Ha irodát keresünk, az első és legfontosabb teendő, hogy kellően felmérjük az igényeinket és pontosan ismerjük a bérleménnyel szemben támasztott elvárásainkat. (Sok magyar vállalkozásnál még mi9ndig az a fő szempont, hogy legyen a közelben egy étterem.) Így sok időt spórolhatunk meg a leendő bérlő a keresés során, hiszen akár saját maga keresi az új székhelyét, akár ügynökség bevonásával, elég lesz csak azokat az épületeket figyelembe vennie, melyek az elvárásainak megfelelnek. A CA IMMO összegyűjtötte azokat a szempontokat, amelyeket nem hagyhatunk figyelmen kívül irodakeresés során, sőt, szerződés aláírása után sem.
Erre figyeljünk, ha irodát keresünk!
Akkor kezdődhet az opcionális bérlemények megtekintése, ha a cég rendelkezik elegendő pénzügyi forrással ahhoz, hogy új irodába költözzön, esetleg egy jobb minőségű vagy nagyobb területre kössön bérleti szerződést, „A keresést érdemes egy -tól” „-ig” költségkeretet meghatározásával kezdeni; mekkora összeget szánunk az új iroda bérlésére” – foglalja össze a legelső teendőt Szalma Péter, a CA IMMO bérbeadási vezetője.
Tájékozódjunk különböző irodaházas és ingatlan portálokon, hogy hozzávetőlegesen milyen bérleti díjjal és üzemeltetési költséggel kell számolni egy adott irodaháznál. Ezt figyelembe véve szükség esetén a cég újra át tudja gondolni melyek a legfontosabb követelményei az új irodaválasztásnak.
Kisebb helyigénnyel rendelkező - 100 négyzetméter alatti -, vagy kezdő vállalkozásoknak megfelelő megoldást nyújthat a szolgáltatott vagy kis irodák bérlése. Ez a bérleti konstrukció rugalmasabb feltételeket tud kínálni, és alacsonyabb költségterhet jelent, illetve határozatlan időre is igényelhető (Pl. berendezések, irodatechnikai eszközök költségét meg tudják spórolni). Mikro vállalkozások akár napi díjban is bérelni tudnak egy-egy munkaállomást vagy kis irodahelyiséget.
A bérleti díjak és üzemeltetési költség esetén fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő összeget a bruttó terület alapján számolják, azaz az irodaház közös területi szorzóját is figyelembe kell venni. Érdemes a kapott ajánlatot átbeszélni a bérbeadóval vagy az ügynökséggel, így könnyen össze tudjuk vetni a kapott összköltséget a saját rendelkezésre álló forrással.
Keressünk helyet midnenkinek
Ha a megtekintett területre vonatkozó ajánlat megfelel pénzügyi oldalról a cég elvárásának, kérjünk be egy ültetési tervet, ahol a tervező kollégák a terület adottságait figyelembe véve az ügyfél igényeinek megfelelően választják le a munkaállomásokat és igyekeznek meghatározni az optimális elrendezést. Jól megtervezett, hatékony irodakialakítás esetén akár több tíz négyzetmétert is megtakaríthatunk, mellyel számszerűsíthető összeget spórolunk. A kialakításnál felmerülhetnek extra költségek, melyek nem az alap kiépítés részeit képezik (pl. üvegelemek, színes falfelületek, saját bérleményen belüli kamerarendszer stb.). Ezeknek az összegét rendszerint a cég saját maga fizeti, vagy egy részét, bizonyos tételeket átvállal a bérbeadó.
A bérleti szerződés pontjainak megértése és pontos ismerete mindkét fél számára egyaránt fontos, érdemes időt szánni arra, hogy figyelmesen végigolvassuk és a kérdéses pontot együtt értelmezzük a bérbeadóval.
A ház műszaki állapotáról és az üzemeltetésről se feledkezzünk meg szerződéskötés előtt. Nem feltétlenül kell csak új épületben gondolkodni, hiszen a jól karbantartott 10 éves épület is teljes mértékben meg tud felelni az „A” kategóriás igényeknek. A gépészet folyamatos karbantartása és az esetleges felmerülő problémák azonnali vagy rövid időn belüli javítása sok kellemetlenségtől mentheti meg a bérlőket, ami egy már működő, több éves ház estében gördülékenyen zajlik. A helyi, épületen belüli üzemeltetés (on site facility management) rövidebb reakció időt garantál és a bérlőknek is kényelmesebb helyzetet teremt, ha házon belül tudnak segítséget kérni, vagy bejelenteni az észlelt hibákat.
Ha már aláírtuk a szerződést, számtalan területen érhetünk el jelentős megtakarítást, ha jól megszervezzük az irodai munkánkat és az iroda használatát:
Újratárgyalhatjuk a szerződést, és ha további időtartamra elkötelezzük magunkat, akkor akár a jelenlegi kondíciókhoz képest kedvezőbb feltételekkel írhatjuk alá a hosszabbítást.
Ha a cég arra kényszerül, hogy területét csökkentse, lehetősége van arra, hogy a megüresedő területére akár saját cégcsoportjából albérlőt találjon. Az irodaház tulajdonosának azonban hozzá kell járulni ehhez. A bérleményi átalakítással járó költségek a bérlőt, illetve albérlőt terhelik. Így viszont a költségteher lecsökken, és nem kell a ki nem használt bérleményi területért a bérleti díjat a korábbi bérlőnek kiosztani, ez már az albérlő kötelessége lesz.
Nagyobb portfolióval rendelkező tulajdonos esetén, a portfolión belüli költözés is a kiadások csökkenését jelentheti hosszútávon, hiszen egy magasabb kategóriával és keresettebb lokációval rendelkező épületben általában magasabb bérleti díjat kell fizetni, mint egy kevésbé felkapott elhelyezkedéssel rendelkező házban.
Költséget takaríthat meg egy bérlő, ha végiggondolja szervezetének hatékony működését, tudatosítja a munkavállalóiban a környezettudatos gondolkodásmódot: például az éppen használaton kívüli tereknél –vizes blokk, nyomtató sarok stb.- lekapcsolják a villanyt; a nap végén, vagy hosszabb külső helyszínen történő tárgyalás idejére a számítógépeket, monitorokat; a légkondicionáló berendezés működése közben nem hagyják nyitva az ablakot; és csak a valóban fontos dokumentumokat nyomtatják ki.
