni kell.
3. A számlát, annak tartalma alapján kell megítélni.
Ha bármely körülmény (például: a számlát alátámasztó szerződés ,teljesítési igazolás, az ellenőrzés során nyilatkoztatott számlát kiállító nyilatkozata;a számla kiállítójának adóbevallásai és közzétett vagy közzé nem tett mérlegei) arra utal ,hogy nem jogszerűen kívánják elszámolni a számlát akkor a revízió azt kiemelheti a költségek közül.
6 érv az online könyvelés mellett
Az ideális könyvelő olcsó, dörzsölt, kommunikatív, s nem mellesleg közel van az irodája – így foglalhatjuk össze azokat az ismérveket, amelyek alapján könyvelőt választ a legtöbb cég. De legalább ennyire fontos szempont lehet, hogy a könyvelési anyagot folyamatosan nyomon lehessen követni, a könyvelő 24 órán keresztül elérhető legyen. Ez utóbbi kettő lehet az online könyvelés előnye a hagyományossal szemben. Milyen előnyökkel járhat még a digitális verzió? Összefoglaltuk.
