Mindenkivel előfordulhat, hogy rossz napja van, vagy éppen annyi feladat halmozódik előtte, hogy nem fordít kellő figyelmet egy általa elküldött emailre vagy hírlevélre. A levelet újra átolvasni, még egy-két apróságot megtenni, mielőtt elküldenénk, néha nagy kihívásnak tűnik, különösen egy zsúfolt napon. Ám ha bakik maradnak a kiküldött anyagban, akkor rossz fényben tüntethetik fel nemcsak az e-mail íróját, de a vállalkozást is. A közvetkezőkben szakértőnk bemutatja, mik a leggyakrabban elkövetett bakik a céges levelezésben, amelyeket egy kis odafigyeléssel elkerülhetünk!
Céges arculatnak nem megfelelő levél
Az arculat nem egyszerűen esztétikai kérdés, a cég piaci pozícionálásának is fontos eszköze és jelentős mértékben hozzájárul a vállalkozás hitelességének, vonzó imázsának fenntartásához is. Érdemes hát egységes arculatot kialakítani (honlap megjelenése, termék csomagolása, helyiségek kialakítása, járművek matricázása, dress code, névjegyek, „kapcsolattartási protokoll” stb.) és betartani is. Ha ugyanattól a cégtől, ahány munkatárs, annyi féle (betűtípusú, -színű, -méretű) e-mail érkezik, ez azt sugallja, hogy a vállalkozásnál valami nem stimmel. Jogosan merülhet fel a partnerben a kérdés: Ha egy cég ilyen apróságban nem tud harmóniát teremteni, milyen minőségű szolgáltatás várható tőle?
Az e-mail cím kapcsán három elvet érdemes szem előtt tartani.
- Profi vállalkozáshoz, profi e-mail cím tartozik. A klasszikus megoldás például: vezetéknév.keresztnév@cégnév.hu
- Üzleti, hivatalos levelet kizárólag a céges e-mail címről intézzünk.
- Magánlevelezést (nyaralás intézése, randioldal kapcsolattartás, internetes áruházi vásárlás stb.) amellett, hogy nem elegáns céges e-mail címről intézni, sok esetben a vállalkozás belső szabályzatba is ütközik.
Egy klasszikus etikett elv szerint: nem illik olyan levelet küldenünk, melyben megszólításkét „Tisztelt Cím!” vagy „Tisztelt Hölgyem/Uram!” szerepel. Az internet korában ez az elv, fokozottan igaz. A világháló könnyűvé teszi a kapcsolatfelvételt, ám ez nem jelentheti azt, hogy az üzleti életben oly fontos körültekintést el szabadna mulasztanunk. Éppen az internet okán, könnyű ma már megtudni, hogy ki is valójában (név, pozíció) levelünk címzettje.
Helyesírási hiba
A helyesírási baki, két dolgot sugallhat: a levélírónak nem erőssége a helyesírás vagy nem elég körültekintő. Ma, amikor már nem kell a helyesírási szótár után szaladni, ha kételyeink vannak, sőt a szövegszerkesztő programok segítik a hibátlan levelezést, vagy az interneten pár kattintásra megtaláljuk a választ, akkor a helyesírási baki, különösen az üzleti levelekben, nem megengedhető.
„Rossz” címzettnek elküldött levél
„Kétszer mérj, egyszer vágj” - vallja minden hozzáértő mesterember. Igaz ez az elv az e-mail címzettjeinek ellenőrzésére is. Inkább kétszer is ellenőrizzük a címzettek körét (azokat is, akik másolatot kaphatnak), mintsem arra illetéktelennek kerüljön elküldésre egy levél, mert ez nemcsak kínos perceket, de komoly (üzleti) galibát is okozhat.
Számos kellemetlen pillanattól kímélhetjük meg magunkat akkor is, ha még idejében ellenőrizzük, hogy az üzleti partnernek küldött válaszlevél, nem tartalmazza-e a kapcsolódó céges, belső levelezésünket is!
Ezek az e-mail bakik valójában olyan apró figyelmetlenségek, amelyeket könnyű elkerülni. Mindössze egy picivel több időt igényel és a leveleink sokkal megbízhatóbb képet festenek rólunk és vállalkozásunkról.
dr. Erdős Zsuzsanna üzleti etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu
