Bármilyen furcsa is, nem a nagyvállalatoknál ragad a dolgozók kezéhez egy kis pénz a kasszából, vagy csurran-cseppen a beszerzések után, hanem éppen a kisvállalkozásokat fenyegeti a dolgozói sikkasztás. A károkozó munkavállalók elsősorban ugyanis azt használják ki, hogy ezeknél a cégeknél laza a pénzkezelési szabályzat, és ritkán – ha egyáltalán – leltároznak. Habár magyar statisztikák nem a legfrissebbek ezen a téren, az OECD felmérése szerint a tagállamokban minden évben, minden harmadik kis- és középvállalkozást meglop a saját dolgozója. A most következő öt tippünk segítségével elkerülheti, hogy önt is meglopják az alkalmazottak és megspórolja ezeket a váratlan és kellemetlen „költségeket”.
Legyünk tisztában azzal, hogy velünk is megtörténhet
Számtalan alkalommal hallani a megkárosítottak szájából: „megbíztam benne”. Egy keményen dolgozó kisvállalkozó megbízik a pénztárt kezelő alkalmazottjában, a könyvelőjében, a befektetési tanácsadójában. Csakhogy éppen ezzel a bizalommal éltek vissza több esetben is az elmúlt időszakok brókerbotrányaiban. Ezért a legfontosabb tanácsunk Ronald Reagan volt amerikai elnök híres mondása: bízz, de ellenőrizz!
Sok vállalkozó azért nem néz utána legalább szúrópróbaszerűen, hogy állnak a könyvei, mennyi van a bankszámláján, mire mennek el pénzek a beszerzéseknél, mert attól tart, hogy megsérti azt a bizalmi viszonyt, ami közte és az alkalmazottja között fennáll. Ezért világossá kell tenni, hogy ez az ellenőrzés – ideális esetben állandó kontroll – éppen a bizalom erősítésére szolgál, nem pedig a megroppanását mutatja.
A bank nem lop meg
Ha a beérkező bevételeink az iroda hátuljában gyűlnek egy fémdobozban, és csak számlahalmokból tudjuk, hogy mennyi pénzünk lehet, akkor ne lepődjünk meg, ha néhány forintnak lába kél. Vezessünk nyilvántartást minden beérkező számláról, készüljön heti, vagy napi összesítés a bevételekről, amelyeket egy banki számlán tároljunk. A számlákat meg lehet hamisítani, de az enyveskezű dolgozók nem tudnak nyom nélkül leemelni pénzt a bankszámlánkról.
Különítsük el a jogosultságokat
Ha egy alkalmazott felügyeli az elszámolást, és hozzáfér a bankszámláinkhoz is, úgy könnyen elcsábulhat, sokszor még a lebukás veszélye sem riasztja el. Hiába kerül börtönbe, a baj akkor már megesett, az ellopott pénznek pedig bottal üthetjük a nyomát. Ezért érdemes a különféle a felelősségi köröket több alkalmazott között szétosztani, ezzel is csökkentve annak az esélyét, hogy egy nagyobb összeg egy óvatlan pillanatban elsikkasszon egy szerencsétlen pénztárost.
Készítsünk pénzkezelési szabályzatot
Sok vállalkozásnál elkerülhetetlen, hogy az alkalmazottak pénzeket kezeljenek. Akár készpénzről, akár a bankszámlánkon lévő pénzről van szó, szigorú szabályokat kell lefektetnünk, és a betartásukat felügyelnünk kell! (Itt olvashatja, mire kell ügyelni egy ilyen szabályzat összeállításánál!)
Vegyünk igénybe egy független könyvvizsgálót
Rendszeres időközönként nézessük át a cég pénzügyeit egy független könyvvizsgáló céggel. Nem kell minden hónapban ellenőriztetnünk velük minden fillért, de egy-két évenként érdemes átnézetni, mire mennyit költöttünk, mi hogyan lett elszámolva, stb. Ez ugyan első pillantásra pénzkidobásnak tűnhet, de a valóságban komoly összegeket spórolhatunk, hiszen ha bűncselekményre nem is derül fény, tanácsokat kaphatunk arra nézve, hogyan bánhatunk hatékonyabban a pénzünkkel.
